ポンコツ新入社員、リアルな失敗から学ぶメモの取り方📝

こんにちは、かいみーです。来月でメーカー営業職6年目になります。皆さま、仕事での「メモの取り方」について、こだわりや意識していることはありますか？😌

わたしは入社1年目の配属直後に、
ある失敗をし、そこからメモの取り方を改めました。
本日はリアルな失敗エピソードを交えて、わたしが普段から意識しているメモの取り方についてお話しします。

先に、今回のメモの取り方が活きるシチュエーションを定義します。

打ち合わせでのメモではなく、
業務の手順を教わるときのメモ❕です

そして、ズバリ、わたしが意識している
ポイントとコツはこちらになります。

ポイントは、
一言一句、詳細すべてのメモをとる❕

コツは、
メモを初めて見た人でもその業務ができるように❕

えっ、あまりにも力技すぎない？それほんとにポイントか？という感じですが(笑)、これが一番です☝️

次から、詳しく説明していきます。

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1）新入社員教育について

うちの会社では、新入社員1人に対し、年の近い先輩が1人指導者としてついてくださり、1年間、実践を通して実際の業務を教えてくださいます。これがいわゆるOJTになります。

わたしには、入社3年目の女性の先輩Aさんが担当してくださいました。さっそくですが、Aさんが担当するX社の業務を一緒に対応しながら、勉強していくことになりました。

2）デリバリー表の作成

配属から2週間ほど経ち、X社とのお取り引きの基礎的な知識が分かってきたところで、毎週X社に送付するデリバリー表の作成業務を引き継ぐことになりました。

ざっくりとですが、デリバリー表の作成は、
　① 基幹システムから現在庫一覧をダウンロード
　② Excelシートに①のデータを貼り付ける
　③ シートの内容を最新情報に書き換える
　④ 体裁を整えて完成
上記の手順であり、簡単な作業になります。

その日はAさんに横にべったりついてもらいながら、自分のPCの画面で作業をしつつ、ノートに手順をメモりつつ、教えていただきました。

3）リアルな失敗エピソード

そして、1週間後。
(以降、会話形式にしてみました☺️笑)

◆Aさん：かいみーさん、先週教えたデリバリー表の作成をお願いできますか？

◇かいみー：はい、承知しました！
(まずは基幹システムにIDとPWを入力して、よし、入れた。で、X社の現在庫一覧をダウンロードするんだったな……あれ、基幹システムの何番から入っていけばあのダウンロード画面にいくんだっけ……汗)

◇かいみー：Aさん、すみません。現在庫一覧をダウンロードする画面って何番から入ればいいんでしょうか。

◆Aさん：◯◯番→◯◯番→◯◯番の順に入って。

◇かいみー：あ、はい。ありがとうございます。
(よーし、ダウンロードできた〜。次はExcelシートに貼り付けするんだったな。あれ、これってダウンロードしたExcelデータ全てコピーして貼り付けていいんだっけ…まぁいいかやってみよう、ポチッ。うわぁあ、さっきまでここに数式が入ってたのに全部消えちゃった…大汗)

◇かいみー：Aさん…すみません。数式がおかしくなってしまいました… ダウンロードしたデータって全てExcelシートに貼り付けていいんでした、よ、ね？

◆Aさん：◯行目から◯行目までだけをコピーして、Excelシートには「すべて貼り付け」じゃなくて、「値の貼り付け」だよ。かいみーさん、先週教えたとき、全然メモ取ってなかったもんね。あれじゃあできるわけないよね。

◇かいみー：・・・（ ｉ _ ｉ ）

※うちの会社の基幹システムは超複雑で項目多いです

4）学び

結局、忙しいAさんにもう一度同じ説明をさせてしまいました。さっそくポンコツ新入社員です…

教わっている最中は、「理解！理解！」と分かった気になり、一見覚えてられるだろうと思うのですが、脳は大まかな流れしか覚えておらず、詳細までは覚えてないのです。

この一件から、業務の手順を聞くときは、未来の自分がそのメモだけで対応できるように、あり得ないくらい詳細までメモを取ることを意識しています。
文字だけでなく、時には図を書いたりしています📝

5）One more tip！

もう1つヒントです。教わる業務の「重要度」と「発生頻度」を事前に確認すると、メモの取り方やその業務に対する意識も変わると思います🤝

6）最後に

Aさんに怒られそうな発言ですが(笑)、元々、デリバリー表作成のマニュアルがあれば、こんなことにはならなかったんですよね😚

今では、本日の内容を意識したマニュアルを作成し後輩に引き継いでおります！

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。わたしはPCもろくに触らず大学を卒業し、社会人になったので、最初いろいろ苦労しました。めげずにここまで育ててくたさった先輩方には本当に感謝です🙏

明日から新年度、新学期ですね！新社会人になる方の参考にでもなれば、嬉しいです🌸

かいみー