今こそ「業務分析・把握」をして納得できる仕事をしよう
「アナタが今やっている仕事について、業務概要に合わせて目的や価値を100文字程度で説明してください。」
と、言われて5分内でまとめられない場合は、アナタは今の仕事に納得していない可能性があります。
どういうことでしょうか？
組織で業務する場合、業務が規定されていて、上司から指示がありこなすことも多いでしょう。
しかし、その時に「目的や価値」を伝えられないことが多々あります。そういう仕事はいわゆる「言われ仕事」で、業務を命令された方は納得を伴わず、ぼんやりとした仕事をすることになります。
今回は、業務分析や業務の把握が如何に重要か、どのように身に着けていくかを考えてみましょう。
このチカラは何を与えてくれるか？
業務分析・把握というチカラは、いざ仕事を始めるときの計画準備に非常に役立つチカラです。
しっかりと目的から、達成に向けた計画まで、その間を埋める業務群をデザインすることができれば、あなたを含めたチームのメンバーは常に納得した状態で業務を遂行することができます。
納得できない仕事の生産性は確実に低くなります。この「あなたを納得させる」チカラを発揮して、存分に腕をふるいましょう。
納得できる仕事は楽しいですよ。
チカラを育てるテクニック
・こんな人は危ない！
納得していないままで進める仕事は非常に効率が悪く、より戻しも多く発生します。
会社やチームがやっていることに納得できていない人は要注意です。そのままだと、全く生産性が上がらず評価もされず、給料も上がりません。
組織が自身に課している課題をしっかり把握して、それを解決・達成できるようになりましょう。
よく勘違いされている方がいますが、自身の業務デザインを常に上司がしてくれるわけではありません。
上司は目的などを示し、自分で業務デザインをしていくのです。
彼らの目的を汲み取り、業務デザインするチカラは、ちょいメシのタネを探すテクニックとも言えます。
こちらでも説明しましたが、上司が「目的だけ言って、それ通りに成果を出してくれる部下」はなんとも可愛いものでしょう。
・育てる方法
このチカラを育てるためには、常に目的思考を持つことが重要になります。
常に、「なぜこの業務をやっているんだろうか？」「何の価値があるんだろうか？」という疑問を持ちましょう。
具体的なトレーニング方法として、今の業務について以下の分析を行ってみることです。
・業務体型表
かんたんに言うと業務を一覧化したものです。MECEを意識してもれなく重複なく記載しましょう。1weekを振り返るだけでもかなりの業務がカバーできるはずです。
・業務分担表
業務は１人で遂行できるわけではありません。どこまで誰が何をするのか分担を描きましょう。
・業務フロー
業務フローはかならず書けるようになりましょう。
これらが出来上がると、自分の仕事がなんのためにあり、何をしていて、後段の誰に迷惑をかけることになるのかがわかります。そうやって業務について理解を深めていくことが重要です。これは一朝一夕に完了しません。
詳しくは以下のようなサイトを参考にしてみてください。
チカラを使いたいシーン
・初級編
アナタの職場には業務マニュアルはありますか？規則集ではなく、業務フローなどが描かれたマニュアルです。
デスクワークの現場では、こういった業務マニュアルが無いこともあります。多種多様な雑用が溢れ、意味をなさないことが多いからです。
マニュアルがあるのはルーティン業務、ライフラインなどに関わる失敗できない業務です。それ以外の多くの業務が人々の裁量に委ねられています。
業務分析のしがいがあるのは、新しい職場に入ったときです。一番に業務分析を行い、自分なりの業務マニュアルを作成しましょう。
みんなが使えるものでなくて良いです。自分なりのテキストファイルで結構です。
これをやることで以下の３つの効果があります。
・早期に仕事を覚え立ち上がる、早期に信頼を得られる
・組織の責任者と課題感や目的を擦り合わせることができる
・後進者育成に使える
これらは、ちょいメシを食べるためにもとても重要です。
信頼関係を育て、同じ目的で、組織を成長させる。なんというイケてる仕事の仕方でしょうか。
・上級編
この業務分析は、次に紹介しようと思っている「カイゼン」のチカラでも非常に有効に働きます。
業務一覧や業務フローを元に、課題抽出をしてカイゼンポイントを明確にしていきます。
この辺りは次回に詳しく説明しますね。
カイゼン活動がわかりやすいでせうが、こういった業務フロー図はあらゆるシーンで根拠として提示することが可能になります。
たとえば、以下のようなことです。
・自分の評価を示すとき
だいたいが上司はアナタが何をやってるのかも知りません。何をやったか説明するためにも、業務一覧やフローがあると根拠立ちます。
・仕事をしたくない人に仕事をさせたいとき
業務フローが暗黙知化された職場はとても多いです。ミスをしたくない人は、そういった業務をやりたがりません。明確化したら、彼らだって晴れやかな気持ちでやってくれることでしょう。
ということで本日は、業務分析・把握というとても基本的で重要なスキルについてお話しました。また、１，２コラムを書きたいと思います。
では、次回はカイゼン活動についてです。
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