【仕事術×生成AI】上司との話しづらいテーマもAIで解決！適切な表現と伝え方のヒント
職場で上司に話しづらいことを伝えなければならない場面は、多くの人が経験することです。
特に、ミスの報告や自分の働き方に関する相談、人間関係の悩みなど、慎重に言葉を選ぶ必要がある場面では、どのように伝えるべきか迷うこともあるでしょう。
この記事では、話しづらいテーマを上司に伝える際のポイントと、AIを活用して適切な表現や準備をする方法についてご紹介します。
AIは職場のコミュニケーションをサポートする強力なツールになり得るので、ぜひ参考にしてください。
1. 上司に話しづらい内容の例とその特徴
まず、上司に話しづらいテーマをいくつか挙げてみましょう。
ミスや失敗の報告： 「怒られるのではないか」「評価が下がるのではないか」といった不安が原因で、言いづらくなることが多い。
自分のキャリアや働き方の相談： たとえば、異動希望や業務量に関する改善提案など。上司にどう受け取られるかを気にしてしまう。
人間関係やハラスメントの悩み： デリケートな話題であり、慎重な言葉選びが必要。誰に相談するべきなのか迷うことも。
これらの話題に共通するのは、相手の反応が予測できない点や、自分の伝え方によって結果が大きく変わる点です。そのため、準備が重要です。
でも準備って何をしていいか…と思いますよね。
2. 話しづらいテーマを話すときのポイント
以下のポイントを押さえておくことで、よりスムーズに伝えられるようになります。
(1) 話の目的を明確にする
何を伝えたいのか、具体的に整理する。
期待する結果（例：改善提案が採用される、理解を得るなど）を意識しておく。
(2) 事実に基づいて話す
感情だけでなく、事実やデータを基に話すと説得力が増す。
たとえば、「業務量が多い」と言う場合は、具体的なタスク数や残業時間を示す。
(3) タイミングと場所を選ぶ
上司が忙しいときに話すのは避ける。
個別の相談が適した場面では、ミーティングの場ではなく、1対1で話す機会を作る。
(4) 前向きな表現を使う
否定的な表現よりも、建設的で前向きな言葉を選ぶ。
例：「改善してほしい」ではなく、「こうするともっと良くなると思います」と提案型にする。
3. AIを活用した伝え方の準備方法
AIは話しづらい内容を整理し、最適な伝え方を考える際に大きな力を発揮します。
以下に、具体的な活用方法を解説します。
(1) 伝えたい内容を文章化する
AIツール（例：ChatGPT）に、以下のようなプロンプト（質問文・指示文）を入力してみましょう
上司に業務量の多さを相談したいのですが、建設的で失礼にならない表現を考えてください。
これにより、丁寧かつ適切な文章例をAIが提案してくれます。
(2) 具体的なシナリオをAIに相談する
たとえば、
上司に対して、最近の業務負担が増えていることを伝えたいです。ただし、仕事をしたくないという印象を与えたくありません。どう伝えれば良いでしょうか？
AIはこのような相談に対して、適切なフレーズやシチュエーションに合わせたアドバイスを提供してくれます。
(3) 練習相手としてAIを活用する
AIを仮想上司に見立てて練習することも可能です。
"あなたが上司役をしてください。私が業務量の多さについて相談します。"
このようにプロンプトを設定すれば、実際の対話のように練習ができます。
4. 話しづらい内容を伝える具体例
以下は、AIが生成した例文をもとにアレンジしたものです。
(1) ミスの報告
例文： 「先日のプロジェクトで私の確認不足によりミスが発生しました。すでに原因を調査し、今後同じことが起こらないよう対策を考えました。こちらの内容をご確認いただき、アドバイスをいただけますでしょうか。」
(2) 業務量の相談
例文： 「現在の業務量について、一部のタスクに優先順位をつけたいと考えています。今後の効率化に向けて、以下の内容についてご相談させていただけますでしょうか。」
(3) 人間関係の悩み
例文： 「チーム内でのコミュニケーションについて気になる点があり、改善案を提案したいと考えています。お時間をいただけますでしょうか。」
5. おわりに
上司に話しづらい内容を伝えるのは勇気が要りますが、適切な準備と伝え方を意識することで、円滑なコミュニケーションが可能になります。
AIを活用することで、話す内容の整理や適切な表現の検討が効率的に進められます。
プロンプトを出す際に、その相談先の上司などについての情報を与えるのもコツの一つです。
例）40代後半の男性でいつも忙しく、なかなか相談する時間が取れない。
例）向上心が強い人で、多少の無理は「がんばったら？」という考え方の人
このように性別や年齢だったり、その人の性格を伝えることで、そのような人に伝わりやすい表現や注意点を教えてくれます。
ぜひ、AIを活用して上司との対話をより効果的なものにしてみてください。この記事が、皆さんの職場でのコミュニケーション改善に役立てば幸いです！