デジタル×アナログ併用。事務系フリーランスのスケジュール&タスク管理術

尊敬するオンライン秘書さんのひとり、サキさんが先日投稿されていたタスク管理術。

複数クライアントを抱える彼女の工夫が知れて、とても興味深かったです！と同時に、自分とは異なる点も発見。

「紙での管理術も気になる」と言っていただいたので、自分の方法を振り返りつつ整理しようと思います。

スケジュールはデジタル管理

現在は、Googleカレンダーを使ってスケジュール管理しています。

と言うのも、昔は、スケジュールもアナログ管理派でした。しかし予定が煩雑になってくると、デジタルの方が便利だと感じています。

デジタル管理のメリット

• 予定がブロッキングされるので、空き時間が視覚的にわかりやすい。おかげでダブルブッキングが防げる。

• Zoomの接続先URLなども一緒に保存しておけるので、MTG直前に焦らない。

• アラーム機能を使って直前にリマインドすれば、予定をすっぽかすリスクが減る。

ちなみにGoogleカレンダーに登録しているのは、平日の予定のみ。仕事の予定は自分しか見なくてOKなので。土日の予定（家族の予定）は、TimeTreeというアプリを使い、夫と共有しています。

タスクはアナログ管理

タスク管理は、紙の手帳を使っています。

クライアントとは主にChatworkでやり取りをしているので、さまざまなタスクは基本的にチャットから発生。

その都度、タスクのデッドラインを確認して、各日付けに落とし込んで記入。「今週中にやる」など納期スパンが長めなものは、付箋に書いて貼る。貼り直すだけでタスクの移動ができて便利です。

アナログ管理のメリット

• 手書きすることで脳に残りやすい（気がする）

• タスク完了後に「己の手で消す感」が気持ち良い。達成感。

• タスクを消しても紙上に残るので、時間が経っても振り返りやすい

ちなみに、手帳に書き写すほどでもない瞬時に完了できるタスクは、チャットを確認して即座に終わらせることもあります。

逆に、業務時間外に連絡いただいた場合などすぐに処理できないタスクは、チャットが流れて忘れないように、つかまえておきます。

①まずクライアントへ了解の旨を一次返信
②チャットを未読にしておく or Chatwork上のタスク追加機能を使いタスク化しておく

▼手帳とノートの2冊持ち

▼2025年の手帳はキミに決めた

紙の手帳の保存、どうしてる？

Xのフォロワーさんから、こんな質問をいただきました（メルちゃん、ありがとう！）。

手帳の保存年限ってどうしてる？

遅れましたが拝読🙏私もデスクツアー系見るの好き〜！！キーボードかわいいね💚
記事内タスク管理で触れている手帳についてお聞きしたい！だままアナログ管理だよね、手帳の保存年限ってどうしてる？🥺過年度の読み返したりしてるのかな。ミニマリストとの紙の手帳との共存が気になりました👀

— メル🌷ワーママの勉強と育児 (@mrmrmrco) October 12, 2024

手帳の保存期限、悩ましいところです…。

結論、私は過去の手帳もとってあります（捨てられない）。

でも普段から頻繁に読み返すわけじゃないので、思い出箱（一人一箱ずつ、何を入れても良いお片付けBOXを用意している）に入れて保管しています。思い出箱に入り切らなくなったら、また考えなくては。

紙の手帳の良さは、気軽にパラパラめくってこれまでの積み重ねを振り返りやすい点かなとも思います。

おわりに

あくまで私の場合の、スケジュール&タスク管理術を紹介してみました。

基本的に私、「自分のリソースに対し、タスクたちを組み合わせて配置する作業」が学生の頃から好きだったんですよね。

授業の予定にレポートの締め切り、サークルやバイトのシフトを確認して、1冊のノートに詰め込んでいく。大学の授業中は常に手帳とにらめっこしていたなぁ←講義を聞け

方法に絶対の正解はないので、ご自身に合うベストな管理術が見つかると良いですね！おすすめの管理ツールやテクニックがあれば、ぜひぜひシェアしてください＾＾

お読みいただきありがとうございました！