職場での問題を洗い出しして 改善案を考えてみました
はじめに
私は小売業に従事しています。現在はインターネットで注文頂いた商品を用意し配送業者へ引き渡す部署にいます。
今回デジタルについて学ぶ機会があり、その中で問題点に対してどのような解決案があるかをみんなで意見を出し合う機会がありました。意見を出し合うことで新しい事を発見出来る可能性を感じましたので職場で実践してみることにしました。方法はシンプルにまず問題点を挙げてもらいそれぞれ問題点について改善案を考えてもらいました。
出てきた問題点と出てきた解決案を紹介します。
1.締切時間に出力する帳票
課題
１日に数回、配達時間帯毎の締切時間が存在します。その時間が過ぎると新たに注文するには次の配達時間帯以降になる締切です。私たちは締切時間がくると、その該当時間帯に配達するお客様分の商品を集め、個別に梱包する訳ですが集めてくる商品や個別の注文内容の情報を帳票という形で出力します。種類が何種類かあり、毎回印刷していますが手作業で行っているのでその分人手が掛かります。
改善
時間で自動出力出来るようになればその分助かります。
私たちは冷蔵商品や冷凍商品を配達するための保冷剤も直前で準備をします。時間がたつと保冷効果が弱くなるの直前での作業になります。他にも件数に応じて準備する事があります。直前の作業で自動化出来ることがあればその分の人手を作業に回すことが可能です。
2.提出書類
課題
日々の業務には書類も存在します。日々の売上はもちろん件数や点数、投入人時、配達エリア別件数等々書類作成にも多くの時間がとられています。忙しい時には時間内では終わりません。配送システムから書類に手作業で入力しなければならないからです。
改善
書類の大部分はExcelで作成しています。配送システムから自動でExcelに入力出来るようになるとかなりの時短に繋がります。
全部の自動化は難しいかもしれませんが部分的にでも自動化が出来ればその分は助かります。
3.担当者振り分け
課題
毎回集めてくる商品を分類毎に人数を割り振りするのですが、当然毎回注文品の偏りは変化します。ある程度１人あたりの集めてくる商品点数を平均化しておかないと集め終わる時間にバラツキが発生し、商品が揃うまで梱包が出来ない等の時間ロスに繋がります。毎回、計算機を片手に割り振りをしているのに時間をとられています。
改善
集めなければならない商品数を商品群毎に自動判別し、投入人数を入力すると自動で割り振りしてくれれば割り振りに要する時間の節約になり、商品を集めて戻ってくる時間にも差が出なくなるので無駄なく作業が進みます。
今回は以上の３点について紹介させて頂きました。
あとがき
職場でこんなに話し合う機会はなかなかありません。それぞれから出てくる問題点やアイデアなどを聞く事が出来て良かったと思います。
紹介した以外にも『カメラで商品検索が出来たら良い』などありましたが私は現在デジタルについて勉強していますので今回はデジタルで解決出来そうな事に絞って書かせて頂きました。
今の知識ではすぐに解決とはいきませんのでもっと勉強して解決・改善に繋がる様にしたいと思います。
コミュニケーションの大事さも感じました。普段は仕事で接していても意見を出し合う機会は多くありませんでした。これからはもっと積極的に意見交換する機会を設けたいと思います。
最後まで読んで頂きありがとうございました。