些細な事でもよいから、何かを変えてみたい
こんにちは、某関西のスーパーマーケットに勤めて10年、日々事務職に励むものです。
今回デジタルについて、勉強していく上で、上司とお話する機会がありまして、その際に「どんなゴールを目指すべきか」、という議題が出ました。要は「ゴールを決めておかないと、何を勉強しないといけないかわからないだろう」という事です。それについて、アイデア出し、ではないですが、「今無いもので、勉強したら創れる、見れる」について検討してみました。ちょっと意外なアイデアも出てきたので、書き残しておきます。
アイデア出し
そこで締め切りとして「今年の夏までに」という条件で「実現出来そうな事」について、上司からもアドバイス頂いたアイデアを記載します。
①メールを使ったエクセルファイルのやり取りを削減
やはりこの話が出ました、弊社の課題です。まだまだ拭えぬエクセル文化。実は私は先週からこのnoteを書き始めたのですが、1回目の記事がこの
メール文化について触れています。
②PowerBIを使用して数値情報共有
弊社では今、新しい数値分析・管理ツールとしてMicrosoft社が提供している「PowerBI」の導入に取り組んでいます。これを何とか定番ツールとして根付かせる事は出来ないか、という意見です。
③LINEを使って本社送迎バスの予約が出来るようにする
急に斜めの意見ですが、これも真剣な話で出てきたアイデアです。細やかですが、影響範囲は事務方として勤めるパートさんの人数を考えると、かなり広範囲です。
④毎日14時になったら当日の予算消化率が数値責任者のLINEに通知される
実はこれが一番最初に上司に言われた課題です。更に過去には営業担当取締役からも同じ課題を頂きました。これは影響範囲は狭いですが、「売上高」という項目から考えると重要度は高いです。
評価マトリックス
ここで、4つの意見の重要度を考えるためにマトリックスで分類してみました。採点は私個人の意見ですが、折角実現するなら、本人の意見も入れさせて頂きたい。。。
実行目標を決めよう
上の評価マトリックスから具体的に実行出来そうなアイデアを3つ選び、本当に解決出来るのか？を5W1Hに沿って考えてみました。
①毎日14時になったらPowerAutoMateを使って数値管理システムから当日の予算消化率をダウンロードし、スプレッドシートに加工したデータをLINEBotを使って数値責任者のLINEに送付する
上司からは、14時時点の現状だけでなく、終日の予算達成率を推定して送付出来れば、なお良いのでは、言われました。SMで一番時間帯で売上高の高い16-19時の売上対策を具体的金額で立てられるからです。
※PAMとはPowerAutoMateの略でMicrosoft社が提供しているパソコンで日頃行っている作業をノーコード、ローコードで全て自動化する、というRPA(Robotic Process Automation、ロボティック・プロセス・オートメーション)機能を備えた業務プロセス構築ソフトの事です。
②毎日発生する商品情報のやり取りをPowerAppsを用いたUIを作成し、スプレッドシートにアウトプットする事で、メールによるエクセルの送付業務を廃止する
これは自身の業務に直結する改善案なので、夏までに間に合わなくとも何とか実現したい改善です。
※PowerAppsとはMicrosoft社が提供しているノーコード、ローコードでアプリ開発が出来るサービスの事です。我々が日ごろ使っているシステムのUI(入力画面)やデータをサーバへ蓄積する等の機能を簡単に開発出来るサービスです。
③毎週月曜朝に開催される全社合同朝礼でPowerBIを使用して動的に推移する数値情報共有
こちらは既存の業務改善というよりは、新しいツールとして活用を広めようとしている「PowerBI」の認知度を高める事で、新しく取り組んでみたい、という人材の発掘にも繋がらないか、という投資の側面が強いです。
※PowerBIとはMicrosoft社が提供しているビジネス分析やデータマイニング、データビジュアライゼーション、データツールやインフラストラクチャ、またベストプラクティスなどを組み合わせて、組織がよりデータに基づいた意思決定を行えるように支援するソフトです。ものすごく簡単に言うととんでもないデータ量の入ったエクセルの計算結果をパワーポイントのような図表で同時に表す事が出来るサービスです。
折角ですので、ここまでまとめたものを全国で一緒にデジタル関連の勉強を進めているメンバーに見てもらいました。なるほど、やはり実装に期待されるのは①で「売上対策として重要、出来たらわが社でも使いたい」との意見も頂きました。②③になると、「専門的な話になるので、波及が難しそう」とも。確かに、触れた事の無いツールを広めよう、としているので、ハードルは高いですね。折角のメンバーからの意見は尊重したいですし、客観的意見を頂けたのはありがたいです。
まとめ
今回は週末という事もあって、上司とお話しする時間もあまりなく、このまとめを読んでもらってフィードバックを頂く、という事まで手が回りませんでした。が、普段の業務で相談している内容と照らし合わせても、私の業務を鑑みた上で頂けたご意見だ、と感じています。
加えて、最近、私の会社で言われているのは「反省するな、検討して対策しろ」という事です。業績が悪いと反省ばかりして、振り返りに時間を取られ、今後の対策に一切手が回らず、また同じ過ちの繰り返し、になっていないか、と問われています。そういう意味では、今回上がったアイデアは業務改善というより、「新しい取り組み」に該当する、と思います。
実現しようとすると、自身の増々のデジタルスキルアップが必要なのは明白で、しかも今回は「夏までに」という締め切りも頂きましたので、更に加速的に努力しなければ、とも痛感しました。
それでは、最後まで読んで下さった皆さま、誠にありがとうございます。
今後とも、よろしくお願いします。