スタートアップの一人バックオフィス流 マルチタスク管理術
役員・社員合わせて10人以下のスタートアップで、バックオフィス＆カスタマーサポート（業務委託）をしています。
"バックオフィス" というのは実に使い勝手の良い言葉で、いわゆる一般企業の管理部門をまるっと含めてしまうことができるのだからなかなかに厄介。
つまり、バックオフィスという仕事を分解していくと、総務、経理、人事、労務、法務…さらには、事業に絡んだ事務（営業事務的なもの？この辺はあまり身近になかったのでよくわからない）も発生したりと、その内側には多種多様な業務が詰め込まれているというのが実態なのです。
私の場合は、さらにカスタマーサポート（主にユーザーからの問い合わせ対応）が入るのだから、タスクに雑多さはなかなかのもの。
だから私の日々の業務は、自分で制御するには限度があって、ちょっとでも気を抜くとカオスになってしまう。
例えば、作業時期が決まった経理や労務の仕事をしようとしたら、Slackで新しい契約書のチェック依頼が入ったり、請求書発行の依頼が飛んできたりする。
採用関連の業務だって、いつ何時やってくるかわからない。そして、一度来るとなかなか重く、長期戦になる…
つまり、常にマルチタスクとの戦いであり、いかに手元にあるタスクを把握し、優先順位をつけ、作業し、完了させていくかというところが肝になってくるわけです。
そんな仕事を続けること約８か月。
タスクの山に埋もれそうになることも、まだまだ日常茶飯事ではあるけれど、自分なりのタスク管理術がわかってきた気がするので、まとめてみました。
1. 10分でできるものは、その場でやってしまう
マルチタスクで怖いのが、作業の抜け漏れ。
個人的な感覚として、重たいタスクほど忘れにくく、すぐできるから時間ができたらでいいやと思っているものほど忘れやすい。だからこそ、依頼に気づき、内容をチェックしてすぐできそうなものは、その場でやってしまってボールを誰かに渡した方が断然いい、というのが最近の気づきです。
例えば、Slackで飛んできた見積書作成依頼。そこまで緊急度は高くなさそう。でも、必要な情報はすでにあって、会計システムを使えば10分かからずできてしまうだろうな、というもの。そんな時は、もうやってしまった方が絶対にいい！！と思うわけです。
この辺、人とか使うシステムによるでしょうが、私の場合、Slackでメンションが飛んできたら、よほどの緊急案件か集中案件の途中でない限り、内容をチェックするようにしています。なぜなら、中身がわからないと優先度もやるべき時期も判断できないから。
その時点で、それまでの作業は一時中断してしまうし、脳も切り替わる。それならば、後回しにする方が効率が悪い（気がする）、というのが持論です。
さっさと依頼された作業を済ませ、返事をして、完了タスクとして処理する。
これができれば、相手には喜ばれるし、タスク管理の手間も、少なからず脳内リソースを食う「後でやらなきゃ」という意識もなくせるので良いことだらけ。
特に、対役員の場合には、即対応をした方が相手のレスポンスが速いことも多いのです。これは、手の空いている時にSlackを飛ばすということを考えれば当然のこと。10分以内なら私から送った返信メンションにリアクションしてもらえる可能性が高いというわけです。完了までの流れがスムーズになり、返信を待ってヤキモキすることが減るのはとても良い！
２. 定期タスクはGoogleのタスク管理におまかせ
バックオフィスや管理部門の方ならよくわかると思いますが、労務や経理関係で、毎月必ず発生する業務というものが、結構な数あるものです。
定期というのはある意味管理が楽で、リマインドする仕組みさえ作っておけば、それまでは頭の中から消してしまっても大丈夫。
というわけで、月末の勤怠入力確認とか、税理士に連携が必要な業務とか、定期の PW変更とか、細かいけど「忘れちゃダメ！」なタスクは全てGoogleさんに覚えていてもらうことにしました。
具体的には、Googleカレンダーに定期のタスク（内容に合わせて繰り返しで設定）として設定しておくことで、カレンダーに表示しつつ、毎月リマインドしてもらうというやり方です。
この辺は好みですが、私の場合は、終日の予定ではなく、この日（例えば1日の10時、とか）にやる！と決めてそこに入れておきます。月の巡りで土日だったりすることもありますが、基本的に直近数日のカレンダーは毎日チェックをしているので、数日前には気づき、その月分は適切な日時に移動するだけ。あらかじめ設定してるものを動かすだけなので大した手間もなく、私にはこの方法があっているよう。
Googleのタスク管理は、定期以外のタスクにも使っているので、基本、Googleカレンダーの横にタスク一覧を開いた状態にして、余裕があれば確認する癖をつけていますが、忙しくなるとそれもできなくなったり…
でも、時期が来ればちゃんとリマインドしてくれるし、その日のカレンダーにも反映されるので、抜け漏れがなくなる。
完了のチェックをするまでは残るのでやり忘れもない（はず）。
完了すれば、その月の分は完了で、翌月分がまたタスクの日付順の下の方に移動して時を待つーというのも達成感と安心感があってとても良いものです。
３. 都度タスクはGoogleタスク＋Slackリマインダー
定期のタスク管理はこれでOK!
じゃあ、都度発生するタスクは？？？
日々、どこからどう飛んでくるかわからない都度タスク… 正直これが一番厄介で、まだ模索中なところもありますが、今の所は
a. 今日明日にでも終わるタスク
b. 完了までに数日〜週/月単位かかりそうなタスク
の２パターンで対応を変えています。
a. 今日明日にでも終わるタスク のうち、1. で書いた10分以内にできてしまうもの以外は、Slackのリマインダーを使います。
今すぐはできないけど、午後には作業時間が取れそうだなと思ったら、３時間のリマインダーをセット。今日は無理だから明日やろう、だったら翌日9時にセット、などなど、「ここでやろう！」と決めたところにリマインダーをセットしておくことで、いったん忘れることにするのです。
もちろん、予定していた時にできないこともありますが、その時はもう1回リマインダーをセットすれば良いだけ。
最近Slackのブックマークやリマインダーの機能が強化されたことにより、リマインダーが「後で」（以前のブックマーク）に追加され、進行中/完了を管理できるようになりました。そのおかげで、この方法がますます使い勝手が良くなり、大変嬉しい。
リマインダー :
自分用に設定したリマインダーは、「進行中」タブでほかのアイテムと一緒に表示されます。完了に切り替えたり、リマインダーの期間を変更したりできます。
その他
おまけのマメ知識
「後で」に保存する
b. 完了までに数日〜週/月単位かかりそうなタスク については、ある程度長期戦かつ自分の工数を取るタスクとして認知しておきたいので、タスクの締切はGoogleのタスク管理に入れつつ、途中途中の細かいタスク（誰々に返事をする、◯◯を作成する等）について、Slackにリマインダーをセットするという方法にしています。
これだけは2つで管理している状態がちょっとなぁ…と思いつつも、全体俯瞰と細かいタスクへの対応という点で現状はどちらかに絞れず。
もう少しスマートな方法はないものかと模索中です。
まだまだ改善の余地はあるけれど、これらの方法で、日々溺れることなくタスクの海を泳いでいます！
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