MTG資料づくり

開業して10年目。
従業員がたった４名のちいさなカフェですが
役割分担(店長は経営担当/スタッフは現場担当)になり
スタッフと一緒にいる時間が減ってきたので
月に１度、個人面談と全体ミーティングをしてます。

面談は15分、ミーティングは30分で
どちらもLINE電話を使ってきました。

どこにいても開始できるので便利でしたが
面談と違って会議は複数の参加者がいて
わたしのトーク力がいまいちなこともあり
優しい女子たちは「聞き役」に徹してしまいます。

つまり「しーーーん」としちゃって
他人事で盛り上がらない意味のない会です。

ということで８月の全体会議は
お店に集まることに変更！
今日はせっせと資料作りします。

会議の目的

会議は意思決定の場、と言われるけれど
どうしたら満足な意思決定ができるか
毎回わからないまま会議を終えてます(泣)

何しろ開業から今までほとんど
わたしのトップダウンで事を進めてきたし
それをスタッフが支えてくれて実現する形が
当然ながら染みついてます。

だから、わたしが変わらなくては。

この先、主役としてお店に立つスタッフに
「自分がお店を盛り上げている」と
思ってもらうためにはまず

意見はとりあえず受け入れて
「いいね、やってみて」と
背中を押して、相談役になりながら見守ります。

会議中、ほとんど黙ってるひとも
意見はあるはずだし、面談では話すので
話しやすい環境と心構えを作るのが
今、やるべきことかなと思っています。

会議の構成

そんないろんな思惑が出てきたおかげで
頭の中がぐちゃぐちゃになったので
最近使い始めたマインドマップを描いてみました。

まだビギナーなので
（いやそれだけの理由ではない笑）
マインドマップもぐちゃぐちゃですが
これでもかなり頭がスッキリしました。

まず、報告だけで済むものは
会議で読み上げて説明することをやめます。

ここ、一番しーんとしてたので(汗)

事前に読んでもらって
疑問点があれば、当日発言してもらいます。

そしてわたしだけでなく
全員が議長になるシーンを作ります。

今回は
　店長のわたしが３つの議案
　各スタッフひとつ(橋本さんはふたつ)
それぞれ発表し、意見をまとめてもらいます。

各スタッフの議案は
先日の面談から発生したものですが
責任を負わせられた気持ちにならないよう
注意しなくてはと思っています。

全て店長も好意的な立ち位置で
見守り、意見を選ぶように
当日は心してかかります。

効率よい会議の進行

報告だけで終わるものは
事前に読んでもらって
予備知識としていれてもらいます。

当日はスタッフからの質疑応答にサラッと答え
肝心の議題に進みます。

今回、ひとり参加できないので
持ち時間は
店長（議題３件）２０分
スタッフ　１０分×３人
諸々あっても１時間で終わるよう
プランを考えてもらうことを
目標にしています。

当店のスタッフは優しい女性ばかりで
気配りや温かみはバッチリです。
その上に自立心がついたら
もう最強じゃないかと思いますし
最強チームを目指したいです。

また、意見が別れた場合は多数決で決めず
わたしが考え抜いて決めることにします。
理由はいずれ。

ま、改善して１回めですので
夢は大きく、でも欲ばらず。
がんばってみます。