25年以上経っても役立っている秘書室時代の先輩からのアドバイス

サラリーマン時代、秘書室で働いていた時のこと。役員の出張に同行するという仕事がありました。

その際、先輩からアドバイスいただいたのが、

「場面、場面を順番に想像しながらチェック漏れがないのか、やってみろ」

でした。

例えば、出張で大阪に行く時

・新幹線の切符の手配やホテルの予約は大丈夫か
・東京駅のどこで待ち合わせするか
・車内で食べるお弁当と飲み物はどうするのか
・新大阪でのお迎えは誰がくるのか・・・

といった具合です。

このようにブレイクダウンしていくと

・自分だけで完結できること
・誰かに確認しながら自分でやること
・誰かと一緒にやること
・誰かに依頼してやってもらうこと

に分かれてきます。

すると、やるべき事として、いつまでに何をやらなければならないかがより具体的で明確になります。つまり、視覚化できると行動しやすいという訳です。

この点、誰でも、やったことのない仕事は視覚化しづらいのは事実。けれども、比較的単純なものは流れに沿って順番に考えていけば、概ねカバーできるし、複雑な仕事は、ゴールから逆の順番に考えていけば、「これならできるかも」というイメージが掴めます。

そして、一人で考えるのが難しい場合は、第三者の手を借りるというのもありです。秘書室の仕事は慣れない仕事だったので、戸惑うことも多かったのですが、面倒見の良い先輩のお蔭でなんとか乗り切れたように思います。

ところで、2回目に役員と出張した時、上野駅での待ち合わせ場所で情報の行き違いがあって、役員と出会えたのは電車が出発する1分前！

この場面は今も想像するだけで冷や汗が出ます（苦笑）。