園児の個人情報、紙で管理していませんか?〜情報漏洩と紛失のリスク〜
皆さんこんにちは!カスタマーサクセスのたまこです👩🏻💻
気温がグンと下がり、肌寒い日が増えてきましたね。
皆さんはどんな方法で防寒対策をしていますか?
私は、某ファッションブランドのヒー○テックを毎年愛用しています♩
本当は服装だけでなく、心も体も温めてくれるような熱く燃えるような恋がしたいんですけどね❤️
しかし、そう簡単にはいかないのが人生。。
今週末は1人寂しくあったかグッズの買い出しでも行こうかしら?
今回のテーマ
前回に引き続き、弊社で開催しているICT化・DX化セミナーに参加していただいた方をゲストに、福祉業界におけるICTの必要性についてお話していきます!
漠然とICT導入や情報の管理方法の見直しを検討しているけど、何から始めたらいいの?現状の管理方法に疑問はあるけど、ICT化との比較方法やそもそも調べ方がわからない!と思っている方もいらっしゃるかと思います。
今回は、アナログな情報管理方法から抜け出したい…!でもどこから手を付けたら良いかわからない…!そんな方にゲストとしてお越しいただきました!
👩🏻💻= たまこ
💃=マイ
大切な個人情報、ちゃんと守れていますか?
👩🏻💻「マイさん、本日はよろしくお願いします!
マイさんは現在、保育士として働かれているとのことなんですが、どういった理由からICTでの情報管理に興味を持たれたんですか?」
👩🏻💻「ある出来事というのはどういったことなんでしょうか?」
👩🏻💻「なるほど、マイさんはその事件が起きてしまった原因がアナログな情報管理と持ち出しが必要な運用にあると思ってるんですね?」
紙で情報を管理するデメリットとは?
👩🏻💻「マイさんはアナログな記録方法とデジタルな記録方法、どちらも体験したり調べてみたと思うのですが、紙で記録するデメリットって何か思い浮かびますか?」
👩🏻💻「よくわかります。私の働いていた園でも同じように指導計画を持ち帰って書いている人はたくさんいましたし、実際に園内にいて書き進める時間はほとんどなかったです。そうすると、重要な書類が簡単に持ち出せてしまう、というのがデメリットになりそうですかね?」
👩🏻💻「紙で記録していると一年で膨大な量の紙がたまるので、どれが必要な書類でどれが要らない書類なのか振り分けるのもとても大変ですよね。
他にも、ある事業所では火災が発生して、当然全ての書類を持ち出せるわけもなく記録が全て燃えてしまった、ということもあったようです。」
ICT化による情報の管理方法の特徴とは?
👩🏻💻「では次に、マイさんが調べてみたりセミナーに参加してみたりして、情報の管理方法をICT化することでどんなメリットがあると思いましたか?」
👩🏻💻「そうですね。今回のセミナーで紹介したツールはそういった管理面に力を入れているので、何かあっても被害は最小限に留められると思います。」
👩🏻💻「園の情報管理の方針によるんですが、実は園外からのアクセスを禁止したり、普段と違う場所からアクセスがあった場合にアラート(メール)を飛ばすといったシステムもあるんです!
また、AI を用いたシステムを使用することによって、第三者によるアクセスや情報漏洩の被害を未然に防いだ事例もあるんですよ!」
👩🏻💻「私もこの会社に入りたての頃は右も左もわからず中島さんを困らせてばかりいました(笑)
でも、マイさんや保育士の方々がシステムやAIについての専門家になることはなくて、私たち専門スタッフと一緒にどういう運営が良いか一緒に議論して進めることもできるんです!」
まとめ
個人情報を始めとする大切な情報をアナログ管理していると、情報漏洩や災害時のバックアップなどで大きな損害を被る可能性があります。
でも、だからといって簡単に ICTツールを選べば良いというわけではなく、自分の施設ではどういう運用体制が良いんだろうと考え、適切なツールと運用方法を確立することが大切です。
こちらの note では、皆さんが ICT についての知識を増やし、適切な運営ができるように ICTx介護、ICTx保育 などの情報を発信していきます!
次回もゲストにご協力いただき、現場で抱えている悩みや目指す利用者支援の姿についてお伺いする予定ですので、ぜひご覧になってくださいね!
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