たったこれだけ！？○○を意識することで相手に伝わるコミュニケーション方法
この記事は話が伝わっていないや質問したいけど相手伝わらないという方向けになっております。興味ある方は是非、一読してみてください！
相手に話が伝わらない理由
相手に何か伝えよう、質問したいと思ってもなかなか伝わらないことある垢と思います。その理由はさまざまありますが、ここでは背景や目的を伝えてないというところに注目します。
背景や目的を伝えていないことでのデメリットはいくつかあります。相手側としては、何言っているかわからないとイライラし関係が悪化する可能性が高くなります。
結果として、仕事に支障をきたし、評価や年収に影響する可能性もあります。
デメリット
認識齟齬が生まれる
日本語には同音異義語が多いです。ですので、チャットツールで質問や意見を伝えた際、なぜそういう質問や意見を伝えたかったのかがわからないと受け手との認識齟齬が生まれる可能性が高くなります。
内容の理解不足
上記認識齟齬が生まれるのと似ていますが、背景や目的まで共有されていないと受け手側は内容理解に苦しみます。頭の回転が早い人は「おそらくこの人は○○ということから、この質問をしてきているんだろうな」と解釈することができますが、全員がそこまで考えることは難しいです。
また、上記の場合であっても受け手から「○○という目的でこの質問してますか？」と確認することもありますが、これではコミュニケーションコストがかかります。
不安・不満の増加
おそらく受け手側で一番感じていることです。その質問や意見を伝えてくることは良いものの、背景・目的がないと「受け手としては○○という認識で返答するけど、これで本当によいのかな？」「なぜこのようなことを聞いてくるのか全然わからない」と不安や不満になります。
1、2回であれば我慢できますが、これが続くと人間関係が悪化し、仕事に市長をきたします。
要約してもだめ？
コミュニケーション上手の人は、重要なキーワードだけ抽出して少ない文字数で会話します。要約することで不要なキーワードが減り、相手に短時間で伝わりやすいコミュニケーションになります。
ですが、この場合も背景と目的がないと、どれだけ要約しても上記のデメリットに該当し、受け手として「何か言ってるけど、こちらとしてはどうすればよいの？」となってしまいます。
相手に伝わるコミュニケーション方法
結論として、背景と目的を伝えれば解決します。具体例で解説します。
とあるシステム開発で顧客から「毎日の売り上げを登録するのと、週/月の売り上げをリストで見える画面が欲しい」という要望がありました。これは、どの週/月でどれくらい売り上げに差があるのか、どういう商品がシーズンごとに売れているかを把握しマーケティングに繋げたいという背景があります。
これから上司に画面設計を作成したので確認してほしいという依頼をしようと考えています。
背景目的を言わなかった際、下記のようになります。
毎日の売り上げを登録できる機能と週/月の売り上げをリスト表示する機能をまとめた画面設計を作成しましたので、ご確認お願いいたします。
上記見ていかがでしょうか。受け手としては、画面設計を作成したのでそれをレビューしてほしいという旨はわかります。ただ、これだけではこの画面や各機能を作る必要がある目的や背景がないため何を確認すればよいかわかりません。よって、この後に上司は「これを作る目的と何を確認すればよいか教えてもらえますか？」と回答し、コミュニケーションコストが増えます。
それでは、背景目的を言った際を見てみましょう。
毎日の売り上げを登録できる機能と週/月の売り上げをリスト表示する機能をまとめた画面設計を作成しましたので、ご確認お願いいたします。
こちらの目的として、顧客から「どの週/月でどれくらい売り上げに差があるのか、どういう商品がシーズンごとに売れているかを把握しマーケティングに繋げたい」という要望があり、こちらの画面・機能を設計しております。
いかがでしょうか。背景がわかるとその画面を利用しているユーザ目線(イメージ)がわかり、レビューしやすくなります。もしかしたら「背景はわかったけど、何を確認すればよい？」と聞いてくるかもしれませんが、先ほどよりもコミュニケーションコストは圧倒的に抑えられます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。意外と背景と目的を言わずに会話する方は多くいらっしゃいます。
また、システムエンジニアの中でコミュニケーションを軽視される方がいらっしゃいますが、チェックポイントです。コミュニケーションは必須アイテムであり、コストが多く取られます。その中でうまく会話できる人と会話できない人で生産性が大きく変わります。良い方向にいけば評価・年収アップにも繋がります。
伝える際に背景と目的を入れることをぜひ、試してみてくださいね。
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