ハニカムマップでKPTAを視覚化し、業務改善と達成感を高める方法
KPTA（Keep、Problem、Try、Action）は、業務改善やプロジェクト管理において非常に効果的なフレームワークです。しかし、実際にKPTAをどのように活用すべきか悩む方も多いのではないでしょうか。そこで、ハニカムマップを用いてKPTAを視覚的に管理し、全体像を把握しやすくし、達成感を高める方法をご紹介します。この方法を使えば、問題解決の進捗を一目で確認でき、成功体験を視覚的に強調することができます。
KPTAの基本とハニカムマップへの応用
まず、KPTAの基本要素を振り返ります。
Keep: 継続すべきこと。これまでうまくいったプロセスや行動を示します。
Problem: 解決すべき問題や課題。改善が必要な領域を特定します。
Try: 改善のために試してみるアイデアや新しいアプローチ。行動に移す前の準備段階です。
Action: 実際に取るべき具体的な行動。これを実行することで、改善が進みます。
KPTAは、天口勝さんの『最短最速で目標を達成するOKRマネジメント入門』で知りました。
ハニカムマップにKPTAで表現する
ハニカムマップにKPTAを取り入れ、各要素を色分けして視覚化します。
Keep: 緑に塗りつぶされた六角形で表示し、継続すべきプロセスや成功体験を示します。
Problem: 赤で塗りつぶした六角形に解決が必要な問題を記載し、課題を強調します。
Try: オレンジの線で囲まれた六角形に、試行したいアイデアやアクションを記載します。完了したらオレンジに塗りつぶします。
Action: 青の線で囲まれた六角形に、具体的な行動計画を記載します。
Tryの進捗を追跡する方法
KPTAの「Try」は新しいアプローチを試す段階ですが、その具体的なTo Doをマップに描きます。これにより、何をすべきかが明確になり、改善の進捗が視覚的に把握できます。
具体的なTo Doのマッピング: Tryの六角形の中に、実行すべき具体的なTo Doやアイデアを書き込みます。これにより、改善活動のステップが整理されます。
進捗の視覚化: TryのTo Doが完了したら、その六角形をオレンジに塗りつぶします。これにより、改善活動の進捗状況が一目で確認できます。
Solved（問題解決済み）で達成感を強調
KPTAのフレームワークに基づいて、Tryの結果が問題を解決した場合、「Solved」という新しい要素を導入します。これにより、解決済みの問題がマップ上で強調され、達成感が視覚的に表現されます。
Solved: 問題が解決されたら、六角形をゴールドに塗り替えます。これにより、ハニカムマップ上に成功体験が金色に輝き、達成感を強調します。
実際の使用例
例えば、新しい顧客管理システムの導入プロジェクトでハニカムマップを使用する場合、次のようになります。
Keep: 現行システムの良い点を緑で表示。
Problem: 新システムへの移行に伴うリスクや課題を赤で表示。
Try: システム導入前のテストや小規模導入など、具体的なTo Doを記載し、完了したらオレンジに塗りつぶします。
Action: スタッフトレーニングの計画を青で記載。
Solved: 問題が解決したら、該当項目をゴールドに塗り替え、成功体験を強調します。
メリット
ハニカムマップを使ってKPTAを視覚化することで、以下のメリットがあります。
全体像の把握: To Doが整理され、進捗が視覚的に把握できるため、チーム全体での共有が容易になります。
達成感の強化: 完了した項目がオレンジやゴールドに塗り替えられることで、達成感が視覚的に強調され、モチベーションが向上します。
柔軟な対応: Tryの結果を迅速にフィードバックし、次のステップをスムーズに進めることができます。
終わりに
KPTAをハニカムマップで視覚化することで、業務改善が効果的に進められ、達成感を強く感じられるようになります。特に、Solvedとしてゴールドに色分けすることで、成功体験が視覚的に残り、次のステップへのモチベーションを高めます。ぜひこの方法を取り入れて、あなたのプロジェクトや業務改善に役立ててください。