PDCAのCAが苦手なんです。(仕事は入口管理)

マネージャーさんとのグループミーティングで時々出るのが、PD CAのCAが苦手です。結果、言いっぱなし、任せっぱなしになってしまっていると言うものです。

今日はこのテーマで書きたいと思います。

メンバーに仕事を任せる為の指示を出します。

その際に大事なことは、私は3点あると考えています。

何だと思いますか？

メンバーに仕事を任せ、メンバーからアウトプットをもらった時に「あっ、こんな風に仕上げちゃったのね。」と言う事ってありませんか？

私も何度もそれを何度も経験しました。

せっかく仕上げてきてくれたものに対して、ダメ出しをするのは、こちらとしてもとても気が引けますし、メンバーにしてみるとものすごくモチベーションが下がることだと思います。

そして、メンバーの頭の中にあるセリフは「だったら、最初に言ってよ！」ではないでしょうか？

その通りなんです。

何故、こんな事が起きるかと言えば、入り口の段階、すなわち指示出しの段階で、アウトプットのイメージを擦り合せる事が足りていないことが原因なのです。

なので、指示を出す際に、きちんと背景目的を伝えるとともに「こんなふうに仕上げて欲しいんだよね」と言うアウトプットのイメージを明確に伝える、すり合わせることがとても大事です。これが1つ目です。

仕事には必ず納期があります。

メンバーに仕事をお願いした時に、ありがちなのは、"納期までに提出がない"、"ギリギリになって完成度の低いものが上がってくる"ケースです。

時間は有限です。

1番もったいないのはメンバーがどのようにやればいいかわからず、最初から動けずに考え込んでしまうことです。

なので、背景目的及びアウトプットのイメージを伝えた後、メンバーが動き出せるかどうかどうかを確認する事が大事です。これが2つ目です。

セリフで言うと、

「どんなふうにやっていく？」
「まず何からやるかイメージできる？」
「全体を答えられなくてもOKだけど、最初にこれをやって、次にこれをやってみたいにイメージできるところまで教えてくれる？」

のような聞き方でしょうか。

メンバーから回答があれば、メンバーの頭の中に、進め方がイメージできているということになります。

回答の内容に問題なければ

「いいね。じゃあそれで進めてくれる？」

と、メンバーに動き出してもらいます。

回答の内容に問題があった時には、この段階で修正をします。これによりメンバーが明後日の方向に進んだり、必要のない作業に時間を費やしたりすることがなくなります。

最後に3つ目の大事な事をお伝えします。、

メンバーが走り出した後、何かに躓き立ち止まってしまうことがあります。

その際、メンバーは相談したいのだけど、『いつもマネージャーは忙しそうだし、私に任された事だし、自分で解決しなきゃダメだな』と、相談に来れないことが起きる可能性があります。

マネージャーである貴方も、本当は声をかけてあげなければいけない事はわかっていらですが、日々発生する目の前の対応に追われ、声をかけられないことも少なくないでしょう。

なので、入り口、すなわち指示出しのタイミングで、あらかじめ進捗確認の振り返りの時間を設定してしまうのがおススメです。

私は以下のような言い方で、メンバーとその時間調整を行っていました。

「オッケー。最初の1歩目、2本目は大丈夫そうだね。それでやって。ただ、やっていくうちに、何かわからないことが出てくることもあるだろうし、あなたに任せきりにしてしまうのも良くないので、定期的に進捗を確認する時間を30分くらい設けたいと思うんだよね。どうかな？」

「どのくらいの頻度でやるのがいい？」

「2週間に1回で大丈夫かなぁ？」

「週1くらいの方が安心？」

と、あくまでも本人の希望を聞いた上で、本人の力量や仕事の難易度に合わせ、相談しながら予定に入れるようにします。

これで、メンバーに仕事を任せっぱなしにすることなく、メンバーが立ち止まったり、変な方向に進んでしまったりすることなく、納期までにイメージ通りのアウトプットを上げてもらうことの確率がかなり上がると思いませんか？PDCAのCAもできますよね。

まとめると、仕事を依頼する際には(入口では)

1)
仕事の背景や目的お伝え、最終のアウトプットのイメージをきちんとすり合わせる。

2)
メンバーが動き出せるか最初の1歩2歩のイメージがあるかを聞く？

3)
あらかじめ定期的に進捗確認の時間を決めてしまう。

私は、上記のことを、"仕事は入口管理が大事"という言い方で、指示を出す管理職の方々へ、逆に、仕事を受け取る新人・若手の皆さんへ、研修の中でお伝えしています。

本日は以上です。

お役に立てたら嬉しいです。