ChatGPTの活用事例: 会議メモから議事録へ
概要
会議の進行中に取ったメモを、ChatGPTを活用して効率よく議事録に変換する方法について解説します。
利点
タイムセーブ
効率的な作業: 手作業で整理するのに比べて高速です。
集中力の維持: 繰り返しの作業がなくなるため、他の重要なタスクに集中できます。
一貫性
フォーマット統一: 会議ごとに一貫したレイアウトとスタイルを確保します。
情報の整理: 主要なポイントやアクションアイテムが明確になります。
ユースケース
オフラインミーティング
プロジェクトミーティング: プロジェクトの進捗状況を定期的に確認する場に最適です。
戦略会議: 長期的な計画や目標を設定する重要な場です。
オンラインミーティング
リモートチームとのコミュニケーション: タイムゾーンが異なる場合でも議事録で情報共有が可能です。
ウェビナー: 講演やプレゼンテーションの主要なポイントをまとめるのに便利です。
議事録作成手順の例
実践ガイド: 会議メモから議事録を作成するステップ
会議のメモを取る
まず初めに、会議の重要なポイントと発言者の名前をメモします。これが後で議事録に変換する素材となります。
会議メモのイメージ
会議メモ 2023-10-16
- 開始時間: 14:00
- 出席: 山田太郎、佐藤花子、鈴木一郎
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1. プロジェクト進捗(山田)
- プロジェクトは順調、テスト前にデザイン必要
2. 次週タスク(鈴木)
- 新機能開発に注力、計画共有予定
3. 予算問題(山田)
- 現予算で新機能厳しい、追加予算要申請
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- 終了時間: 15:30
議事録作成用のプロンプトを用意する
これまでの議事録を用意する
過去の議事録があれば、それを参考にします。これにより、新しい議事録も一貫したフォーマットになります。
ChatGPTに読み込ませてフォーマットを抽出する
過去の議事録をChatGPTに読み込ませ、フォーマットを抽出させます。これによって、ChatGPTはどのように議事録を整形するかを理解します。
プロンプト作成時のプロンプトのイメージ
これまでの議事録から構造を抽出して、フォーマットを生成してくれませんか?
フォーマットに沿ってメモが議事録になるか確認する
少量のメモを用いて、ChatGPTが正確に議事録を生成できるかテストします。
確認時のプロンプトのイメージ
以下のフォーマットを参考にして、会議メモから議事録を作成してくれませんか?
#議事録フォーマット
{さっきできたフォーマットを入力}
#会議メモ
{メモを入力}
プロンプトを使用する
事前に設定したプロンプトとメモを用いて、ChatGPTに議事録を生成させます。
議事録が完成する
生成された議事録を確認し、必要なら手動で修正を加えます。これで、効率よく一貫性のある議事録が完成します。
完成した議事録のイメージ
議事録
会議情報
- 日付: 2023-10-16
- 開始時間: 14:00
- 終了時間: 15:30
- 場所: オンライン
- 出席者:
- 山田太郎(プロジェクトマネージャー)
- 佐藤花子(デザイナー)
- 鈴木一郎(エンジニア)
議題
1. プロジェクトの進捗確認
2. 次週のタスク配分
3. 予算の見直し
議事内容
プロジェクトの進捗確認
- 発言者: 山田太郎
- 内容: プロジェクトは順調に進んでいる。ただし、テストフェーズに入る前にデザインが完了する必要がある。
- アクションアイテム: 佐藤花子がデザインを週末までに完成させる。
次週のタスク配分
- 発言者: 鈴木一郎
- 内容: エンジニアリングチームは次週、新機能の開発に注力する。
- アクションアイテム: 鈴木一郎が新機能の開発計画を共有する。
予算の見直し
- 発言者: 山田太郎
- 内容: 現在の予算では新機能の開発が厳しい。追加予算の確保が必要。
- アクションアイテム: 山田太郎が追加予算の申請を行う。
まとめ
- デザインは週末までに完成させる。
- 新機能の開発計画を次回会議までに共有する。
- 追加予算の申請を急ぐ。
次回会議
- 日付: 2023-10-23
- 時間: 14:00〜15:30
- 議題:
- 新機能の開発計画の確認
- 追加予算の承認
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