「忙しい」の実践的解決策②窪木が実践する「業務改善の8原則」とは？
前回、外注は費用の削減に
つながるというお話をしました。
今回はその続きで
業務の効率化について
お伝えしたいと思います。
業務改善は非常に効果的ですが、
実際はできていないことが
多いですよね。
業務改善ができない理由は２つあります。
その理由を詳しく見ていきましょう。
業務改善ができない理由
業務内容の見える化ができていない
見えないものは効率化できないですよね。
業務フローに沿って工程や作業を洗い出しすると、
ムダが発見できます。業務タスクの量を把握していない
まずはどのくらい業務タスクが
あるのか書き出しましょう。
その中で生産性が悪いものや、
ムダに時間がかかっているものを洗い出し、
優先順位をつけて順番に改善していきます。
業務改善の8原則
私は業務改善を行う際に
8つの原則を設けています。
改善する優先度が高いと
判断した業務から順番に、
この8原則を当てはめて
解決に導きます。
次にその8原則をご紹介します！
あくまで私がやっている方法ですが
参考にしていただければと思います。
8原則 その１～４
１．廃止
やめられないかを検討する。
２．削減
やめないけれど、回数や量、
頻度を減らせないかを考える。
３．容易化
もっと作業がしやすいように
簡単にできないかを考える。
４．標準化
誰でもできるようルール化して
方法を統一する。
8原則 その５～８
５．計画化
もっと短時間でできる方法を
計画的に組んでいく。
６．分業分担
スキルや経験を踏まえて、
適材適所な役割分担をする。
７．同期化
元は別々にやっていた業務をまとめる。
８．機械化
完全にデジタル化、
自動化できないかを検討する。
効果検証⇒習慣化
注意してほしいのは
業務フローを作ること
＝ゴールではないということです！
効果検証がとても大事
「これくらいの効果が出そう」は仮説でしかありません。
実際の効果検証が必要です。
習慣化するまで毎日チェック
効果が出た方法は続けたいですよね。
以前のムダな方法が根付いているので、
習慣を変えていくことが重要です。
効果の出たや方法が習慣化するまで
毎日チェック！
毎日コツコツ習慣化
根付いてしまった以前の方法を
改善するのは簡単なことではありません。
時間をかけて毎日コツコツ
習慣化することが大切です。
しかし新しい方法を習慣化できれば
マネジメント層もかなり楽になります。
粘り強く頑張りましょう！
