秘書の復唱術　#3

突然ですが、ボスに「コーヒーお願い」と言われたら何とお返事しますか？

この時のお返事が秘書の仕事を減らし、ミスを減らし、ボスの安心と信用を得る事ができる。そんな復唱術があるのです。

その時の人数やボスのタイプにもよりますが、あまり複雑に考えないでくださいね。

ボスに「コーヒーお願い」と言われたら。

「かしこまりました。ホットコーヒーでよろしいでしょうか」
「ホットコーヒー３つですね。かしこまりました」
「ホットとアイス、どちらのコーヒーがよろしいでしょうか」

というように、指示をされた事にプラスアルファの確認事項を添えて返答します。

ではもう一つ。「これコピーとってきて」とカラー印刷の書類を渡されたら？

「コピーはカラーがよろしいでしょうか」と聞きます。カラーコピーはモノクロよりもコストがかかりますので、ボスによっては嫌う方も多いです。最近はペーパーレスで、コピーではなくPDFデータを好む方も多いです。質問したあとに「あ、やっぱりPDFでメールで」と指示が変わることも。

ボスの頭にイメージしている事と違う事をすると、ボスは気持ちがいいとは言えませんね。一度の指示でボスのイメージと合わせるように確認する事が復唱の大切なポイントになります。

プラスアルファの情報を盛り込んだ復唱。今回は簡単な例をあげましたが、これは何にでも、誰にでも使えますのでお勧めです。

そして、復唱はお仕事の基本。あとから、そーではない。何であのとき確認しなかったんだ！とならないためにも、是非復唱で確認を。

#私の仕事