【ススシゴ】カレンダー管理はリソース管理
皆さん、こんにちは、しょこらです。
皆さんはカレンダーをどのぐらい見られるでしょうか。営業の方はアポ取りのための必須ツールで、ボロボロになるぐらい手帳を使い込んでいらっしゃるのをよく見かけます。一方で、オフィスワークの方はそんなに見てないよ、なんて言われることもよくあったり。
昔コンサルティングファームで働いていた時に、上司がもの凄くカレンダーを見ていまして「なぜそんなにカレンダーを見るのだろう…？」なんて思ったものです。ですが、今自分が似たような立場になってみると、「こりゃ価値を出すための最重要ツールだわ」と思っています。
と、いうことで、今回はそんなカレンダーに関するお話です。
カレンダー見てますか
冒頭のように、今の私はカレンダーをめちゃくちゃ見ています。週の始まりには自分のもの、上司のもの、関係者のものと、カレンダーを必ず眺めています。たぶん毎週1時間ぐらいは余裕で見ているのではないでしょうか。
では、何故そこまでカレンダーを見るかですよね。一般的にはカレンダーを見る＝タスクの日程管理と思われがちです。ですが、カレンダーを見るということは、もっと重要な意味を持っていると気付いたので、ここまで時間を使っているのです。
カレンダー管理はリソース管理
一体何のためにカレンダーを見ているのかというと、いつ、どこに、どれだけの力を割こうかと考えるためです。
つまり、カレンダーはタスク管理のツールではなくて、どこに時間と労力という「資源」を投下するかを考える、リソースアロケーションのツールなんですね。
上のカレンダーは、実際に仕事のために私が作っているカレンダーで、毎週毎週アップデートしています。このnoteの最後で出てきますが、見開き2ヵ月分のカレンダーを更新しており、チームにも共有しています。
色がついている部分はカテゴリー別の予定で、それぞれの予定に対して「チームの力をどこにどれだけ割こうか」と考えているわけです。
カレンダーを考えることは仕事を進める上での生命線です。個人やチームの資源には限りがありますので、リソースアロケーションの計画であるとも言えます。
リソースアロケーションが全て
では、なぜこんなにリソースアロケーションにこだわっているかというと、それが仕事を進める＝価値を出すために最も大切なことと考えているからです。本当に、個人としてもチームとしても、結果を出せるかどうかはリソースアロケーション次第だと言っても過言ではないのです。
なぜなら、人の能力はそこまで大きく変わらないからです。どんな超人であっても、100mを3秒で走る人や空を飛べる人など存在しません。一般人とオリンピック選手の差ですら、1.5倍程度なのです。
そして、1日は誰にとっても24時間しかないという制限があります。これは万人に平等な制限であり、誰ひとりとして48時間を持っている人はいません。生き方とは、24時間を何に割り振るかの問題なのです。
この2つの条件を掛け合わせると「結果を出せるかどうかは時間をどう使うか次第だ」との結論になります。逆に言えば、リソースアロケーションにこだわる人ほど結果を出しているということです。
もちろん、一握りの天才は実在します。ですが、そういう人たちと、我々一般人が日常生活で出会うことはまずないです。だからこそ、天才ではない私たちは、「何に時間を使うのか」「どこに労力を投下するのか」というリソースアロケーションへのこだわりがより必要なのです。
リソースアロケーションのやり方
具体的に、どのようにリソースアロケーションを考えているのかなのですが、ベタで申し訳無いのですが、カレンダーと重要度と緊急度のマトリクスを組み合わせて時間の配分を決めています。
で、ふとふり返ると気づくのですが、普段我々って、重要度マトリクスの右側、緊急度が高いものしかやっていないことがほとんどです。毎日って緊急案件ばっかりですよね。
一方で、重要性が低いけれども緊急性が高い事項というのも、本当はものすごくたくさんあります。実は本当にやるべきことは左上の仕事で、「重要だけれども緊急ではない」ものに20%-30%のリソースを割けていない状況はとても危険なのです。
ちなみに、マトリクスの左下に分類されるタスクは「なるべくやってはいけない」タスクです。もしこのタスクに時間を割いていると感じたら、それ自体が危険な状況です。これも重要性のマトリクスで案外見落とされがちなことですね。
スケジュールはプロアクティブに組み立てる
最後により細かいカレンダーの使い方ですが、大きく2つの方法で考えいます。
ひとつ目は逆算。つまり目的となる予定から逆算して予定を立てる方法です。これは重要性のマトリクスの右側、つまり緊急性が高い方タスクへの対応のためです。
上のカレンダーで例を言うと、左上にある大事な会議を起点に、そのためにはいつまでに何が必要で、そのためには…と、終わらせるべきことを逆算ベースで組み立てています。
もうひとつの使い方が、カレンダー全体を見て「何が起こりそうか」「何をしないといけないのか」を考えることです。
2ヵ月のカレンダーを見ながら「いつ何が起こりそうか」の想像を働かせます。また逆に「どこに時間的余裕があるのか」を把握して、その余裕を利用して「重要だが緊急では無い案件」への対応を考えます。
これをせず、問題が起こってから対応しようとすると後手に回ります。それは「あの人は仕事ができない」「納期が遅い」といった悪評につながります。ですので、誰よりも早く「何が起こるか」を考え、自分から動くことが大切なのです。
プロアクティブなスケジュール管理はストレスマネジメントにも効果があります。人が一番ストレスを感じるのは、自分が他人に振り回されている時です。逆に言えば、振り回されなければストレスは軽減されるのです。
膨大な業務量の中にいても、上司の立場の人たちが比較的気持ちを楽に仕事をしていることが多いのは、自分で決められる裁量があるからです。
部下という立場の方でも、上司よりも先に「何をやるべきか」に気づいて自分で予定を組み立てることで、仕事の主導権を取ることができ、ストレスを圧倒的に軽減できます。
忙しさに追われている方ほど、カレンダーを見て、プロアクティブに予定を組み立ててみてくださいませ。そうすることで、毎日の質は圧倒的に向上するはずです。
🐾🐾🐾
ということで、今回のまとめとしては、以下の3点です。
1. 我々は天才ではないからこそ、仕事を進めるためにはリソースアロケーションにこだわらなければいけない
2. リソースアロケーションは、カレンダーと緊急/重要度のマトリクスを組み合わせて考える
3. 理想のリソースアロケーションを実現するためには、プロアクティブに自分でカレンダーを組み立てる必要がある
仕事が忙しいという方にこそ、ぜひカレンダーを眺める時間を増やしてみて下さいませ。
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ではでは。
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