いまさら聞けない「週報」の意味

サイバーコネクトツーの山岡です。

皆さん、週報って書いていますか？

どの会社でも「週報」の提出を義務付けていることが多いと思います。正直「面倒くさいだけで意味無いよなぁ」って思いながら週報を提出している方も実は多いのではないでしょうか。

もしそうだとしたら、非常にもったいない。週報は意味があるから多くの会社で実施している訳で、その意味や使い方を知っているのと知らないのとでは仕事の仕方が全然変わってきます。

なので、今回は「週報」を正しく活用すると、仕事の効率が良くなって成果も上がってハッピーになれるんですよ！というお話です。

■トップセールスマンの週報

私が某ハウスメーカーの営業職だった20代の頃、毎週末に上司へ週報の提出を行う必要がありました。その週の実績（どこに訪問したか、何を話したか）と次週以降の予定なんですが、上司に隅々までチェックされ、実績が怪しい時は営業車の走行距離まで確認がありました。（実績通り営業していたかの確認）また、翌週以降に不足分の訪問やアポイントの予定が入っているかも、くまなくチェックされていました。

特に来週の予定は厳しくチェックが入り、上長のOKが出るまでやり直し（予定の組み直し）になるので、夜中まで再提出が続くこともしばしばでした。（指導いただいた当時の上司には本当に感謝しております）

そんな営業時代のある日、全国レベルでトップセールスを継続されている営業の方とお話する機会がありました。お話を伺っている中でふと週報の話になり「それだけ実績があると週報なんか提出していないですよね？」と質問しました。すると「会社からは提出しなくていいよ、と言われているけど、週報はずっと書いているよ。趣味だから。」とのこと。

そのトップセールスマン曰く、晩酌をしながら翌週や今月の予定をじっくり検討、計画をして予定を立てているとのこと。今週うまく行かなかったことをどう挽回するか、数か月先の成果に向けてなにをすべきか、を考えつつ予定に落としこんでいくことが至極楽しいそうです。

実際に週報（予定表）を見せてもらいましたが、３ヶ月先まで訪問先やアポイントがビッシリ記載されていて、トップセールスの理由を知った出来ことでした。

■翌週の計画に力を入れる

週報に今週行ったことを羅列してしまっている人が多いのですが実はあまり重要では無くて、もっとも力を入れるべきは翌週の計画（予定）なんです。

じゃあ、今週の実績は報告しなくて良いのか？と言うと、そうでは無くて実のある計画（予定）を立てるためには、成果や実績は正しく把握しないといけません。なので、今週の成果がこうだったから来週はこのように行動します。とした方が良いのです。

①実績、成果を元に翌週の計画（予定）を立てる
②実行する
③週報作成時に予定に対しての実績や成果、改善点を精査する
①に戻る
というPDCAのサイクルを回すイメージがわかりやすいと思います。

■まとめ

以上、いまさら聞けない週報の意味についてでした。

会社によってフォーマットや求めるものは異なると思いますが、週報作成時は以下のポイントを抑えることを意識すると良いと思います！

①実績を振り返って、目標の状況達成を確認し、問題や課題に気付き改善する
②問題、課題の改善や成果の取り戻しを含めた予定を計画する
③上長や同僚に対して、進捗状況や目標、予定を共有する

「継続は力なり」です！頑張りましょう！

サイバーコネクトツー　執行役員
山岡　寛典