部下を信用してチーム力をアップさせる3つのポイント

部下を信用していない管理職が9割

管理職になるとこんな経験をしたことはありませんか。

「メンバーに気軽に仕事を振ったつもりが、パンクさせてしまった」

「少し厳し目に負荷をかけたはずが、大事な仕事を任せてくれないと抗議された」など、チームを立ち上げたばかりのリーダーにとって、どの部下にどのくらいの仕事を任せれないいのかは永遠の悩みです。

筋肉痛にならないと筋肉が発達しないというのはよく知られている話。

これと同じく、負荷を与え、ある程度の痛みを感じる状態で仕事をしないと能力が上がらないと思っています。

しかしその負荷が大きすぎると、成長どころか大事故につながってしまうケースも有ります。

そこでどれぐらいな負荷が最適なのかを考えるのがリーダーの仕事になります。

私の経験からですと、120〜150％ぐらい負荷が適切だといえるでしょう。

伸びしろがある若手や意識の高い系の人は、150％ぐらいにして、

ミドル層や経験者の場合は、120％ぐらいがちょうどいい。

目的地につくためには、ちょっと背伸びをして、届くぐらいの目標設定をするのが理想です。

リーダーによっては自分の若いころには、給料の３倍稼げと言われていたからとか、自分の若いころにはいまの奴らと違って、何倍もやっていたという先入観や価値観を押し付けて、2倍、いや10倍ぐらいがちょうどいいというリーダーもいらっしゃいます。
様々な育成方針があると思いますが、本質を見失わないでください。
正確にメンバーの1の力を見ぬかなければ、正しい負荷をかけられないということ。

メンバーの実力をしっかりと把握していなかったため、120％ぐらいの負荷をかける仕事を振ったつもりが、
実は200％以上の負荷をかけていたことに気づかなかったため、大きな問題となってしまったのです。

メンバーの負荷を見極める方法

どのくらいの負荷をかけるのかは真剣にかんがえているのに、「1」がわかっていないリーダーはことのほか多いというのが現実です。

メンバーの「1」を知るには、いくつかの種類の「短く終わる仕事」を降るのが有効的です。

1時間程度ものから、1日くらいの細かい仕事の出来で、メンバーに何ができるのか、何が出来ないのかを把握しましょう。

例えば、「この前のチームの議事録を2時間でまとめておいてもらえる」とか、「ノベルティーグッズでオリジナルのアメを配りたいから、御願い出来そうなところを探して」とか、仕事に関係することをどんどん部下にふりました。

チームがてきたばかりの時や新任でついたチームでは、同じことをしていました。

チームメンバーを細かくマネージメントしていくことにしました。

1時間で非常にいいモノが出来上がってくることもありますが、期待を下回ることもよくあります。

コミュニケーションは得意だけど、書類をつくるのは苦手なメンバーだとか、コミュニケーションは普通で、企画を作ることについては長けているメンバーとか、企画力があるけど、細かいことが苦手だとか、チームメンバーの特徴が見えてきます。

発信することより受信のコミュニケーションで、メンバーの1が何かをまず知る努力をきちんとしましょう。
どのくらいの負荷をかけるのかということを考えるのはそれからです。

話をするには時間が足りない!？

管理職になるとひとりひとりのメンバーと話をすることをしない管理職が9割います。

なぜなら、プレイングマネージャーとして日々目標数値を追いながら、
上司に対する言い訳を考えたり、どうやって会議で発言するのかを考えているからです。

自分の評価を下げないためにはどうしたらいいのかを考えるのが管理職です。

そういう時に部下がミスをすると、瞬間湯沸かし器のごとく、怒鳴り散らしたり、八つ当たりと見えることもよく見かける光景です。

そうするとチームのなかでは上司の顔色を伺うことが多くなり、ホウレンソウが崩壊することにつながってしまいます。

また、朝令暮改の上司というのも信用されないことが多くあります。

そういった際に実践することが1つあります。

むかし、ある経営者にマネージメントで悩んでいることがあり、相談をしたことがありました。

「会社の方針がコロコロ変わり、朝令暮改の指示をしてしまうと、信頼関係が崩壊しますよね。」と相談すると、「それなら、交換日記と個人カルテを作ればいいんだよ」と一刀両断されてしまいました。

それ以来、マネージメントをする際には、分厚いルーズリーフとノートが欠かせないことになりました。

上司と部下の面談というのは、賞与査定の際にしか話さないことが多い。

仕事に対するホウレンソウをすることは当たり前ですが、それ以外の部分についてはほとんど取っていません。

一緒にランチにいくとか、気になることがあったら喫茶店で話したりすることができない人が多い。

そのため、1週間で2時間〜3時間ぐらいはどんなことでも話ができるように、部下とのコミュニュケーションタイムを取るようにした。

朝がいい人もいれば、夜がいい人もいるので、営業時間外で実践をしてみた。

お菓子とコーヒー、紅茶などを置いて、対面には座らないなど話しやすい雰囲気を作った。

個人カルテと交換日記がコミュニケーションを円滑にする

個人カルテと交換日記というのは2つの理由から設けるようになった。

1つ目の個人カルテというのは、何を言ったのか、どう考えて欲しいのか、何をして欲しいのかというのを具体的にわかりやすく書いておき、その後検証していくことでフィードバックをすることができる。

また、言っていることが一貫しているかどうかをチェックすることができるから。

2つ目の交換日記というのは、限られた時間の中でいえなかったことや、おやっ！？なぜ！？とあとから思ったことを書いてもらうと同時に、しゃべりがうまくない人でもちゃんと主張できるようにするためである。

作業としては難しいことはありません。

ただ、手間と時間はかかります。

休日を使うこともありますし、長期スパンで記録していくので根気が入ります。

でもやるとやらないとでは全く違う、手応えがあるから続けられることもあります。

取引先やお客様、部下についてなど、その人のことをメモをすることは特に珍しいことではありません。

ちょっとした工夫というのは自分がいったことをちゃんと書いておくこと。

そこから自分なりの成長してほしいステップを書いて、フィードバックをするために利用する。

1回めの面談では、コミュニケーションの内容を記録。

相手の発言と自分がいったこと、与えた課題などをまとめて書きます。

面談終了後に、質疑応答から浮かんだその人の適性、長所、課題をまとめます。

次の面談前には、前回のメモを見直します。

今回は何をきくのか、何を伝えるのかを準備して、それをメモしておく。

前回自分が与えた課題についても面談者の上司や関係者に確認をしたり、データを確認したります。

気づいたことがあれば面談時にいおうということでメモをとっておきます。

最後に前回もらっているリクエストについて答えられたかをチェックします。

面談では、前回の課題がどうなっているかどうかをその人に聞き、自己評価を伝える。

要望やリクエストに応えた場合は十分であるかを確認し、応えていない場合には理由を説明する。

進捗状況や自分の発言、相手の発言、与えた課題についてもメモを取るようにします。

面談終了後にその人がどのように成長をしているのか、成長していないのか、それに伴う課題も整理しておく。

この繰り返しでメモが増えていくことになります。

面談をしながら、メモを取るようにして、書ききれないこと、思い出したことなどは、後日まとめてメモから個人カルテへと変化させていくことになります。

なぜ、自分の発言をメモするのか？！

その理由としては、自分がいったことに対して一貫性を持たせるというテーマがあります。

人は意外にも勢いで話をしていることが多くあり、メモを見直すと相手がいったことは覚えていますが、自分の発言については覚えていないことが非常に多いことがあります。

自分の発言を覚えていないということは、信頼関係を損ねる可能性があるからです。

朝令暮改の上司のように、言っていることが二転三転すると、不信感が大きくなり、真実をいっていたとしても、疑わしいという目でしか見れなくなるのが人間ですから。

「半年前に、私は彼に対してこんな問題意識をしていたな。だからこういう会話を仕手、それに沿った課題を与えたんだ」とメモを見返すことによって、信頼関係を崩壊させることなく、信頼性を増していくことができるのです。

1回めの面談では「細かいことをきちんとやれ」と言いながら、2回めの面談では「全体を俯瞰して、細かいことは気にするな」といわれてしまったら、あなたは上司の事を信用することができないと思います。

細かいことをちゃんとやれといわれてやってきたにも関わらず、俯瞰して細かいことは気にするなって、無茶苦茶いっているじゃないかというイメージができると、この上司のしたで働いていていいのかな？転職したほうがいいんじゃないかな？と思うようになります。

実際のところはどちらも足りていなくて、そのタイミングで気になった方だけを伝えているケースが多くあります。

またメンバーが成長した結果、課題が変わっているということもよくあります。

1対1の面談形式が基本形

しかしどちらにしても、その前提を踏まえたうえで伝えなければ、メンバーに取っては混乱のもとです。

それが原因となって信頼関係の崩壊へとつながってしまう。

ひとたび「思いつきで発言しているだけじゃないか」とメンバーに思われてしまうと、チームリーダーがどんなに真剣なアドバイスをしても、まじめに聞いて紅ことになります。

課題を与えたものの、伝えてスッキリしてしまって、その後どうなったのかを放置してしまう。

忙しいからといって言い訳をしているリーダーをよく見かけますが、それでは信頼関係が崩壊するでしょう。

前回の面談メモを見直して、その人について考えていれば、「確かに私が与えた課題について、ちゃんと真摯に取り組んでくれているから成長している」事をフィードバックできる。

次の面談の際にこのように伝えれば、「前回の発言を覚えていた」というだけでなく、ちゃんと見ていてくれたんだという安心感を与えることができる。

そしてそれがチームの信頼関係を強固にしていくことができ、絆にかわっていくもの。

リーダーとメンバーは1対1の関係です。

もし100人を統括するリーダーであれば、1対100のコミュニケーションをとっていたら、チームに勝つことはできません。

1対1のコミュニケーションが100通り必要になります。
リーダーにとっては100分の1の発言かもしれませんが、メンバーにとっては1つの発言です。

メモによってそのメンバーの意外な才能を見つけることができるのと、人が思いつかないような配置をすることができ、チームの勝利に繋がることもあります。

パフォーマンスを引き出すことができるのであれば、費用対効果が高い投資ではないでしょうか。