売上アップは「営業活動」と「受注後の業務効率化」のセットで。BYARDを使った業務効率化TIPS
忙しいマネジャーの皆さんは、こんな悩みはありませんか？
案件ごとの進捗状況が見えづらく、全体の把握が難しい
業務システムが複数あり、情報が散在していて効率的に管理できない
メンバーが増えて業務を分担するようになり、誰が何をしているのか見えづらい
こうした課題は、事業が成長し、案件数が増加するに伴って顕在化しやすいもの。放っておくと業務のボトルネックになり、「せっかく引き合いや受注が増えているのに、業務が回らない」ということにもなりかねません。
今回、事例取材をさせていただいた株式会社エスアンドシーの小佐々様は、経営企画部に所属しながら、マネジャーとしてシェアオフィス「WORK! YAKUIN」の会員契約を効率よく管理するために、BYARDをご活用いただいています。
シェアオフィスの契約管理は、お客様への対応（フロント側）と契約に関する事務（バックオフィス側）が連携して進める業務。案件数を増やし、売上を伸ばすには、この一連の業務プロセスをスムーズに回すことが欠かせません。
そこで今回は、エスアンドシー様への取材をとおして見えたBYARDの活用事例をもとに、マネジャーの皆さんに向けた業務効率化のためのTIPSをご紹介します。
日々の管理業務を効率化し、売上アップにつなげるためのヒントが見つかれば幸いです。
事例インタビューの本編はこちらから👇
業務マニュアルやチェックリストの情報を、案件単位でまとめる
個別の業務にはマニュアルやチェックリストがあったとしても、マネジャーとして「全体の進捗状況を管理する」には物足りないことは多いものです。
全体を管理するため、担当者から報告させたり管理表を作ったりするものの、おたがい手間で更新が滞ってしまうことも少なくありません。
エスアンドシー様でも、BYARDを導入する前は同様の課題を抱えていました。
マニュアル作成ソフトを使い、「内覧案内」や「契約書作成」といった個別業務のマニュアルは整備しており、そのソフトにはタスク管理機能も付いていました。
しかし、各業務のマニュアルを見にいかないと進捗が確認できず、「この案件はどこまで進んでいるのか」を把握しづらかったのです。
こうした状況を解決するには、各業務のマニュアルやチェックリストを1か所にまとめ、案件単位で管理することが効果的です。
エスアンドシー様では、シェアオフィス入居希望の問い合わせが入るとBYARDで案件を立て、そのなかで、内覧や書類受付、審査、契約書締結、初回決済……などの業務を管理しています。
既存のマニュアルやチェックリストはそのまま活用し、BYARD上のリンクから飛べるようにもしてあります。
こうして、案件単位で業務マニュアルやチェックリストがまとまることで「この案件はどこまで進んでいるのか」をひと目で把握できるようになるのです。
複数の業務システムに分かれている情報を、案件単位でまとめる
ITシステムは業務効率を上げるために欠かせないものです。しかし、業務のIT化が進んでいくつものシステムを使うようになると、各システムに情報が散らばり、進捗状況が把握しづらくなるという弊害も起こります。
とくに、「不動産の賃貸仲介業務」のように業務プロセスが長いケースでは、こうした課題に直面しやすいもの。
申込前の集客や来店、内見の管理は「仲介管理システム」、申込後の審査や契約、請求の管理は「賃貸管理システム」……という具合にシステムが分かれていると、マネジャーとして全体の進捗を追うのは一苦労です。
こうした状況を解決するには、各システムを横断して情報を1か所にまとめ、案件単位で管理することが効果的です。
BYARDで案件全体の進捗を管理。個別の業務は、いつも使っている業務システムへのリンクを貼っておき、そちらで処理するようにします。加えて、コミュニケーションはBYARDのチャット機能に一本化すれば、情報が散らばることも防げます。
業務プロセスの全体をカバーできる1つのシステムに統合できれば言うことはありませんが、膨大な開発・導入コストもかかるので一朝一夕にはできません。
BYARDを使えば無理にシステムを統合せずとも、案件単位で情報をまとめることができ、状況を把握しやすくなるのです。
複数の担当者に分かれている情報を、案件単位でまとめる
案件数が少ないときは、属人的な管理でも十分に業務は回ります。1つの案件の最初から最後まで1人が担当していれば、「この案件の状況は、この担当者に聞けば分かる」という状態になるからです。
しかし、案件数が増え、担当者の数を増やして業務を分担するようになると、とたんに進捗状況は見えづらくなります。業務ごと縦割りで管理され、案件全体の状況を横串で把握する人がいなくなってしまうからです。
エスアンドシー様でも、案件数が少なく1人の担当者が1つの案件を最初から最後まで処理していたころはまだ状況が把握できていました。しかし、案件数の増加に伴い1つの案件を複数の担当者で分担するようになると、進捗の把握が難しくなったと言います。
こうした状況を解決するには、誰が・どの業務を担当しているのか、案件単位で管理することが効果的です。
BYARDなら、案件全体の流れを可視化したうえで、担当者を割り当てて管理できます。業務ごとにTodoリストを作ったり、メモやチャットを残すことも可能です。
「誰が」「なにを」「どこまで」処理しているのかが一目瞭然。いちいち担当者に聞かなくとも、BYARDを見れば案件の処理状況が把握できるのです。
「受注までの営業活動」と「受注後の業務プロセス改善」の両輪で売上を伸ばす
会社の売上を伸ばすためには、日々の営業活動が欠かせません。しかし、セールス担当者がどんなにがんばって受注を獲得しても、受注後の処理が効率よく回らなければ、売上数字は伸び悩むことになっていまいます。
つまり、営業活動の成果を確実に売上へとつなげるには、受注後の業務プロセスを最適化することが欠かせないのです。
BYARDなら、業務プロセスの最適化を小さなステップから始められます。営業活動の成果を確実に売上につなげるために、BYARDで受注後の業務改善をはじめてみませんか？
ぜひ以下のページよりご相談ください。