スケジュール管理する３つメリットとその方法。おまけに・・・。

2022年7月12日 19:00

こんにちは。事業計画研究所です。

本日は、スケジュール管理をテーマに記載していこうと思います。一見手間に感じるタスクや業務内容の管理ですが、整理することにより結果として業務効率化を図ることができると考えています。

そんなメリット的な側面に加えて、スケジュール管理の方法などについて記していこうと思います。良ければ最後までお付き合いくださいませ。

スケジュール管理３つのメリット

まずは冒頭にも記載しましたが、スケジュールを管理することは業務の効率化を図ることができます。

『予定を記載・確認する時間があるなら、その時間を作業に回した方がスピード感がある』と思う方も少なからずおられるかもしれませんが、これを不備なく実行できる方は恐らく天才だと思います。笑

では、何が業務効率化へ繋がるのか・・・。
それは不備（タスクの漏れ、スケジュールの誤り）を防ぐことに繋がるためです。また、予定を可視化することにより、優先順位を立てた行動ができるようになります。それらが結果として業務の効率化へと繋がると考えています。

予定を整理することにより、期日などの把握にも繋がります。それらが適正に管理されることにより、タスク自体が未達成で終わることを防ぐこともできるでしょう。また、余裕を持ったスケジュール調整をすることもでき、自身のタスク飽和を防ぐことも可能になると考えられます。

突然の予定が入ることってありますよね。
上述しな内容にも近似していますが、予定の状況を把握することにより、急な予定や新しく入る別の予定にも対応しやすくなると思っています。

下記にスケジュール管理およびタスク管理の方法を、一部ご紹介していきますので、良ければご参考くださいませ。（他にもあるよって方はコメントに是非宜しくお願いします(^^)）

アナログな方法ですが、本記事の筆者が最も良く使う方法の一つです。“書く”という動作で記憶の定着にも繋がるだけでなく、頻回に目にするものを活用することにより、スケジュールのチェック回数自体を増やせるというのも重要なポイントだと感じます。

スマホでのスケジュール管理でも勿論大丈夫だと思います。昨今あまり見かけなくなりましたが、充電切れには気をつけましょう。

当研究所内でもタスク管理のアプリケーションを活用しています。その中でTrelloというものがあります。個人のタスク管理にも活用することができるほか、グループで活用することもできます。

そのため、グループ内でタスクを共有することにより、メンバー内での進捗具合を把握することができます。

ツァイガルニク効果とは「終えてしまった事柄よりも、途中で挫折してしまったり中断してしまったりした事柄のほうがよく記憶に残る心理現象のこと」です。

『そういえば、あの予定（タスク）中途半端なままだったなー』という経験をしたことはありませんか？

このように、すごーく端的に言えば、中途半端なものは記憶に残りやすいというものです。この心理をある意味逆手に取り、ほんの一部だけでも先に手掛けておくと予定を忘れる可能性を下げることもできるかもしれません。

ちなみにですが、
タイトルの「おまけ・・・」に惹かれてお読みいただいた方はいらっしゃいますでしょうか？

興味関心を惹き付けるためのマーケティングにも活用される心理学の一つでもあります。中途半端に知らされると、その先が知りたくなったりするように、スケジュールを敢えて中途半端に先にこなすことで達成率の向上を図ることができるかもしれません。

是非お試しくださいませ。

本日もお読みいただきありがとうございました。