― 事務のお作法 ―じむじむ流ビジネスメールの書き方のお話
じむじむです。
だいたいいつも気の利いたことを書こうと思って、ここで５分くらい書いたり消したりするんです。
そして、だいたいうまくいかない。
文章家さんたちは、なんであんな素敵な文章や、楽しい文章が書けるんでしょうね。
うらやましそす。
ところでみなさん、誰かと待ち合わせしたときは、少し早く着くようにしていますか？
だいたいいつも時間ぴったり？ なぜかいつもプチ遅刻しちゃったり？
（韻ふんじゃったw）
「５分前集合」とか、「３分前行動」とか教わりましたよね。要は、早めに来い、と。
じむじむ、若かりし頃を語る
「待ち合わせ」ではないのですが、じむじむが新卒入職後何年かした頃、先輩職員から「仕事の相手先の職場を訪問するときは、少しだけ（1～2分程度）遅れていくといいよ」と教えられたことがあります。
理由は、約束の時間ぴったりに着くと、訪問先の人の準備が整っていない場合があるから。
たとえば、11時が約束の時刻として、相手が５分前に来ても大丈夫なように準備するか…
「もちろん！」という方、冗談ではなく心から尊敬します。美点です。
じむじむもそうありたいと思っているのですが、なかなか…。
11時ちょうどに相手の方が到着すると思って、直前まで他の仕事をして時間前に切り上げようと思っていたら、切り上げる前に相手の方が到着してしまい、慌てて片づけて「あ！少々お待ちください」という経験が多々あります。
みなさんもそんな経験、ありませんか？
ということで、少しだけ遅くれて到着することで、じむじむみたいな人を慌てさせなくて済むという配慮なのだそうです。
ただ、訪問先が
・初めての訪問先
・どんな理由でも遅刻NGっぽい
・このような配慮がなくてもよさそう
という場合は、時間ぴったりオンタイムで行ったほうが無難です。
ちなみに、とある市の民生委員児童委員協議会の定例会に毎月出席していたことがあるのですが、どの地区の民児協さんも30分前集合が当たり前でした。
初めて参加する会議や行事では、可能であれば、他の参加者が開始時刻のどれくらい前に到着しているのか確認しておいたほうが安心かもしれませんね。
さてさてさ～て。
本日のお題は、ビジネスメールの書き方です。
書き方といっても、メールソフトの操作方法や、文章の作り方ではありません。
見やすいレイアウトのしかたというか、まあそんな感じです。
メールの読みやすさは、読み手の状況や好みによっていろいろ。
これが決定版だ！どーん！みたいなのはないと思います。
ということで、めざすのは“より多くの人にとって読みやすそうなメール”。
じむじむ流★メールの書き方
☆ ＊ ☆ ＊ ☆
▼その１ プレーンテキストでも読みやすいメールにする気持ち
最近では、プレーンテキストのメールよりも、文字の大きさや色を変えられるHTML形式のメールを使うことのほうが多いような気がします。どうでしょう。
プレーンテキストのメール（テキストメール）とは、装飾のない文字だけのメールです。
色付き文字や太字が使えない、テキストにハイパーリンクを埋められない（URLをクリックしたらウェブサイトを開くようにできない）メールのことです。
“同じ書体・大きさ・色(黒)の文字だけで書かれていても読みやすいメール”になるように書こうとする気持ちが、基本の第一です。
HTML形式のメールを常用している場合は、わざわざプレーンテキストに設定を変える必要はありません。
「その２」から「その６」までを参考に、色付き文字や太字、下線を使わず、文字の大きさも変えずにメールを書いてみてください。
▼その２ できるだけ本文を少なくする
相手にお知らせしたいことがたくさんあると、どうしてもメールは長くなりがち。
知らせたいことの詳細をまとめたファイルを添付する場合は、思い切って本文での説明は省略し、添付ファイルを参照いただくようにお願いします。
添付ファイルが複数ある場合は、説明に続けて読んでほしい添付ファイルの名称とファイルの種類（PDF・Word・Excel・PowerPoint等）を書き添えておくと親切です。
【例】
◆添付ファイル：10月度○○○校区事業所連絡会開催案内（Word）
▼添付ファイル
・10月度○○○校区事業所連絡会開催案内（Word）
・10月度○○○校区事業所連絡会出欠席一覧（Word）
とはいえ、必ず読んでほしいことは本文に書いておいたほうがよいので、本文が長くなる場合もあります。
本文を短くすることに時間をとりすぎると、仕事が滞ります。
そういうときは、最後に「長文をお読みいただき、ありがとうございました」と書き添えておきましょう。
▼その３ 一文を短くするよう心がける
丁寧にお伝えしようと言葉を尽くすと、文章は長くなりがち。
たとえば…
「～するのですが、～したところ、～していましたが、～ということになり、～をお願いさせていただくこととなりました」みたいな。
「その４」とも関係しますが、接続助詞（ので、けれど等）はなるべく使わず、一つの文章をできるだけ短くするように心がけます。
でもでも、ブツ切りすぎて読みにくいこともありますよね。
ご自身が読み手になった場合、一つの文章にしたほうが分かりやすいと思う内容は、文章を分けずに一つの文章でお伝えしましょう。
直感でよいです。考え出すと時間かかりますのでね。
▼その４ 適度に改行する
みなさん、どの行でもよいので、文章の真ん中あたりで視点を止めてみてください。
そのままの状態で読める文字は何文字くらいですか？ なんとなくでOKです。
じむじむは、パソコンのモニターから50cmくらい離れた状態で、note記事の文字は10文字。Wordの11ポイントの文字は12文字くらい読めます。
↑ ↑
ココから ココまでくらい
なんとなくですけど。ちょっと盛ったかも。
文字は、視野の中心で見ないと読めないんですって。
たしかに、視点を動かさずに文字を読めるのは視野の真ん中あたりで、そこを外れるとぼんやりしか見えませんね。
１行が長い場合、私たちはどうしているかというと、何度も視点を移動して読んでいます。
何度も視点を動かすのってどうですか？
じむじむは、苦手です。どこ読んでるのか分からなくなります。
適度に改行して１行の長さを短くすると、視点を動かす回数が減り、読みやすくなるそうです。
◇◆ １行の長さについて ◆◇
１行の長さについては、30字以内とか、35字程度とか、いろいろな考え方があるようです。
文字の大きさにもよりますしね。
じむじむの場合、長さでいうと、１２～１４cmくらい。
文字数だと、文字の大きさが11～12ポイントなら、３０～３５文字くらいにしています。
今回みなさんにお伝えするために測ったり数えたりしましたが、ふだんはテキトーです
みなさんも、「これくらいなら自分も読みやすいかも？」くらいのゆるふわ判断でお願いします
◇◆ 文章の途中で改行する場合 ◆◇
文章の途中で改行する場合は、文章の切れがよいとことで改行します。
各行の長さは、まちまち、バラバラになると思いますが、それはそれでOK。
◇◆ スマホだと読みにくい？ ◆◇
パソコンで作ったメールをスマートフォンで読む場合、文章の途中で改行されていると、読みにくい場合があります。
こんな感じです。
【パソコンの画面でメールを開いた場合】
来週の訪問日時についてあらためて●●さんにお知らせしたところ、
○○さんの主治医の都合で受診日が変わって訪問日時とかぶってしまったため、
翌日の11時に変更できないかということでした。
【スマホの画面でメールを開いた場合】
来週の訪問日時についてあらためて●●さん
にお知らせしたところ、
○○さんの主治医の都合で受診日が変わって
訪問日時とかぶってしまったため、
翌日の11時に変更できないかということで
した。
※スマホの文字の大きさによって見え方は変わります
あれれれ？ そんな読みにくくないかな？w
パソコンでもスマホでも読みやすいメールにできるとよいのですが、長いメールになればなるほど、両立は難しいですね。
対策としては、可能な範囲で１文を短くして１行に収まるようにするくらいでしょうか。
あと、行頭はできるだけ左詰めにするとよいと思います。
【例】
１．○○○○
(1) ○○○○
こうしておくと、送信先のメール環境によって想定外の位置で改行されてしまっても、見た目のガタガタ感が抑えられます。多少ですが。
▼その５ 適度に空白行を入れる
【例】
１．開催日時・場所
XXXX年XX月XX日（X）XX時X分～XX時XX分
○○町コミュニティセンター ３階 第３会議室
※最初に到着された方が１階受付でカギを借り出し、開錠してください。
※雨天の場合は、必ず入口で傘袋に傘を入れてから入館してください。
２．当日の進め方
（１）自己紹介
（２）司会者と記録（板書）担当者の選定
（３）提出資料の説明
（４）本日の検討内容の確認
（５）質疑応答（事実の確認）
（６）… … …
３．・・・
【上の例でお伝えしたいこと】
①ひとかたまりのものとして見てほしい情報は、空白行を入れない
上の例では「１．開催日時・場所」の３行や、「２．当日の進め方」の箇条書き部分です。
②見た目の文字数が多い場所には空白行を入れる
上の例では、「○○町コミュニティセンター」と「※最初に到着された方」の間です。
長いメールで空白行を挟む場所が多くなると、かえってメリハリがつかず読みにくくなる場合があります。
そのような場合は、大項目の前後は２行空けるのもありです。
上の例では、「２．当日の進め方」の上の部分です。
▼その６ オーバーライン、アンダーバー、記号を使う
できるだけ、メールソフトの文字の強調や装飾の機能は使わないようにします。
・文字の大きさや書体は変えない
・色付き文字、太字（ボールド）、斜体は使わない
・下線機能は使わない
そのかわりに、オーバーライン(※)やアンダーバー、記号を使います。
(※) オーバーバーまたは全角マクロンともいいます。大統領？
【例１】
■１■ 日程調整へのご協力のお願い
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
添付の「日程確認票」に開催日時の案をカレンダー形式でお示ししております。
・ファイルを開き、「入力方法」をご確認ください
・入力済みの「日程確認票」を○月×日までにメールでお戻しください。
【送信先】本メールの送信元アドレス：nekodanyan@jaswe.jp
【例２】
＿＿＿＿＿＿＿＿＿
◇ ご案内 ◇
￣￣￣￣￣￣￣￣￣
例１の線は、オーバーラインです。
じむじむのパソコンでは、以下の操作で表示できます。
①Shiftキーを押しながら
②キーボードの「0ゼロ」のキーの二つ右の「～／ヘ」を押すと
③「～」が表示されるので
④そのままの状態で変換キーを何回か押すと
⑤「 ￣ 」が表示される
例２の線は、「ご案内」の上の線がアンダーバー、下の線がオーバーラインです。
上がアンダー、下がオーバー。ややこし。東が西武で西東武みたいですね（池袋）。
それはさておき。
アンダーバーの入力方法はご存知ですね。むむ、ご存知でない？
こっちはもっと簡単。シフトを押しながら「ろ」のキーを押すだけです。
【理由】
「その１」でも触れたプレーンテキストでも読みやすいメールにするためです。
プレーンテキストのメールとして開かれると、文字はすべて黒、同じ書体、同じ大きさ、下線も表示されません。
色付き文字、太字、下線に頼ったメールは、送信先でテキストメールに変換されると、だいたい読みにくくなります。
もちろん、色付き文字や太字、下線を使うことが悪いわけではないのです。
用途によっては装飾鬼盛りキラキラメールを送って、みんなを楽しくさせるのもありだと思います！
▼その７ 色付き文字や太字もちょっとは使う
その６で、色付き文字や複数書体、下線に頼らないメールを作ろう！と書いたそばから申し訳ないこってすが、やはりちょっとは装飾も使いたい！
色付き文字や、太字（ボールド）は、やはり目立ちますからね。
でもでも～、プレーンテキストでも読みやすいメールを作ったうえでの話ですよ。
とはいっても、使うのは少しだけ。
伝達事項が多いメール、文字数・行数が多いメールを書くときだけです。
見出しを太字にしたり、絶対に見てほしい部分を１、２か所だけ色付き文字にしたり、といった感じです。
過ぎたるは及ばざるがごとし。装飾が多いとかえって読みにくくなることもありますよね。
プレーンテキスト表示の受信者さんには太字も朱書きも関係ないですが、多くの受信者さんにとってより読みやすいメールになります。
むすびに
以上、じむじむ流ビジネスメールの書き方案内でした。
ただ、あくまでも「じむじむ流」です。
ネットで「読みやすいメールの書き方」など、適当な語句で検索すると、た～～～～くさんヒットします。
試しにちょっと見てみてくださいね。
は～いっ！ 今回の記事は、ここまでです。どなたかのお役に立てたならいいな…。
今回も長文になってしまいました。少しがんばりすぎたw
最後まで読んでいただいた方、ありがとうございます！ ではまた次回！