#250 人事論①｜面談のススメ

全然書いてませんでしたが、今年の4月から何気に「人事」「労務」業務も管掌するようになりましたので、人事業務に関しても色々勉強がてら所感を書いていきたいと思います。

"面談"とは何か？

まず、面談と面接の違いを定義してみましょう。

面接は「選考の場」であり、合否が出ます。 一方、面談は「情報交換の場」であり、合否はほとんど関係ありません。 面接は企業主導で進められ、応募者が質問に答えるというかたちが一般的ですが、面談は、企業と応募者が対等にコミュニケーションをします。

「面接」と「面談」の違い - ビズリーチ

まぁ、なんとなくは理解していましたが改めて言葉で定義すると上記のような感じですね。
面談は「情報交換」「対等」というニュアンスとなります。

採用において、選考の要素を含まない「カジュアル面談」も行なっておりますが、今回は自社社員に対する面談に関して記載します。

どのような"面談"の種類があるか？

面談は色々種類がありますが、今回の手記では上司が部下に行う「目標設定面談」「査定面談」などの類の面談ではなく、人事部メンバーが、各事業部のメンバーに行う面談に関して紹介します。

1. 新入社員面談

これは読んで字の如くですね。
新卒中途共に、「入社前と入社後の業務に関するギャップはないか？」「抱えているストレスはないか？」「同僚とのコミュニケーションは円滑か？」など、入社直後の社員が困っていないかを早期解決する内容ですね。
我々の会社では、入社後１ヶ月・２ヶ月・３ヶ月で３回面談やります。

理想のケースは１ヶ月である程度対話をして吐き出してもらい、２ヶ月目の面談で、１ヶ月目で出た悩みがあれば解消されているかを確認し、３ヶ月目はそれが解消されて問題なし、というパターンですね。

2.コンディションチェック面談

これは「前月の稼働時間」「欠勤・遅刻などの回数」など、身体的に精神的に疲弊・疲労していないかを確認する面談です。
疲労というものは自分では気づけなかったりするので、ヒアリングをして言語化してもらい、解消に向けて努力していきます。
我々の会社では一定の基準（条件）に達している社員を対象に実施しています。

3.マネージャー面談

そして、マネージャーへの面談も行わなければ、と考えています。
マネージャーは色々な苦悩を抱えているので、それを解消することもやっていかなければと思います。
これはまだ実施できていないので、取り組んでいきたい内容ですね。

社内面談を円滑に行うためのテクニック

僕はこんなことを意識していますので、参考にどうぞ！

1.最初はクソどーでもいい話から

いわゆる「アイスブレイク」ですが、とにかく面談をかしこまったものとしたくないので、まずは談笑、雑談から入りましょう。
個人的には30分の面談中、10分くらいまで談笑の余地があると思うので、とにかくコミュニケーションこそ重要！

2.面談は話を聞く場です！

とにかく聞くことを重点的に行います。
知ってることでも聞きます。とにかく自分の言葉で話してもらうことが大事なので、こちらからは見（けん）のスタイルでいきましょう。

3.聞く内容はしっかりと用意しておきましょう！

２回目・３回目の面談ですと「前回の面談で＊＊＊＊って話だったけど、今はどう？」みたいな感じで、続きから始まるのが理想です。
とは言え、常に誰もが１回目から始まるので、その時用に「聞くべき内容」を整理しておきましょう。
その上で、聞く内容をしっかりと統一させて、属人化させずに人事担当であれば誰でも同じ内容がヒアリングできるように仕組み化しておく必要があります。

4.聞いた内容はしっかりとメモしておきましょう！

当たり前のことですね。
記憶が鮮明のうちに残しておくのがルールです。

5.面談した内容を、しっかりと活かしていきましょう

これが一番重要です。
ただ面談して、人事担当として情報を貯めるだけでは意味がありません。
情報は正しく活用してこそ、情報です。

まず、Aさんとの面談で出た悩みが、今後面談するであろうBさんやCさんにも起こり得るような、共通した悩みになりそうな場合は、早々にその悩みに対して解決する方法を考えなければなりません。
個人の問題を、会社の問題に昇華させましょう。

しかし、上記ケースのようにいかない内容がほとんどです。
その場合は、できる範囲での解決策を提示してあげて、それも叶わないなら「一回上長に俺から相談してみる？」と許可をもらいましょう。
面談で人事担当が話した内容を勝手に上司に報告するというのは、信頼関係の喪失にも繋がるのでNGです。許諾を取りましょう。

あと、これは個人的にやっていることですが、ネガティブな情報だけのエスカレーションではなく、プラスの情報、ポジティブな情報も面談者の上長に伝えることを意識しています。
「Aさん、今すごくモチベーション高く働いていますよ」と、上長に伝えることはメリットに繋がると思っております。

6.面談は1日に詰め込みすぎないこと！

人から話を聞くのは、許容量（キャパシティ）が個人によって異なります。
あまり一度に多く、ヒアリングをするのもなかなか大変なので、バランスは重視しましょう。

7.面談は基本的には1on1で！

威圧的な雰囲気をなくしていきましょう！

面談がもたらす効果

良い話も、悪い話も一度話すこと（聞くこと）で言語化され、明確化されます。
面談の数だけ仕事が増える、これも１つの心理ですが、面談の数だけ課題も見えるというのも１つの心理ですので、急がば回れの精神で、積極的な面談を行いましょう。

その主目的は「課題解決」ですが、「コミュニケーション醸成」という側面があり、これこそが重要だとも思っているので、限られた時間を有効に使っていきましょうね！