【生産性向上】ビジネス文書作成時にチェックすべき項目

2023年6月9日 08:15

こんにちは、Bosch（ボッシュ）です。
私は、東証プライム市場上場のIT企業を昨年退職し、現在は再雇用で就業継続中の一般男性です。

あなたはビジネス文書をソツなく作成できますか。

ビジネスマンにとって、文書作成スキルは中核となるビジネスコミュニケーションです。

文書作成スキルが低いと自分だけでなく、文書のレビュアーや文書の読者の生産性も低下させてしまいます。

この記事では、文書作成において注意すべき項目を共有します。

結論ファースト

ビジネス文書では、結論を最初に書くのが基本です。

まず読み手に伝えたい結論を先に書くことで、読み手は文書の内容をすぐに把握できます。

その上で、読み手は結論をふまえて、その結論に至る経緯や原因などを読むことができるので、読み手の内容の理解度も高まります。

特に読み手が多忙である場合、結論ファーストの重要性は高まり、読み手の生産性は大きく高まります。

書いている人にとっては、文章の主語が明確で書いていない場合でも、文章
要旨を知らない読み手には、省略された主語がわからないことも多いです。

文章の主語が誰にもわかるように、文章には主語を明記しましょう。

また、主語は述語と離れると文章の意味が分かりにくくなるので、主語と述語はできるだけ、近接して配置するとより可読性が高まります。

何か読み手に依頼する文章を書く場合は、読み手に依頼する内容はできるだけ具体的に数字化して記載することが重要です。

曖昧な表現では、読み手は何を依頼されているかが十分に伝わらず、期待したアウトプットがもらえない可能性が高まります。

また、依頼する場合には、期限を明確に記載すべきです。

「6月中」とか「今週末」という表現もできるだけ、日付と時間で記載すべきです。

「本日中」と期限を切られても、「本日の17時」「本日の24時」「翌朝9時」など、いつまでに対応すればいいかは、読んだ人によって、いろいろなとらえ方があり、意図通りに期限が伝わらないこともあります。

ダラダラと記載された冗長な文章は、読むことにも理解するのにも時間がかかります。

それだけでなく、内容を理解するのにも時間がかかります。

簡潔に一文に言いたいことは一つに絞って、一文一文を短くすることを心がけるべきです。

読み手が理解できるような最低限の要素で、改行や段落にも気を使い、読みやすく工夫しましょう。

ビジネス文書の目的は、読み手に正確な情報を伝えることです。

読み手の立場で、理解できる文章となっているかを確認することは重要です。

などといった観点で見直しましょう。

ビジネス文書は、結論を最初に書くことで、読み手の理解度が高まります。
また、主語と述語を近づけ、明確な依頼内容と期限を記載しましょう。
文章は簡潔にまとめ、読み手の立場で見直すことも重要です。

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以上、Boschでした。