『世界で一番やさしい会議の教科書』榊巻 亮
概要
「世界で一番やさしい会議の教科書」は、榊巻亮さんが書いた、効率的な会議運営のための手法をわかりやすく紹介する本です。一般的なビジネスパーソンは、人生の約8年間を会議に費やしていると言われ、その多くが無駄な時間になっています。本書では、無駄な会議を減らし、効果的な会議を実現するための基本的な改善方法が提案されています。たとえば、会議の開催基準の見直し、終了条件の設定、最後に必ず決定事項を確認することなどです。さらに、若手社員がさりげなく会議を変えていくための「隠れファシリテーター」というアプローチも紹介されており、実践しやすい具体的なアドバイスが詰まっています。
本のジャンル
ビジネス、コミュニケーション、自己啓発
要約
「世界で一番やさしい会議の教科書」は、会議を無駄にせず、効果的に進めるための方法を具体的に紹介するガイドブックです。榊巻亮さんは、本書で無駄な会議の典型的な特徴を3つ挙げ、その改善方法について詳しく解説しています。
1. 集まる必要がない会議を避ける
著者は、会議の目的を考える際、まずその会議が本当に必要かどうかを検討することが重要だと述べています。特に、情報共有や報告のみの会議であれば、事前に資料をメールで配布し、必要に応じて質問やディスカッションの場を設けるだけで十分です。これにより、時間を大幅に節約し、業務の効率を高めることができます。例えば、月次報告会であれば、報告内容を資料で共有し、会議の時間は重要な決定やディスカッションにのみ充てることで、無駄を削減できます。
2. 終了条件を明確に設定する
会議がどのような状態になったら終わりになるのか、具体的な終了条件を最初に設定することが大切です。たとえば、「クレームの原因を特定し、その対策を決定する」という具体的なゴールを設定すれば、参加者はその目標に向かって発言しやすくなり、会議の方向性が明確になります。終了条件がはっきりしていないと、議論が延々と続いてしまうことが多くなります。さらに、議題ごとに時間を設定することで、会議の時間管理がより容易になります。たとえば、1時間の会議なら、最初の20分を原因特定に、次の30分を対策決定に割り当て、最後の10分でまとめを行うといった具合です。
3. 決定事項の確認を徹底する
会議の最後には、必ず決定事項をおさらいし、誰が何をいつまでに行うかを明確にすることが求められます。このプロセスを省略すると、次回の会議で再度同じ話題が繰り返され、時間の浪費につながります。参加者全員で決まったことを確認し、責任者を明確にすることで、会議が終わった後の行動もスムーズに進むようになります。
隠れファシリテーターとしての若手の役割
特に若手社員が会議を変えていくための方法として、著者は「隠れファシリテーター」というアプローチを提案しています。この方法では、表立って会議を仕切るのではなく、さりげなく会議の流れをコントロールすることが求められます。
最初のステップとして、会議の終盤に「今の会議で決まったことは○○で間違いないでしょうか？」と確認することが推奨されます。これにより、決定事項が曖昧なまま終わるのを防ぎます。次のステップとして、会議の冒頭に「今回の会議の終了条件を確認しておきたいのですが」と切り出すことで、会議のゴールを明確にします。これは、会議の進行を効率的にし、議論が目的に沿って行われるようにするための重要なステップです。
最後に、ホワイトボードや議事録を使って会議の内容を見える化する方法があります。終了条件や時間配分をホワイトボードに書き出すことで、参加者全員が意識して会議に臨むことができ、会議の質が向上します。発言内容を記録することで、会議の後に誰が何を発言したかを確認することができ、後のフォローアップも容易になります。
感想とまとめ
「世界で一番やさしい会議の教科書」は、会議の効率化を目指すビジネスパーソンにとって非常に役立つ一冊です。会議の無駄を減らし、より有効な会議を行うための具体的な方法が多数紹介されており、すぐに実践できるアドバイスが多く含まれています。特に、若手社員が「隠れファシリテーター」として会議を改善していく手法は、新しい視点を提供してくれます。会議は仕事の一部であり、その時間を有意義に使うことで、日々の業務効率が大きく向上します。
本書で紹介されているテクニックを活用し、会議のあり方を見直すことで、あなたの職場も変わるかもしれません。新しい会議のスタイルを学び、職場の生産性向上を目指しましょう。
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