Asana Premiumに切り替えてチームの動きが変わった話
この記事は2021 Asana Together アドベントカレンダー の参加投稿です。
先月からAsanaアンバサダーになり、早速15日目を担当させていただくことになりました。
（下のリンクアイコンから2021 Asana Together アドベントカレンダー の他記事も閲覧で見れますので、興味があればご覧ください）
さて、今記事はタイトル「Asana Premiumに切り替えてチームの動きが変わった話」の元、会社の今までの使い方とAsana Premiumプランに変えてどう変わったかをリアルに書いていきます。
私は自分の会社やチームにおいて以下の問題を抱えてました。
・他部署間で行うプロジェクトに歩留まりがある
・複数のプロジェクトやカテゴリを進行するにあたって、チーム全体が優先順位を把握できていない
・それに基づいたチームメンバーが細かいTODOを自発的に作り出し、可視化することができない
今回上記の課題に着目して、記事を書いて参りますので皆さんの参考になれば幸いです。
自己紹介
記事の前に、私の簡単な自己紹介。
私は株式会社リクリエのHR事業部に所属しており、組織開発を担当しております。会社の詳細は以下をご覧ください。
Asanaは自分のチーム内でまず導入をスタートしましたが、現在は事業部全体で導入してます。この記事ではチーム全体が導入するまでの話をご紹介させていただきます。（書いて見直したら人事目線での解釈が多かったです）
【前提】導入におけるポリシーとして、プロジェクトマネージャーとして私自身がタスク管理するのではなく、チームメンバーが自発的に目的に対してタスク分解まで落とし込めるようにAsanaの活用を取り組んでおります。
ジュニアレイヤー2名とのチーム発足：「共有」と「TODOの構造化」の取り組み
2021年初め頃、私は自分の事業部と別で、マーケティングチームのリーダーを兼任することになりました。
チーム構成は、新卒〜社会人歴2年目のジュニアメンバー2名。
仕事のいろはから育成する必要があったのと、会社でツール統一がまだなかったので、早速タスク管理ツール導入を決めました。
私は前職や副業も含めて、Trello、Wrike、Monday.com、airtable、JIRA、backlogを使ったことがあります。
ここでAsanaを導入した決め手は以下の通りです。
・日本語サポートがあるので、タスク管理自体に慣れていないメンバーにおいてのハードルを1段下げることができる
・UIがシンプルなので、直感的に使いやすい（コミカルな要素があるところも仕事において大事だと感じた）
・コメント機能があるので、slackなどのコミュニケーションツールでタスク進捗をしなくていいため、会話が埋もれない
・他API連携が豊富だったので、他ツールとの連携が可能で運用しやすい
最初の使い方としてタスクのステータス管理をメインで行ってたので、ボードビュー形式を使ってました。基本的な進捗管理でステータスは以下の通りです。
「Icebox」：やらなければならないタスク
「Ready」：今週やるが未着手なタスク
「WIP」：今行っているタスク
「Review」：上長確認待ちのタスク
「今週のDone」：今週の間で完了したタスク
「Done」：先週以前で完了したタスク
タスクのステータスを分けた後、チームメンバーにはslackと連携させることで、全体の動きを通知によって把握してもらうよう初期設定しました。
このステータス分けにして一番大事にしたかったのは、「今週自分がどんな成果を残したか」を目に見えるようにすることで、メンバーが振り返れる状態を作り、達成感や反省できることで仕事におけるモチベーションを高めることです。
課題：自分のタスクの「見える化」ができない
ジュニアレベルでよくある課題かと思いますが、私のチームメンバーもタスクを生み出すことができず、やることは理解してるが、それに到達するまでのプロセスを可視化することができない状態でした。
そこで、今回の組織目標としてまずメンバーには
タスク管理に慣れてもらう
今週することを見える化する
ことを目指しました。
この目標を実現するために以下3つのミーティング設け、自走できるスキルを身につけてもらうための準備構築をしていきました。
月曜日：今週のTODOを話す（30分〜60分）
水曜日：タスクの進捗状況を確認する（30分）
金曜日：今週のタスク振り返り（30分〜60分）
また、説明の中にDoneの定義も書いてもらうことで、どの状態になって初めて完了になるかを全員で認識統一することにしました。
これはタイムマネジメントで誰しもが通る壁ではありますし、できる人とできない人が性格によって様々です。メンバー自身も中々できないことに葛藤していることもあり、1on1でタスク管理の必要性やそれぞれにおいて気をつけるポイントを一緒に見出すこともやりました。
最初はできなかったとしても、習慣化することで、自分のできる裁量を把握することができ、優先順位もチームメンバーそれぞれが位置付けできるようになり、自然とプロジェクトが進むようになりました。またAsana内でのコミュニケーションも時間が経つにつれて活発になり、「共有」が今では当たり前にされるようになりました。
部署の統合：メンバーが増えることで現手法に限界が来る
チームメンバーがタスク管理に慣れてきて半年経った後、マーケティングチームがホテルのプラン販売促進チームと統合することに。
そこでチーム構成が以下のように2倍になりました。
今まで：私＋ジュニアメンバー2名＝計3名
今後：私＋ジュニアメンバー2名＋販売促進チーム3名（リーダー、メンバー2名）＝合計6名
人数が増えたことで、今までのように細かくタスクの確認をしていくと時間がかかってしまうのと、部署が別だったため、詳細理解にまず時間が必要だったので、今のやり方をそのまま使うのには無理がある、と感じました。
また、別チームではタスク管理をしていないということが判明。
理由はチームメンバーによっては細かく書いてくれないから全体把握をすることができないからでした。
課題：チーム間で仕事の進め方にズレが存在する
まず最初に行ったのは、チームメンバーそれぞれの業務ヒアリングです。
それぞれの業務を棚卸しし、そもそもタスク分解ができるのかどうかを確認しました。
確認した結果、以下の通りです。
・単発的依頼がウェイトとして多く占めており、優先順位をつけずに依頼順で業務をこなしている（それによって期限遅れが多発）
・TODOをルーチン運用と戦略思考を区分けできていないため、販売プラン戦略における攻めの姿勢を持っていない（時間を避けれない）
・大きな役割範囲は決まっているが、他メンバーが今何を動いてるかどうか、次に何を始めるのかは把握できていない
・KPIは決まっているが、それまでのマイルストーンをどうやって到達していくかが固まっていない
チームの印象として感じたのは、目の前の業務に追われている＆とにかく「忙しい」状況でした。
実際に合同でミーティングを始めても目指すべき視座が大きく異なっていたため、チーム間でコミュニケーションにズレが生じてしまうことが発生しました。
そこで解決策として以下を取り組むことにしました。
・チームの目的を認識合わせする
・目的を達成するためのロードマップを作り、優先順位を可視化させる
・優先順位高いものに対して必要なTODOを洗い出す
・そのTODOを「他の人に回せる業務かどうか」を分類分けする
上記を見える化したおかげで委託できる作業が明確になり、事務的作業に関しては派遣社員を雇うことになり、今のチームは戦略思考に時間を割くことのできる体制作りを実現しました。
また作業のバトンを渡す必要が出たことで、タスクを書くことが必須になり、抜け漏れを防ぐ一歩にも繋がりました。
とはいえ、見るべき範囲は大きく増えたので、Asanaの使い方を全体的に変える必要があります。
週ペース管理からプロジェクト管理に使い方をシフト
今まではやるべきことはざっくりと見える化され、役割の細分化がそこまで大きくなかったのですが、これからは広範囲に管理する必要があったので、以下のやり方に変えるためにPremiumプランに変更しました。
・先行タスクを把握できるようにしてプロジェクト全体のやるべきことと期日を把握できるようにする
・優先順位がわかった段階でスタート時期を見積も理、中期的なスケジュール作成に取り組む
・マイタスク機能をうまく利用して、自分のやるべきことをより分かりやすくし、同時進行で複数のプロジェクトに参加できるようにする
・他部署からのリクエストをフォーム化させて、業務遂行する前段階から欲しい情報を獲得できる導線を作る
またチームとしてタスク記入をするにあたってのポリシーも作成し、チーム全体でのタスクの作り方を統一する動きを図りました。
まだまだ課題は多くありますが、まずはチームでの足並みを揃え、統合に当たってそれぞれの動きを誰しもが把握できる場づくりを意識しました。
実際にこの動きをすることで、今まで一緒にやってこなかったメンバーとのキャッチアップもスムーズにでき、期日を作ることでタスクの進捗管理をタイムラインを見ながら全体で確認できるようになりました。
また、フォーム機能も自作で作ったカスタムフィールドの入力項目次第で、担当者のアサインが自動で割り振られるようになったことで、ボールが宙に浮いた状態もなくなることに。
更にはタスクを複数のプロジェクトと連携させることで、「チーム内管理」と「プロジェクト内管理」をすることができるようになり、部署間を跨いだ全体管理も実現することができました。
今後も現実と理想のGAPを軸に話すことで、事業として何を目指しているかを把握しやすくさせ、自分は何をすべきかを問い、解を生み出す仕組み作りとしてAsanaをうまく活用していく予定です。
（この件でいい使い方があればぜひコメントください）
Asanaで実現できた「思いやり」のあるチーム体制
プロジェクト管理する際は、以下2点に重きを置いています。
１）何事も楽しみながらこなす体験設計を作ることで「個」の生産性と価値を高める
私たちは24時間365日という誰しもが変えることのできない原理の中、平日5日の8時間（週40時間）を仕事に使っています。
この40時間をチームメンバー全員の意義あるものにすべく、まずは自分の手の届く範囲から自発的に取り組みたくなる環境作りを提供します。
この環境作りを生み出すためには自分のルールを一方的に押し付けるのではなく、時間をかけてメンバーに寄り添いながら最適な方法を見出すことで、自走できる組織作りへと導きます。ベンチャーの場合は特に「個」のモチベーションがない限り、「事業」の成功は実現できないと思ってますし、自走する組織を構築するには「個」それぞれに問題解決力の基盤を持っていて欲しいからです。
２）「他」の動きに感謝をし、「メンバー」で目的を果たす
ひとりで仕事を達成することは基本ありません。誰かからバトンをもらい、誰かに渡す作業が必然と起こってきます。そうなると、相手の状況が事前に見えることで事前に構えることができたり、サポートに入ることが可能になります。これで達成したものは誰かひとりのおかげではなく、みんなの達成です。
この視点で考えると、チームのために今やるべきことが頭の中で湧いてきます。チームワークは思いやりを起点に作られるものです。
Asanaを導入したことで、他チームのキャッチアップや、部署を横断した取り組み、組織体制の改革などがスピード感持って実現することができるようになりました。
タスク管理だけでなく、チーム意識の問題はどの会社においてもよくある問題だと思います。Asanaを導入することで、私はただタスクが見える化されるだけでなく、チームの満足度を高めることができました。
こういった事例を発信し、誰かの課題を解決できればと思い先月Asana Ambassadorとして参加し、今回この記事を書きました。
最後になりますが、Asanaの公式ブログで以下の記載がありました。
Asana のミッションは、世界のチームが容易に協力しあえるようにし、人類の豊かな未来に貢献することです。
ビジネスマンとして、Asanaのユーザーとして、Asana Ambassadorとして、誰かの力になるためにGive backしなければならないと喚起つけられた言葉でした。
今後も定期的に発信していければと思っていますので、よかったら「フォロー」よろしくお願いします！
Twitter: https://twitter.com/momo_at_reqrea