フルリモート組織の僕たちが大切にしている、業務生産性を高める4つのポイント

※bizhikeはCASTER BIZ セールスマーケへ名称を変更しました

※この記事はbizhike Advent Calendar 2021の6日目の記事です。

こんにちは、bizhikeの山本てつやと申します！企画したり資料作ったりしています！

突然ですが、bizhikeは北から南まで幅広い地域のメンバーで構成された「フルリモート組織」です。
フルリモートで働いていると、知人友人から「それ業務生産性落ちないの？」と言われることもあります。

みなさんはリモートワークによって業務生産性が落ちると思いますか？

僕もリモートワークを始めた頃は、「コミュニケーション取りづらいし...仕事しにくいんじゃね？」などと思った記憶があります。

でも、改めてbizhikeのチームを見ると「リモートワーク＝業務生産性が落ちる」とは全然感じません。
その理由は、「リモートでも業務生産性を高める仕組み」が回っているからかなーと思ってます。

今回のnoteでは、フルリモート組織のbizhikeが実際に行っている、業務生産性を高める仕組みについてお話しします！

リモートワークの業務生産性を高める4つのポイント

bizhikeでは、以下の4つのポイントを重要視しています。

これだけではわかりにくいと思うので、各項目について「メリット」と具体的に取り組んでいる「仕組み」を、ゆるっと話していきます。

とにかくコミュニケーションを取りやすい環境作る！

常に殺伐とした世紀末な雰囲気の職場なんて嫌ですよね。でも、リモートは姿が見えないぶん視覚的に相手の状況を把握できません。

なので油断するとコミュニケーションが消極的になり、発信がしにくい世紀末に突入します。だからこそ日頃からのコミュニケーション環境が重要です。

bizhikeでは「相手の時間はどんどん奪う」風潮があり、みんな「いつでも相談してね！」というスタンスです。

業務中ちょっと相談したいなーって場面ありますよね。ある人が1時間かけて悩むことは、周りに聞けば5分で解決するかもしれません。解決どころか新たなインスピレーションが生まれるかも。

だったら、「相手の状況を伺うより積極的にコミュニケーションを取った方がイイじゃん？」という社内カルチャーです。単純に相談受けるの大好きマンが多い優しい世界でもあります。

各メンバーのちょっとした情報発信もそう。淡々と業務連絡しかされないようなチャットでは、能動的な発信は生まれない！（とか思っているのでめっちゃ雑談するし基本ハイテンションです）

テキストコミュニケーションでは相手の表情が伝わらないため、「了解です。」だとちょっと冷たい印象を与えることも。「了解です！！！！うす！！！！」の方が、ちょっとうるさい気もしますが、明るさは感じます。

スタンプも明るさを作る秘訣。bizhikeではスタンプの種類が豊富で（調べてみたらカスタムが800種類以上ありました）さまざまな場面で活用しています。

すみません、多すぎてほとんど活用できていないです（なぜか事業部長のスタンプのバリエーションが異常にあります）

こうした積み重ねがちょっとした事も含めて「コミュニケーションが取りやすい環境」を構築するんだなぁ。てつや。

ドキュメントを残しまくる文化

議事録や資料、業務上のTipsなど、とにかくドキュメントを残しまくる文化です。bizhikeはNotionラブなので、どんどこ情報を蓄積しています（ﾄﾞﾝﾄﾞｺ！

いちいちテキストに残す作業は面倒ですが、その”面倒”がそのままチームの資産になります。

直接口頭でするコミュニケーションは楽なのでついやってしまいがち、でもまた説明する場面がきたらゼロベースで同じ内容を話すことになります。「もう来ないだろwww」とか思いつつも、第2第3の刺客はいつだってやってくるのです。

とはいえ...「みんなドキュメントに残してね〜！」と言ってもなかなか集まりません。面倒くさいからです、まさしく僕がやらない筆頭です。本当にごめんなさい。

そうならないために、ルールと仕組みで「強制的にドキュメントを残す環境」を作ってます。

例えば、「各mtgで必ず議事録を取る」というルールを作っておく。さらに「朝礼で5分間、資料を蓄積する時間を作る」「直近の学び・施策の勉強会を持ち回りで実施する」などの仕組みを作る。ルールと仕組みをうまく活用すればあら不思議、どんどん情報がストックされます。

ただ、仕組みをフル回転していても箱の整理がされなければ、情報だけが溢れたカオスな世界が待ち構えています。そうならないために、読み手視点を意識して箱作りしていくことが大切ですね。

とにかくトランザクティブメモリー高める

トランザクティブメモリーとは
この概念は、組織全体が同じ知識を記憶するのではなく、組織内の「誰が」「何を」知っているのかという情報を把握する事を重視する考え方です。つまり、「What」ではなく「Who knows what」が共有されている状態を指します。
出典：トランザクティブメモリー

チーム全体で情報格差をなくして均質化させるのはめっちゃハードルが高いです。みんなスーパーマンにはなれません。それよりも「誰が何を知っているか」の共通認識を持つ方がハードルも低く、生産性向上に寄与すると思います。

トランザクティブメモリーを高めるには、とにかく「誰が何をしているかをシェアする機会」を増やしていくことです。

例えば、「ワイの作った資料ドヤァ（ﾄﾞﾔｧ）」と自身のアウトプットを見せたり、オープンチャットの内容をネトスト並に見ることによって自然とトランザクティブメモリーが高まります。

トランザクティブメモリが低い状態だと、チーム内で「誰がどのような特徴を持っているか」不透明になります。なんか知らない人と仕事してるみたいで怖いですね。（個人の感想です）

そうなると、せっかく社内に詳しい人や知恵・資料があっても認知されず、業務を効率化するチャンスを逃すことになります。チームの人を知るって大切ですね！

とにかく非同期コミュニケーションを活用する

非同期コミュニケーションとは、ビジネスチャットツールや電子掲示板、メールなどを活用して、個々人が都合のよいタイミングで情報を共有するコミュニケーションスタイルのことを指します。
出典：非同期コミュニケーションとは？非同期コミュニケーションを活用する方法

らしいです。かっこいいから使ってましたが、そうなんですね。

前述の説明によると、普段のチャットのやり取りが「非同期コミュニケーション」ですが、チャットだけでなく非同期コミュニケーションのやり方や種類を増やすことで、通常よりもさらに効率的に業務を進められます。

日々の業務では「テキストではなく口頭で説明したい！（ふんす）」なんて状況もあります。そんな時には画面共有と録画が同時にできるツール。これを使うと、好きなタイミングで相手に口頭説明の共有ができちゃいます。

また、「自分、今こんな状態です！」みたいなステータスをチャットに残したり、タスクをオープンな場所で可視化することで、非同期でも誰がどんな状況なのか把握しやすくなります。

単純なチャットのやり取りだけではなく、こうした非同期コミュニケーションのチャネルを増やすことで、リモートワークでも透明性の高いチーム体制を構築できるんだなぁ。てつや。

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CASTER BIZ セールスマーケでは、価値観に共感してくれる新メンバーを募集中！

いかがでしたか。まとめとして当初の質問に答えるのであれば、「リモートワークでは業務生産性は落ちない」です。

当然、そのためにはリモートワークに最適なオペレーション（仕組み）が必要です（オフィスワークに最適化されたオペレーションを無理やり当てはめても絶対にうまくいきません）。

このようにbizhikeでは、フルリモートであっても安心して働ける環境づくりを大切にしています。もし私たちの価値観やカルチャーに共感してくださる方がいらっしゃれば、まずはぜひカジュアルにお話しましょう！

ちなみに、KVが「ひつまぶし」と「味噌カツ」なのは最近食べて美味しかったからです。ありがとうございました。

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株式会社キャスター　CASTER BIZ セールスマーケ（旧称：bizhike）
ベンチャー・スタートアップ を中心にハンズオン型の業務支援を展開。新規事業の企画設計から、営業・マーケティング・採用に至るまで幅広く支援。お客様のチームの一員として伴走しながら、一緒に悩み、考え、喜びあう新しいサービスです！

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