第3回：電話内容がデータ化されるって、実はすごい便利だった
asanaを使い始めて、いい感じに電話代行を使えるようになってくると、人は欲深いもので他も簡易化したい欲が出てきます。
そこで目をつけたのが、新規のお客様情報の自動登録化。
ビジネスアシストでは、ご入会前のお客様情報はクラウドのCRMシステムで管理をしており、メールでお問い合わせをいただく場合、メールからCRMシステムへは自動で情報が同期されるようにしています。
しかし、電話でのお問い合わせの場合はどうしても手動のため、登録し忘れなどの人為的ミスが発生していました。
せっかく電話内容をデータ化したので、ここの部分を自動化したい！ということで、色々方法を考えてみました。
まず一つ目。
ビジネスアシストからのメールは決まった形式で送られてきます｡
応対日： 2020/11/24
時刻： 16:54
相手会社名： 山田事務所
相手氏名： ヤマダ タロウ 様
宛先： *担当者なし 他 様
内容： 来週の打ち合わせの件。先に資料をメールでお送りしたのでご確認くださいとの事。01-2345-6789
着信番号： 0123456789
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ビジネスアシスト：田村
ということは､これをGoogle Apps Scriptや、Power Automateなどを利用して項目ごとに本文から抽出し、管理システム側の該当項目と同期したらよいのではないかと｡
確かに､この方法を使えば、かなりの部分を自動的に入れ込むことができるので、登録し忘れはもちろんのこと、かなり業務を短縮できます。
しかし、ここで問題なのがGoogle Apps Scriptも、Power Automateも､素人にはちょっと難しいということ｡詳しい方がいれば､楽々設定できると思いますが､素人が調べながら設定すると､かなり時間がかかります｡そして時間をかけた割に上手くいかない場合も･･･｡
そう考えると､ちょっと試してみたい！ぐらいの気持ちで始めるには少しリスクが高い方法かもしれません｡(私は途中の設定で挫折しました)
次に考えたのが
そんなに自動で項目が更新されなくてもいいので､とにかく問合せ記録を自動作成出来るようにしてみようという方法｡
本音を言えば､自分で入力する部分が少ないほど楽ではあります｡
ただ当社では情報を入力することを忘れることの方が問題で、自動的に作成されれば、必要情報が登録されているかは後からでもチェックができます。作成を忘れたら､受けた本人以外決して気が付かないので、チェックのしようがありません。
そう考えたら、作成されるだけで大きな進歩と､かなり割り切って考えてみることにしました｡
その結果､2度3度お電話くださったお客様のデータが､重複して登録されてしまったりなど､ちょっとした不具合はありましたが､そこは運用でどうにでもカバー出来るようになりました。
また時間のあるときに､データ登録の自動化の細かい部分は考えていこうと思いますが､いまのところは､概ね満足できる設定となっています。
こうして､正確な情報を登録しておくと､キャンペーンの反応率はどうだったか､広告等を出したときの効果はどうだったかなど､しっかりとしたデータを取っておくことができるので､マーケティングにも役立つデータを取る事ができます｡
こうしたお問合せの情報は､貴重な財産です｡電話をデータ化したのであれば､しっかりと記録して役立てていきたいですね！
★この記事で何かご不明点、ご相談などあればお気軽にお問い合わせください★
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