定常業務はQCD改善とノウハウの蓄積で行こう

定常業務、つまりプロジェクトのような目標や期限が決まっていない、日常的に継続して行われる業務において、自分ならではの付加価値を加えるにはどうしたらいいんだろう？ということによく悶々と悩みます。こういうときこそ経営の知識を応用してみましょう。

というわけで、定常業務をより良くする方法について悩みながら書き出してみようと思います。正解とか模範のやり方ではありません。個人の悶々とした駄文です(^_^*)

継続的にQCDを改善しよう

定常業務でよくある現実として、職場によっては、残業が多い、ミスが多いなどはあると思います。というか、そういうことって珍しくないですよね。

定常業務は類似の業務を繰り返して行います。まったく同じということはなくても、業務のプロセスはある程度決まっています。そこに当てはまるデータが毎回違うとか、たまに例外的な事情が発生するわけで。

繰り返すということは、改善してより良くしていくということが思いつきます。生産管理においては、QCDという物差しが使われます。勿論、オフィスやお店でQCDを使ってもいいです。

QCDの視点で考えてみる

というわけで、ここはQCDで考えてみましょう。前提条件として、オフィスの仕事を想定しています。

・Q（品質）
まずはQです。品質を上げるということは、ミスを減らすと考えれば簡単でしょう。よくミスする作業に関しては、注意点や上手くやるテクニックなどを模索します。そして手順化なりプログラムによる自動化なりを行います。手順化するならマニュアルなどに明記もしましょう。

・C（コスト）
次にCです。コストダウンですね。生産であれば廃棄ロスを減らすなどでしょう。オフィスの業務ならば、同じ目標を達成できる方法のうち、少ない工数で出来る方法を選ぶなどです。またはプログラムやマクロを組んで、人手を不要にすることもコストダウンですね。

受託で仕事をしている場合（アウトソーシングなど）、わざわざ発注せずとも発注者が自前で出来るようにしてしまうこともコストダウンの1つとなりそうです。

・D（納期）
最後にDです。これは納期を短くするということです。これもプログラムやマクロで単純作業は自動的にできるようにしてしまうという方法が考えられます。資料などはテンプレート化してコピペで作れるようにするなどですね。問い合わせなどは、よくある問い合わせはよくある問い合わせ一覧を作るのもありでしょう。

便利なテクニックがあれば手順化、マニュアル化して共有しましょう。またはペアプログラミングみたいに、一緒に手を動かして説明しながらやってみるもの良さそうです。

QCDという観点でもアイディアは出る

QCDの改善というだけで、オフィス業務でもそれなりに思いつきますね。こういうの、色々考えて定型化、形式知化していきたいと思います。書き出して見るとスッキリするなぁ(^_^*)

ノウハウの見える化、形式知化、蓄積をしよう

定常業務においては、数年でジョブローテーションすることがあります。ということは自分が色々工夫して改善しても、担当者が変わったら元の木阿弥になってしまう可能性があります。

ならば引継ぎをしっかりすればいいという意見もあると思いますね。それは勿論大事です。しかし人間の記憶は曖昧なので、それだけでは忘れてしまうかもしれませんね。また、引継ぎ時に自分が思い出せないことも沢山あると思います(^_^;)こっちの方が多いかなと(^_^;)

というわけで、ノウハウは見える化したいですね。ちゃんと形式知にして記録し、誰でも見れるようにしたいです。マニュアルに埋め込んでも、解説付きのプログラムやマクロにしてもいいと思います。

ノウハウを積み重ねて、なおかつみんなで見れるようにするということが大事です。自分だけ知っているって結構危険ですから。

資料が増えすぎると面倒なので、ノウハウの埋め込み方は気を付ける必要がありますね。表や図でコンパクトにまとめられるといいのでしょう。おっと、これにはもっともっと修練が必要かなぁ(^_^;)

終わりに

思いつくのはこんなものかなぁ。思いつき次第、色々試してみるのがいいかもしれませんね。PDCAサイクルとも言いますし。

折角色々とノウハウを開拓して効率が上がったので、担当が変わった途端に効率が落ちるということは避けたいものです。そうなれば、せっかく開拓したノウハウが自然と引き継がれていく仕組みを作る必要がありますね。色々と試してみましょうか。