一般的なテンプレは終焉。求職者の目に留まる「フェーズ別テンプレ」作り方をご紹介！
早速ですが、皆さんに質問です。
「求職者さんとのやり取りで、どんな内容にしたら良いか迷ったことはありませんか？」
採用活動を行う際、常にフェーズ感の異なる求職者さんと連絡しなければなりません。内容に迷い、なかなかメールを作成出来ず後回しになってしまい、その結果対応が遅れてしまう、というケースも多いのではないでしょうか？
そうは言っても、応募してすぐに対応しなければ求職者さんのモチベーションは下がってしまい、終いには音信不通になってしまうなんてことも。
申し遅れました、ポテンシャライト の寳田（ほうた）です。
「〜〜な場合、どんな連絡をするのが良いのでしょう？」
当社でも、たまに頂く質問です。
そこで・・・当社が提唱するOX(Operation Experience)を元に、想定できる
フェーズごとテンプレを作ってみました🙋♀️
本noteでは
・そもそもどんなフェーズがあるのか
・テンプレートを作成する上で気を付けたいポイント
をお伝えしていきます。
0. はじめに 〜当社の提唱するOXとは〜 ※スキップOK
まずはじめに、当社が提唱するOXについて。
OX（Operation Experience）はCXに分類されます。
・・・どういうこと？と思われた方もいるのではないでしょうか。
そこでCXのおさらいを簡単に。
- CXとは「採用プロセス全体」における「候補者の体験（CX）」のこと。
- CXの「C」とは「Candidate(候補者)」のこと。現在の求職者だけでなく、過去のすべての候補者と、将来の候補者も含まれます。
- CXの「X」とは採用プロセス中に候補者が経験するすべての感情、行動、態度などのこと。
- 採用プロセスとは、御社を「認知」してからの「応募」「面談」「内定」まで全てのフェーズを指す。
CXについて詳しく知りたい方はこちらへ。
下の画像は、当社が提唱するCXを分類したものです。
その中でも、下記3分類は特に重要です。
◆CXの3分類
1) Operation Experience (OX) ※本noteはココ
2) Interview Experience (IX)
3) Offer Experience (OFX)
とにかくこの採用オペレーション体験を仕組み化し、且つリッチ化(おもてなし化)し、「採用オペレーション力が強い会社ほど、採用で勝てている」という世界観の構築をしていきたいと思っています。
1. フェーズ別テンプレ
ではここから、実際にどんなフェーズがあるのか、どんなフェーズのテンプレを作成したのかをご紹介させていただきます。
作成したテンプレをフェーズ別に分けてみました。
今回7つのフェーズに分けて作成しました。それぞれ紹介させていただきます。
1-1. 応募〜書類通過
「書類選考通過」のテンプレは、作成している企業も多いのではないでしょうか。しかしながら、媒体経由の応募からエージェント経由の応募など、応募経路って異なりますよね。WantedlyやGreenなどの媒体では、単純な応募というものではなく「今すぐ一緒に働きたい」のか、「少しだけ興味がある」のか、求職者さんの意向も把握できます。
そのため、応募から書類通過時のテンプレは、特に下記2つのポイントを意識して作成しました。
a)何経由の応募なのか
b)求職者さんの意向はどうなのか
・・・そうすると、応募から書類通過時だけで8つのテンプレが。
1.応募のお礼（書類選考に少し時間がかかってしまう場合）
2.媒体からの自然応募
2-1)意向高めの場合
2-2)話を聞いてみたい場合
3.他のポジションが良いと思った場合
4.エージェント経由の応募
→エージェント経由の場合「どこ」を評価して通過なのかは
伝えた方が良い。
4-1)すぐにでも会いたいと感じた場合
4-2)やや懸念が残る場合
5.スカウト応募
6.リファラル経由の応募
1-2. 不合格・辞退
「不合格」連絡の場合、不合格の理由を明記しない企業も多いのではないでしょうか。企業側としても、せっかく応募してくれた方に不採用の連絡をするのは、気持ちの良いものではありませんよね。
「お見送りメールって何を書いたらいいのか分からない」
「トラブルにならない不採用の伝え方を知りたい」など、あるのではないでしょうか。
お見送りを伝える際に意識したのはこの2つです。
a)選考を受けてくれた感謝を伝えること
b)お見送り理由は応募者への配慮を忘れないこと
こちらからのお見送りだけでなく、求職者さんから辞退の連絡を受けることもあるでしょう。せっかくのご縁ですので、下記のように感謝を伝えましょう。
「●●さんの、転職という大きな人生の選択に弊社が加わったことを大変嬉しく思うと共に、今後のご活躍を影ながら応援しております。」
1-3. 日程催促
「催促」というとあまり良い表現ではないのですが、書類選考合格メールをお送りしたのに返信をいただけていない方に対しての、面接日時催促をするご連絡のことです。メールが埋もれてしまっている可能性も高いので、ポテンシャライトでは面接日時催促のご連絡を2〜3回までは実施するようにしています。
連日催促のご連絡をしてもあまりよろしくないかと思いますので、「営業日で2日空けて」ご連絡するようにしています。
ただ、同じ内容のメールで全てお送りしていては完全にBotなので、1度目、2度目、3度目と内容は変えます。
1-4. 面談・面接確定連絡
今やオンラインの面接も非常に多くなっています。オンライン面接なのか、対面面接なのかによって、お伝えする内容もやや異なります。
また、求職者さんは面接や面談の日程が確定してから当日まで、企業のことを自力で調べます。そんな時、確定メールで企業側から見て欲しい情報などが届いたら「親切な会社だな」と映るのではないでしょうか。
そこで下記8つは、面談・面接確定連絡に入れることをお勧めします。
1.面談・面接日時
2.オンライン面談/面接の場合
2-1)オンラインツールの登録方法
3.対面面談/面接の場合
3-1)アクセス方法
4.準備いただきたいもの
5.選考回数
6.当日の面談担当者/面談人数
7.会社の情報（見ておいて欲しいもの）
8.当日を楽しみにしているという一言
※自然災害など、でリスケをお願いするときのテンプレも作っておくと便利でしょう。
1-5. 面談・面接通過連絡
面談や面接を終えた後、通過の連絡をすると思います。通過であれば、選考の終盤に直接求職者さんにお伝えしたいところですが、すぐ結果が出ない場合もありますよね。
そんな時にも、しっかりと選考のお礼をお伝えすることをオススメします。
選考のお礼メールには、感謝の意とともに選考官の感想を添えてみても良いでしょう。
1-6. 最終フェーズ
選考も最終フェーズに近付くと、求職者さんとも顔見知りになり、やり取りも増えるでしょう。このフェーズでは大きく4つを作成しました。
・意向の確認
・リファレンスチェックの依頼
・内定の報告
・入社までの案内
最終面接前に、求職者さんの自社への意向、選考状況は正しく判断できていますか？このタイミングで意向の確認をしても良いでしょう。また、その他リファレンスチェックのご依頼や内定報告など作成しましたが、このフェーズでは、できる限り、特に慎重にやり取りすることをお勧めします。
1-7. その他
企業によっては、SPIやコーディングテストなど、求職者さんに課題をお願いするケースもあるのではないでしょうか。
このフェーズで企業側として不安なことは「このテストで離脱しないかどうか」という点
求職者側として気になることは「このテストがどのくらい評価に関わるのかか」という点
依頼の仕方で離脱しないとは言い切れませんが、提出期限だけでなく、離脱しないように求職者側が気になることは盛り込みましょう。
2. テンプレ作成におけるポイント2選
いかがでしたでしょうか？求職者さん一人一人が違うように、選考にもいろんなフェーズがあるでしょう。このようにフェーズ別に用意することで、チーム内で共有して、属人化を防ぐことも可能です。
全てのテンプレを作成する中で、特に意識したポイントは大きく2つありました。
①ミスを誘発させないような設計かどうか
②CXの観点は入っているか
皆さんどうでしょう。普段使っているテンプレは上記ポイントに沿っていますでしょうか。
2-1. ミスを誘発させないような設計かどうか
せっかく作ったテンプレ、いざ使用してみたらミスの連発。
・・・なんてことは避けたいですね。テンプレでミスをしてしまう要因は書き込むことが多いテンプレなのかなと。例えば「●●の経験から〜」、「●●という理由で応募してくださったのですね」など。求職者さんに合わせたメッセージはとても素晴らしいのですが、間違えてしまっては元も子もありません。
2-2. 「CX」の観点は入っているかどうか
メッセージのやり取り一つとっても、求職者さんとの貴重な接点の場です。生かす他ないですし、メッセージでも良い印象を持っていただけたらベストですよね。そんな中で、一般的なテンプレを使用しては勿体無いです。求職者さんの立場に立ち、「このテンプレは心地よい文章かどうか」「違和感がないかどうか」は意識しましょう。
3. フェーズ別テンプレートについて
今回フェーズ別テンプレートを作成しました。
「テンプレート欲しいな・・・」などコメントを頂けそうな気がしたので
恐縮ながらご用意させていただきました！
以下フォームよりお問い合わせ頂くと、チェックリストのご送付＆直接解説させていただきます。（法人企業の経営者様、人事担当者様限定でご案内させていただきます。）
また、弊社ではこの様な採用のアドバイスはいつでも行っています。ご興味をお持ちの方はお気軽にご連絡をいただければ幸いです。採用状況を鑑み、無料でカウンセリング商談も実施しておりますので、よろしくお願い致します。
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