【⏳️1ヶ月無料】意思決定プロセスに潜むリスクと改善⚖️
こんにちは。綾沙汰です。
今回は意思決定シリーズの第三回目として、意思決定のプロセスにおいて、その結論を誤らせる要素、およびそれらの対策について議論をいたします。
✅️「プロセス」について
念の為、「プロセス」という単語の意味を確認しておきましょう。
「プロセス」は英語の「process」を語源とした外来語で、物事の手順や方法、過程、経過などを意味します。ビジネスシーンでは、業務フローや処理、手続きにおける段階を意味する使い方が多いでしょう。
当記事では特に、ビジネスにおける何らかの手順を意味するもの（以下、ビジネスプロセス）を取り扱います。ビジネスプロセスの例としては、例えば『商品の発送』を目的とした場合、
商品の梱包
発送伝票への記入
集荷の依頼
発送
という４つのプロセスを経て目的を達成します。
【参考】https://www.nttdata-gsl.co.jp/related/column/what-is-business-process.html
そして『意思決定のプロセス』は、上記の例のようなビジネスプロセスと同様の扱いができる面もあれば、それらとは決定的に異なる要素を含むことも知られています。
１つは、企業の上層部の一部の人々や個人にプロセスが委ねられているという点、そしてもう１つは改善を目的とした分析の方法が普及していないという点です。
✅️「意思決定プロセス」における問題
先程挙げたような「異なる要素」により、どういったことが問題となるのでしょうか。
前者において問題視されるのは「グループシンク」と呼ばれる、プレッシャーなどにより集団での多角的な視点での評価をしないまま、強引に合意を取ってしまう傾向を指します。
これは企業で重要な意思決定をする際にも問題になりやすく、少なくとも対策を知っていないと高い確率で誤った意思決定をしてしまいます。
では、なるべく誤った判断をしないためにはどういった対策を取ればよいのでしょうか。
実は、次の４ステップにより改善されると言われています。
優先順位の特定
棚卸し
介入
制度化
これらのステップを１つずつ見ていきましょう。
📑1. 優先順位の特定
『優先順位の特定』とは、意思決定をする項目をリストアップして、その優先順位を決定することを指します。急を要する項目や、意思決定を早めにしておくとメリットが大きい（or リスクが小さくて済む）項目を先に決定することで、その内容を分析する時間的猶予を多く確保できるようになります。
これは当たり前のように聞こえるかもしれませんが、「何となく」ではなく、ステップとして落とし込むことにより、そのメリットを常に享受できるのは非常に大きなアドバンテージです。
📑2. 棚卸し
『棚卸し』とは、一言で言えば「内情の調査」です。
優先順位が決まったら、その意思決定プロセスでは誰が何を担当し、その頻度、使用できる情報など、つまり「改善ができる要素はどこか」を明らかにし、また同時に、「意思決定の検証のための共通言語（やり取りをスムーズにするための効率化された手段）」を生み出すことができます。
逆にこれらをはっきりさせておかないと、その意思決定は誰も責任を取らなくなりますし、そのプロセスがいつまで経っても非効率性を保ったまま大変な仕事をしなければならない人が増加してしまいます。
意思決定というのは業務で常日頃から発生し、仮にその積み重なりが非効率なままだと、その影響は時間とともにどんどんと膨らむことは容易に想像できるでしょう。
意思決定プロセスは一般的に、他のビジネスプロセスと比べてはっきりと策定されないことが多いため、意識的かつ機械的にその棚卸しをすることは重要で、かつ競合他社に差をつけるためのファクターと言えるでしょう。
📑3. 介入
上記２ステップで行なうことを決定したら、実際に行動に移します。
システムの設計や、役割、プロセス、やることなどを具体的に定義し、意思決定を実際に下していきます。
より効果的な介入をするには、その意思決定の全体像がしっかりと可視化され、うまく機能しているかをチェックしていくことが肝要です。
特に「優先順位の高い意思決定のプロセス」は、早い段階で介入し、その意思決定の結果から、しっかりと分析と再介入を繰り返す余裕を持つことが重要です。
📑4. 制度化
意思決定に関わるマネージャには、定期的に『意思決定の仕方』を決めるためのツールや支援をする必要があります。
専門家の支援による研修や、分析ツールの提供、様々な角度から意思決定の質を評価したりなど、会社全体や外部からの支援を得て、意思決定プロセスの質を高めていきます。
✅️意思決定者が把握すべきこと
先程の４ステップで、意思決定の改善が図れることが分かりました。
その際、意思決定者が是非とも把握しておきたい点が３つあります。
それは以下の３つです。
必要な情報
役割分担
プロセスの構造
「意思決定をする上で必要な情報は何か？」
「誰がそれを担当するのか？」
「プロセスはどのような内容なのか？」
この３点を、意思決定者はしっかり意識して先程の４ステップを繰り返すことで、効率的に意思決定ができるようになります。
✅️意思決定プロセスの「自動化」
しかし、意思決定プロセスの中には特に「大量の顧客、及びそのやり取り」を取り扱うようないわゆる雑多なプロセスが多いビジネスなど、『人の力だけで意思決定をしていては到底追いつかない』場合があります。
このような場合、意思決定のプロセスを「自動化」することで、リアルタイムかつ同時並列的な意思決定を実施することが可能になります。
例えば、大量のデータの蓄積およびビッグデータ分析、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）など、従来は人が行なっていた『判断を要する業務』を自動化し、すぐに結論を出せるようすることにより時間とコストの大幅な削減が可能になりました。
とはいえ、自動化ツールを動かした後に完全にほったらかしにできるわけではなく、定期的にツールやデータのメンテナンスをする必要があります。
やや専門的な話になりますが、自動化ツールの人的メンテナンスは以下の４つを実施することが大切とされています。
経営陣が理解できない分析モデルを事業に組み入れない
前提条件を明確にする
「モデルマネジメント」を実践する
人的なバックアップ体制を充実させる
『人的なバックアップ体制を充実させる』についてですが、『自動化』は人間の判断に劣る部分もあり、その補助をする意味で「専門家の力を借りる」か「自動化アルゴリズムの更新」が必要な場合があります。
✅️意識すべきこと
より優れた意思決定をするためには、大きく以下の２つを行なうことが重要とされています。
内部の意思決定プロセスの可視化
変更の結果の評価
これらは意思決定プロセスだけでなく、他のビジネスプロセスにおいても重要です。物事をしっかりと整理し、改良を繰り返すことで、より生産性の高い活動を長期間維持できるようになるのです。
✅️さいごに
いががでしょうか。もし「ためになった！」という方がいれば「スキ！」を押して頂けるととてもありがたいです。またコメントも是非是非お待ちしております。
「このテーマでもっとこのことについて書いてほしい！」などがあれば是非ご連絡下さい。有益そうであれば追記するかもしれません。
以上でこの記事は終わりです。
お読みいただきありがとうございます。
いいなと思ったら応援しよう！
