私の守護神！Backlogの「メールによる課題登録」とは
このnoteはBacklog Advent Calendar 2023の18日目の記事です🎉
いよいよ12月も後半戦ですね🎄
急に寒さも増してきましたが、元気にクリスマスを迎えられるよう、ご自愛くださいね。
さてさて！皆様こんにちは！
ヌーラボでBacklogのカスタマーサクセスを担当している原です。
今日は私がいつも助けられているBacklogのイチオシ機能：メールによる課題登録機能について紹介したいと思います！！
「メールによる課題登録」とは
この機能がなければ、私の業務は回りません。なくてはならない必須の推し機能です。
どんな仕組み？
指定のメールアドレスに受信したメールを、課題として自動起票する機能です📩
課題の件名=メールの件名
課題細欄=メール本文
課題の担当者（種別、カテゴリーなど）=メールアドレスごとに設定
課題の期限日=メール受信日からX日後
上記のように、メールの内容をそのまま課題に連携できるのです。
設定方法
①Backlogの設定画面上でメールアドレスを発行します。
手順：【プロジェクト設定】→【インテグレーション】→【メールによる課題登録】と進みます。
②【課題登録用のメールアドレスの追加】から簡単に設定を追加できます！
メールアドレスは自動で発行されるので、あとはカテゴリーや課題の担当者などをぽちぽちと埋めていくだけで設定完了です🙆♀️
細かい設定手順についてはヘルプページ「メールによる課題登録を設定する」をご覧ください👀
③最後に、課題登録したいメールを【課題登録用のメールアドレス】に転送します。
すると、即座にそのメールが課題として起票されます！
私はこの機能を利用して、お客様のとの商談記録を課題で管理しています。
商談予約ツール（弊社はCalendlyを利用中）上で予約が入ると、大体の場合メールで予約通知が送られてきますよね？
その【予約通知メール】を【課題登録用のメールアドレス】に自動転送するようにしています。（自動転送の部分は、Gmailの機能を利用しています）
商談予約が入った瞬間にBacklogに課題が起票されるため、対応漏れが確実に防げるのです。
忘れっぽく、そそっかしい私にとっては守護神のような機能です。
「メールによる課題登録」のありがたさを感じる瞬間
自動で課題が作成される度に、その都度ありがたみを感じるわけですが、とりわけありがたさを感じるのは月末や期末に案件数をカウントする瞬間です。
お客様との商談のうち、Backlogのご相談は【カテゴリ=Backlog】、Cacooのご相談は【カテゴリ=Cacoo】と、自動でカテゴリまで設定が済んでいるため、各プロダクトごとの商談数などを計測する際、集計漏れは起こり得ません。
起票作業を自動化することで、起票時の入力漏れなど防げるため、集計時にありがちな確認作業を省けます。
地味なポイントかもしれませんが、毎月嬉しさを噛み締めながら集計作業を行なっています。
Google フォームとの合わせ技
メールからの課題登録機能はGoogle フォームと連携させると、これまた便利に使えます！
フォーム登録をトリガーにBacklogに課題が自動起票されるため、Backlogのアカウントを持っていない人からのリクエストなどを管理するのにとても便利です。
こちらについては過去に弊社のAngelaがブログを公開しているので、ぜひ覗いてみてください。
人事の私もコピペでいけた！Google フォームの回答をBacklogの課題登録と紐づけて業務ミスを軽減しよう！
おわりに
今回は「メールによる課題登録」をイチオシ機能としてご紹介しましたが、この機能の便利さ、ありがたさは伝わりましたでしょうか？？
便利さもさることながら、設定のハードルの低さもお気に入りです。
ぜひ、皆様もご自身の業務で取り入れられそうなものがあれば試してみてくださいね。
それでは素敵なホリデーシーズンをお過ごしください🎄
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