超一流の会議と日本企業の会議の違い

会議の目的とは「決める」か「集める」か？

日本の企業における会議は、一般的に長時間にわたる上、出席者も多く、全員が発言するわけでもないのが現状です。多くの場合、会議を開く前から「結論」や「落としどころ」が既に見えており、それを確認するためだけに時間を費やしていることも珍しくありません。このような会議を日常的に繰り返していると、「会議とはそういうものだ」と無意識に思い込んでしまいがちです。

一方で、超一流の会議は全く異なる目的と進め方を持っています。会議の時間は基本30分以内、長くても1時間程度で終了します。そして、出席者には積極的な発言が求められます。事前に結論を用意しておくことはなく、その場で多様な意見や見解を集め、最適な答えを導き出すことが目的です。

「会議の形骸化」が生むムダ

結論が最初から決まっているのであれば、メールや書面で共有すれば十分です。それにもかかわらず、多くの人が同じ時間、同じ場所に集まる必要があるのはなぜでしょうか？それは、本来の会議の目的が「意見を集める」ことにあるからです。にもかかわらず、日本の企業文化では以下のような問題が見られます。
• 発言しない出席者が多い
　黙ったままの参加者が大半を占める会議は珍しくありません。こうした会議では「黙って座るなら、自席で作業をしていた方がマシ」と考える人も増えます。
• 反対意見がタブー視される
　日本の企業では、上司の意見に反対する発言が「反抗」とみなされる風潮があります。そのため、「余計なことは言わない」という暗黙のルールが根付いています。この結果、会議がトップやリーダーの意見を一方的に聞くだけの場になりがちです。
• 議論の質が低い
　意見を求められても、根拠のない発言や批判だけで終わるケースが目立ちます。会議の目的を理解せず、議論の場として機能していないことも多いのです。

超一流の会議が目指すもの

外資系企業では、「発言しない会議参加者は無駄」と考えるのが一般的です。その場で意見を持たない人は次回以降の参加を見送るよう指示されることもあります。場合によっては「話せる人を代わりに出せ」と厳しく求められることもあります。

彼らにとって会議とは、様々な意見や視点を集める場です。反対意見も大切な情報源とみなされ、建設的な議論を通じて最適解を見つけることが目指されます。黙って参加することが「時間の無駄」とされる文化では、会議そのものの質も自然と向上するのです。

今、会議の在り方を見直すとき

無意味な会議ほど退屈で時間の無駄なものはありません。このような会議を繰り返すことで、仕事全体がつまらなく感じられることもあるでしょう。
これを避けるためには、会議の目的や進め方を今一度見直す必要があります。会議は「結論を決める場」ではなく、「意見を集め、最適な解決策を見つける場」であるべきです。そのためには、出席者一人ひとりが積極的に発言し、自分の意見を持って臨む姿勢が求められます。

終わりに

会議はただの「形式」ではなく、仕事の質や効率を高めるための大切なツールです。だからこそ、会議そのものの目的や進め方を再定義することが重要です。もしあなたの会社の会議が無駄に感じられるなら、その現状を変える第一歩を踏み出してみるきっかけになれば幸いです。みなさまからのご意見お待ちしております。