今日のやり忘れをなくす【仕事ノート】
こんにちは トナユタです。
加齢と共に記憶力が心配になり、
ウッカリ忘れてた〜なんてことが増えるのも仕方ないのか…
自分の脳が頼りにできなくなってきました。
ありがたいことに、わたしは職場(税理士事務所)では記憶力が良い方の評価を頂いているようなのですが、
実は全てノート（メモ）のおかげなのです。
今回は、わたしが仕事中に使っているノートを紹介しようと思います。
ノートと文具
コクヨのA5リングノートと
シャープペン、フリクション1色
この他にマーカー2色です。
デスクの横に出しっぱなしで過ごすので、
ちょっと小さめのノートに落ち着きました。
社名や人名は頭文字に丸
郵便は〒に丸
メールは絵文字（封筒）
会議・ミーティングはMTG
準備・用意はSTB
書き留める時間（画数）も効率化を図りつつ、
こんな感じのノートが出来上がりながら
1日が進んでいきます。
① 日付とチームの出勤メンバー
外出予定のあるメンバーは、不在になる時間もメモしておきます。
12月9日金曜日は、あ××さん、い××さん、う××さんが出勤で、
あ××さんは15：00から外出 という意味です。
あ××さんへの確認は、午前中に済ませておこうかな。
う××さんが今日の電話当番です。
②今日のメインスケジュール
会議や来客などは見出しの目立つ部分に。
来客にはチェックボックスも書くことにしています。
今日はミーティングと、E社の来客予定が入っていますので、
時間前に応接室の空気清浄機を点けておきましょうかね。
③今日のやることリスト
このノートには あらかじめ1本の縦線がはいっていますので、
ここを今日の作業リストとして使います。
前日書いておいた予定タスクに、
対応の必要なメールなど書き留めながら
今日の業務を進めます。
④今日中に終えられるか分からないタスクは付箋に
相手の対応待ちなど、
今日中に終えられるか分からない作業は直接ノートに書き込まず、
付箋に書けば
そのまま次の日へ移動でき、
同じことを書き直さずに済みます。
チェックボックスも、
普通のチェックマークは自分で対応したもの、
横線で消しているのは他のスタッフの対応済みを確認したもの、と書き分けています。
⑤作業記録
作業を始めるときに、開始時間と内容を書いておきます。
電話が鳴ったら、同じくメモ。
TELの左に対応した人のメモも付けています。
チェックは自分で対応した話、
×は営業電話のお断りです。
10:15のB社からの電話は、
う××さんが取って
あ××さんに繋いでいます。
この件で問い合わせが出たら、う××さんに確認すれば大丈夫でしょう。
⑥今日の作業時間を見直し
1日の業務が終わったら、
このノートを元に業務日報を入力しています。
どの作業に何分ずつ使っての1日だったのか
振り返ってみると、
ここはかかり過ぎだな、とか
今日はたくさんこなせたな、とか
次へのブラッシュアップも見えてきます。
⑦後で調べそうなことがあった日にインデックスマーカーを付けておく
後で「アレどうなったっけ？」と
誰ともなく聞かれることってありませんか？
お問合せや変更などが入った日は
ノートの端にマーカーでインデックスを付けておくと
ぐっと探しやすくなります。
マーカーの色は、
青が顧客とのやり取りがあった日
オレンジが改正など学習系の連絡があった日
と、2色を使い分けています。
細かく付けすぎると埋もれてしまうので、
2色がちょうど良いと思います。
対応する電話メモの部分を同じマーカーで囲んでおけば、探しているときもパッと目をひきます。
⑧次の出勤の準備
今日完了出来なかった付箋タスクを移動し、
続きの作業をリストに入れて置きます。
これを用意しておけば、
会社を出たら仕事のことは忘れてよし!
ココロおきなく休みましょう。
さて今回、紹介用に解読できる程度に書いてみましたが
実際は、チェックボックスとメールの絵文字は自分にしか見分けられない くらいの 殴り書きです。
メモに時間を浪費しては本末転倒ですし、
どんなに綺麗にメモを取っても
必要な時に探し出さなければ
脳の外付けHDにはなりません。
これからも新しいアイデアが出れば、
進化させていきたいと思います。
最後までお付き合いありがとうございました。