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業務紹介：広報担当　小林編

AOSデータ広報

noteを始めたこの機会に今までの業務を棚卸し、まとめました。 後半の「広報への思い」は書き出すことで記憶が蘇り、日々の業務を見直すきっかけとなりました。 


■小林が担当する広報業務のご紹介

  1. ニュースリリース、プレスリリース作成
    広報業務を担当し始めてからずっと担当しているのがリリース作成業務です。当社は月に約10本のリリースを公開しており、その内の1/3位を担当しています。
    リリースは、コーポレートサイトとプレスリリース配信代行サービス「PR TIMES」で公開しています。

    "プレスリリースとは？
    「報道発表資料」のことです。企業や団体が、メディア関係者に向けて「自社からのお知らせ（＝新規情報）」を発表し、報道されることを目的に、簡潔にまとめた公式文書のことです。"
    "ニュースリリースとは？
    「自社のニュースを発表する公式文書」のことです。前述の「プレスリリース」と同様に、自社の組織・経営や事業・サービスに関する情報を発信する資料を指します。"
    ※引用：PR TIMES MAGAZINE.　https://prtimes.jp/magazine/news-release/（参照 2023-11-10）

  2. オウンドメディア運営
    今まさに貴方が読まれているこのページです。
    2023年9月1日より運営中で、AOSデータのこぼれ話を掲載しています。

  3. 展示会運営
    展示会主催者やブース設営会社との折衝や打合せのサポートをします。
    展示会準備期間の進捗管理もしています。

  4. 取材対応
    メディアからの取材依頼に対応します。
    2023年に取材いただき、メディア掲載した内容は以下です。
    ▼2023年のメディア掲載
    https://www.aosdata.co.jp/category/media/ 

■プレスリリースはどうやって作っているか

最近、作成したプレスリリースの工程を元にお話します。
 
2023年10月24日に「【AOSデータ】サーバー販売・リースへのバンドルに最適な低コストで安心な定額補償型サービス「データ復旧＆消去パック」を販売開始」というタイトルで公開した新製品のリリース（https://www.aosdata.co.jp/news/231024/）です。

【プレスリリース作成工程】

  1. リリース内容の打ち合わせ
    新製品の販売開始に合わせたリリースは、製品の主担当部署と打合せを実施します。

    ・製品の詳細
    ・特長訴求したい顧客について
    ・顧客のニーズや困り事
    ・新製品が顧客の問題解決をどのようにできるか
    ・ニーズを満たすポイントは何か     

    営業現場のリアルな声を最大限反映できる様にヒアリングを行います。

  2. 原稿作成
    自社で用意している新製品販売リリース用テンプレートに、ヒアリングした情報・内容などを入れ、原稿を作成していきます。テンプレートはあるものの毎回試行錯誤です。
    同時にWeb制作担当にも相談し、挿入する画像を作ってもらいます。

    ・当社や商品をご存じない方が読んでもご理解いただける内容にする
    ・ヒアリングした内容をきちんと盛り込む
    ・タイトルはSNS掲載を意識し、短く要約する
    ・読みやすい長さの文章で構成する
    ・他社のリリースを読み、魅力的なものは参考にする
    ・辞書を使って、よりよく伝わる言葉を探す
    ・ChatGPTで添削する

    上記を意識して作成します。原稿作成はまだまだ改良の余地があるので、今後もより良いものを目指して努力します。

  3. 社内確認
    原稿が完成したら、主担当部署と上司へ原稿確認を依頼します。修正があれば2校、3校と重ねます。多い時は、5校でようやく完成することもあります。全員からのお墨付きもらえれば、校了です。

  4. コーディング依頼
    コーポレートサイトにニュースリリースを掲載するため、Web制作担当者にコーディング依頼をします。

  5. PR TIMESに設定
    当社はリリースをコーポレートサイトの他にPR TIMESでも掲載します。より多くのお客様や、メディアの方に目を止めていただくためです。

  6. 予約配信設定
    コーポレートサイトもPR TIMESもお昼休みに確認していただける様、基本は平日の火・水・木曜、時間は11時に設定します。

  7. 営業部門への社内共有
    リリース日の前日までに、営業へリリースがある旨とタイトルを共有します。訪問先でお客様に質問されても回答できるためです。

  8. リリース
    いよいよ、リリースです。同時に、全社従業員、関連会社の方々も見られる社用チャットで共有します。さらに、Web担当者がX（旧Twitter）、Facebook、製品サイトのブログなどで拡散をします。

  9. 効果計測
    PR TIMESでリリース分析を確認し、反響があれば担当部署に共有します。リリースを元に取材依頼をいただくケースもあり、「世の中に情報が届いている！」と実感できる瞬間です。

■広報業務への思い

今までの社会人人生の大半を営業として過ごしてきた私ですが、広報の大切さを思い知ったことがありました。
 
前職でお客様と一緒に保育園向けの新しいサブスクサービスを立ち上げたのですが、プレスリリースなどの広報を一切しませんでした。
その後、同様のサービスを開始した企業があり、大々的に広報活動を実施。
ネットニュースでプレスリリースを見て、「良いサービスを立ち上げても、すぐに、きちんと広報活動をしないと二番煎じになってしまうのだ…」と、身をもって感じ、非常に悔しい思いをしました。

振り返って考えると、サービスを立ち上げたときに広報活動をしなかったのは、

  • 広報はB2C製品のためにあるという思い込み。

  • 広報と連携するという思考がなかった。

  • 広報が何をやっているのか知らなかった。

  • 営業活動が忙しく「どんな効果あるの？それで私の営業の数字上がる？」と考えていた。

という、営業職時代の私にはこの考えが根底にあったと思います。
 
今でも鮮明に思い出せるほど、新サービスで希望に溢れていた時から奈落の底に尽き落され、サービスローンチ祝いの会食をした際に、グチグチと大泣きした（酔っていたのか？）程の悔しさがあります。
 
今回、この内容を書くことで皆さんには同じ経験をして欲しくないと思っています。
私の広報への強い思いは、ここにあります。

■次回のお題は
「管理本部 本部長　野田へのインタビュー」を予定しております。

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