Backlogでの入社オンボーディング管理　～お問い合わせ対応部門の場合～

はじめに

本ブログでは、Anne自身がどのようにBacklogで入社オンボーディング管理をしたか？を紹介します。

というのも、BacklogのHPには「使い方別の活用シーン」の１つとして社内規則などに関する全社共通の「入社オンボーディング活用シーン」が紹介されています。
今回はAnne自身が入社からカスタマーサポートとして独り立ちするまでの、業務面でのBacklogを使ったオンボーディングを紹介します。

実際の使い方を紹介することで、これからBacklogでの入社オンボーディング管理を検討されている方が少しでもイメージを掴めましたら嬉しいです！

【本ブログの対象】
管理ツール：
Backlog

管理するもの：
ヌーラボ製品についてのお問い合わせ対応に関する、入社オンボーディングの進捗

※本ブログでは紹介しないこと：
社内規則などに関する全社共通の入社オンボーディング
Backlog以外で管理していたお問い合わせ対応に関する入社オンボーディング

Backlogの構成

以下、入社オンボーディング管理のために主に利用した機能と利用方法です。

■課題

• 課題の件名：お問い合わせのジャンルを入力

今回は、１課題１ジャンルの粒度としました。

課題の件名に、「ガントチャート」「個人設定」などのお問い合わせのジャンルを入力しました。

• 状態：標準の４つの状態（「未対応」「処理中」「処理済み」「完了」）に加えて、入社オンボーディング管理用に独自の状態を追加

「手をつけた」「やったことある」「まぁまぁ理解」「次から自分でできそう！」の状態を追加し、標準の状態の「未対応」「完了」と合わせて、６つの状態で進捗を表しました。理由としては、標準の４つの状態では入社オンボーディングの状態が把握しずらいと考えたからです。（例えば「未対応」と「完了」の間の状態を「処理中」の１つの状態で管理しようとすると、ほぼ全ての課題が「処理中」に分類されてしまいます。これでは、まだまだ経験が浅いのか、もう少しで自信をもって対応できそうなのか？の状況が分かりません。）また、入社オンボーディングが進んでいることを視覚的に実感できるためにも、独自の状態を追加しました。なお、状態の更新はAnneの主観で行いました。

2行目から5行目までが独自に追加した状態です。

状態の追加についての詳細はこちら↓
[状態の概要]
https://support-ja.backlog.com/hc/ja/articles/360037293854

• 期限日：いつ頃までに次の状態に進みたいかの日付の目安を入力

• コメント：対応記録を入力

• カテゴリー：入社オンボーディング課題用のカテゴリーを追加

普段Anneが個人用タスクの管理に利用しているプロジェクト内に、「お問い合わせ」というカテゴリーを追加しました。入社オンボーディング専用のプロジェクトを作成する方法もありますが、見るべきプロジェクトを１つに絞ることで、複数プロジェクトの行き来を避けられました。

■課題以外

• ガントチャート：現在の状態から次の状態へ、あとどれくらいで進めば良いかの把握

期限日に対する進捗を確認したい時に、ガントチャートで確認しました。

• ボード：課題ごとの状態を把握

「未対応」や「やったことある」など各状態軸での進捗を確認したい時に、ボードで確認しました。

右側の「完了」に近づくほど、入社オンボーディングが進んでいる証拠です！徐々にカードが右に近づいているのが目で見て分かると達成感もあります！！

• Wiki：問い合わせ対応に関するメモを入力

問い合わせ対応をする中での気づきや押さえておくべきポイント、今後も使いたいフレーズ、1on1で会話したことのメモ書きなど、Wikiの１つのページにまとめて入力しました。用途ごとにページを分けることも考えましたが、１つのページにまとめることであとから探す際に検索しやすかったです。

Backlogで入社オンボーディング管理して良かったこと

もちろんBacklogに関するお問い合わせ対応を行うにあたり、自身がBacklogを使う機会を増やすことも目的の１つでしたが、他にもBacklogで管理して良かったと思う点がありました。

• お問い合わせのジャンルごとの状態を確認できることで、対応の経験を積みたいジャンルのお問い合わせを中心に対応した　

　→少しでも入社オンボーディングを前に進めることができた

• 課題の状態が一目で分かることで、進捗を把握できた

　→お問い合わせのジャンルは多岐に渡るが、「なんとなく進んでいる気がする」ではなく、確実に入社オンボーディングが進んでいることが視覚的に分かった　

• 入社オンボーディングの残課題を把握できた

　→いつまで続くか分からない状態ではなく、あとどのくらいで終わりそうかの目処を把握できた

入社オンボーディングを振り返って

今回は、Anne自身のBacklogでの入社オンボーディングの様子を紹介しました。

入社オンボーディング全般を改めて振り返り、部のメンバーへの感謝でいっぱいです！ 「不明点があればいつでも気兼ねなく声をかけてね、オンラインで話そう」とたびたび声をかけてくれたり、時に一緒に悩み、また他に良いアイデアがないかを一緒に考えてくれました。そのため、安心して入社オンボーディング期間を過ごせました！

最後に、Anneが心がけていることを紹介します。以前、社内研修の一環として「フィードバックを受ける側の心構え」についての研修がありました。その中で、良い心構えの一例として「フィードバックによって自分にどんな変化が起きたかを、相手に報告している」という項目がありました。実は研修前から「先日教えてもらったＸＸについて、その後同様のお問い合わせがあり対応できました」「以前苦手意識があると相談したＸＸ系のお問い合わせ、だんだんコツや確認すべき点が掴めてきました」などと報告していました。というのも、フィードバックされたことや以前教えてもらった・相談したことを実際に業務に活かせたらAnne自身嬉しいですし、フィードバックした側もきっと「言って良かった」と感じるのでは？と考えるからです。

部のメンバーをはじめとするヌーラバーの温かさを日々感じながら、これからも一歩ずつ成長していきたいと思うAnneでした。