オンライン秘書として実感した「コミュニケーションコスト」の大切さ
みなさんは「コミュニケーションコスト」という言葉をご存知ですか？
簡単に言うと、意思疎通や情報伝達にかかる時間と労力のことです。
（一般的には、コミュニケーションコストは低い方がやりとりに無駄な時間や労力を要しないので好ましいと言われます）
私は現在、オンライン秘書として活動しています。
以前は栄養士をしていて、事務職の経験はありませんでした。
そんな私が、オンライン秘書の仕事を通じて学んだ「コミュニケーションコスト」についてお伝えしたいと思います。
▶︎こちらの記事の内容は音声でもお話ししています☺︎
オンラインでの仕事の特徴
私の仕事に関するコミュニケーションは基本的にテキストチャットでのやり取りが中心です（メールよりもチャットがメイン）。
Zoomで顔を合わせることもありますが、ほとんどのやりとりはテキストで完結します。
私は日常的に主に使用しているチャットツールはこんな感じです。
・ChatWork
・LINE
・Slack
・メッセンジャー
・SNSのダイレクトメッセージ
オフィスワークと大きく異なるのは、周りの人の状況が見えないこと。
会社であれば、直接会話をしていなくても、隣の人の仕事の様子や、同僚と上司の会話から業務の進み具合が自然と把握できます。
でも、オンラインではそういった「場の空気」を読み取ることができません。
私の失敗談
「コミュニケーションコスト」を意識していなかった頃の話です。私は何かを伝える時は細かいところまで気になるタイプで、クライアント様にも詳細な報告が喜ばれるものと思い込んでいました。
上にも書いたように、同じ空間にいないからこそ、普段のやりとりで細かい状況や進捗もお伝えした方がいいと思っていたんです。
でも、その結果チャットでのやり取りが必要以上に長くなってしまい、クライアント様から強く注意されたことがあります。
良かれと思っていたことで予想外の注意を受けたので、当時はショックで、夫にも涙目で話したほど…。
でも、大人になってからこのように率直に指摘してくれる人は少ないので、今となってはとても貴重な学びだったと感じています。
コミュニケーションコストが高くなるケース
テキストでのコミュニケーションでは、無意識のうちに読み手の時間と労力を無駄に消費するやりとりをしてしまう危険性があります。
実際の業務を通じて、以下のようなケースではコミュニケーションコストが高くなることに気づきました。
一例ですが、具体例とできる工夫や対策を書きます。
・必要以上に長い文章を送る
丁寧すぎると文章は読みづらくなるので、なくても意味が通じるところは削るようにします。
・まだ始めてもない作業業務について細かく質問する
聞かないと業務が進められない場合は別として、一旦やってみてから疑問点を聞く方が良いです。
・疑問が浮かんだ時にその都度送る
緊急でなければ、質問がいくつかたまった時点でまとめて送るようにします。
・前の質問への回答を待たずに新しい質問を投げかける
回答の負担が大きくなるので、できる限り前に聞いたことの回答が来てから次の質問を送ります。
相手にちょうどいいコミュニケーションを目指す
いろいろ挙げましたが、文章が短く説明が足りないと誤解を招く可能性もあります。
また、相手によって求められる情報量は異なります。
丁寧な説明を好む方もいれば、要点だけを簡潔に伝えてほしい方もいる。
現在は、相手のニーズを見極めながら、適切なバランスでコミュニケーションを取ることを心がけています。
コミュニケーションの工夫は相手への思いやり
この「コミュニケーションコスト」は、オンライン秘書に限らず、オンライン上でのやりとりが多い職種には重要なスキルです。
オンラインでの仕事は、対面でのコミュニケーションとは異なる難しさがある。
でも、意識的にコミュニケーションを設計する必要があり、それが結果的に自身のスキルアップ繋がっているのだと実感しています。
効率的で的確なコミュニケーションは、相手への思いやりの表現でもあります。
これからも試行錯誤を重ねながら、より良いコミュニケーションを目指していきたいと思います！
ここまで読んでくださり、ありがとうございます☺︎
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