会社訪問時間のマナーを守って印象アップ！営業が今すぐ試すべきビジネスマナー！

こんにちは！
アイドマ・ホールディングスです。

会社訪問をする際の気になるマナーについて、いまいち自信のない方も多いのではないでしょうか？

この記事では会社訪問における基本的なマナーの紹介とともに、営業マンにとって時間管理がいかに大切であるかを解説しています。

緊急事態が起こって遅刻しそう…なんて時にも参考にできる対処法のポイントを解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

会社訪問の際のビジネスマナーは時間管理がカギ！

営業マンであればやはり避けては通れない会社訪問、中でも時間管理をしっかりと行い訪問時間にも気を配る事で相手の印象を良くすることができます。

早めに到着してカフェで時間を潰す人もいれば、受付を早めに済ませて待機させてもらう人も…結局何が正しいのと迷われている方もいらっしゃるかもしれません。

正しい知識と時間管理の習慣を付けて営業力をアップさせましょう！

　訪問営業の基本マナーをおさらい

まずは基本マナーの確認から始めてみましょう！

①時間厳守

当たり前の事になりますが、相手はあなたの為に貴重な時間を割いて対応してくれるということを常に忘れないようにしなければなりません。

約束の日時を確認するのはもちろんのこと、交通手段やルートなどを予め調べておき当日は余裕を持って訪問できるようにしましょう。

またいくつかの会社を同日に訪問する場合にも、スケジュールが圧迫しすぎないように注意を払う必要があります。

何らかのトラブルで面談の時間が前後したり、話がなかなかまとまらず思ったよりも面談が長引く可能性もあるからです。

②訪問先に入る前に身だしなみを整える

会話術や入念に準備されたプレゼンテーションなども大事ですが、営業も人と人のコミュニケーションであるため第一印象がとても重要な要素です。

時間ギリギリに急いで飛び込んで、気が付いたらセットしたはずの髪が崩れていたり、ネクタイが曲がっていたりして相手を「この人大丈夫かな…」なんて不安にさせてはマイナスからのスタートです。

トイレで身だしなみをチェックする程の余裕が毎回あるとは限りませんので、小さな手鏡を持ち歩くようにするのもいいかもしれません。

③携帯電話をマナーモード又はサイレントモードに

忘れがちなのが会社訪問の際の携帯電話の管理です。

普段からマナーモードで振動のみの通知に設定している人も居るかもしれませんが、商談中など静かな場所では振動音が意外と響き渡ります。

話の流れが途切れてしまったり、相手に気を遣わせてしまう可能性があるので短時間であればサイレントモードにするのも検討しても良いかもしれませんね。

④備品は少し余裕を持って用意する

訪問営業の際に利用する資料や名刺も予め確認しておいた人数分よりも少し多めに用意しておくと、いざミーティングが始まり相手方の出席者が増えたときにも対応できます。

また最近ではマスクも必需品になっていますが、意外と使っている途中に紐が切れたりするアクシデントが考えられるため鞄に1枚入れておくと安心です。

女性の場合は破れやすいストッキングを常備しておくと、焦ってコンビニに駆け込む必要がなくなりますよ。

　訪問時間のビジネスマナーのポイント！

次は気になる5分前ルールの真相を確認します！

5分前ルールが浸透している理由

プライベートの約束ではそんな話は出ないのに、営業マンの会社訪問マナーとなると「5分前の訪問」が一般的に紹介されています。

その理由は社会において仕事関係の信頼を築くときに、時間が守れること、約束が守れることが大前提であるからです。

少し早めに訪問し、今日の為に一生懸命準備をしてきたという誠意をアピールできるという点で営業マンのマナーとして5分前訪問が当たり前とされているのです。

相手の立場からしても遅刻は持っての他で商談の機会を失ってしまう可能性すらありますが、約束の5分前に到着したとなればその人に悪い印象を持つことはないでしょう。

結局のところ時間ピッタリで問題はない

「じゃあ何が何でも5分前に訪問しなくちゃ！」と思われた方もいらっしゃるかもしれませんが、結論から申し上げますと訪問営業は約束時間を守れば5分前でなくても問題ありません。

5分前訪問のルールは上記の理由で浸透していますが、中には時間ピッタリに訪問してくれる方がありがたいと思っている人も少なくないようです。

そのためしっかりと事前準備をし、余裕を持って到着、約束時間に訪問すれば営業マナーとしては完璧です。

ただ訪問先の会社の規模が大きく受付や会議室の移動時間が掛かるなど事前情報として分かっている場合は、その分少し早めに行動するという心づもりでいてもいいかもしれませんね。

約束時間より早すぎる訪問はNG

営業マンにとっての訪問時間を守る事の大切さをご説明しましたが、いくら遅刻していないとはいっても5分以上前に訪問するのもマナー違反です。

訪問先の担当者も忙しい時間の合間を縫って面談をしてくれるので、あまりにも早く到着されると計画していた仕事をこなせなかったり商談の準備が不完全に終わったりするため困ると思う人もいるかもしれません。

何十分も早く到着してしまうと、最悪の場合は相手の都合を考えない自分勝手な人だと思われてしまう可能性もあるので気を付けましょう。

どうしても早く着きすぎてしまった場合には、近くの喫茶店で商談の準備をしながら時間を潰すのも心を落ち着けて訪問するのに効果的です。

　必見！どうしても遅刻しそうな時のマナー

遅刻厳禁の会社訪問でもし約束の時間に遅れそうになったときは、落ち着いて次の対応をしてください。

①遅れるかもと思った時点で連絡

まずは遅れる可能性が出てきたらすぐ先方へ連絡を入れるのが基本です。

ギリギリで間に合うかもしれないと最後まで連絡を引き延ばしておいて、最終的に遅刻してしまうことになったらあなたに対する相手の信頼も失われてしまいます。

またせっかく時間を取ってくれている相手ですから、メールではなく電話で連絡をいれることも忘れてはいけません。

メールで連絡してしまった場合、相手が受信していることに気が付かなければそれは連絡をしなかったことと何ら変わりません。

時間管理を常に意識して状況を把握することで、万が一の状況でも速やかに対応することが出来ます。

②確実な到着時間を見積もる

遅れることの連絡をする際にはまず謝罪と、到着時間を伝える必要があります。

到着時間を伝える際に気を付けなければならないポイントは確実に守ることが出来るであろう到着時間を見積もって伝えるということです。

大幅に遅れると連絡を入れるのは印象が良くないからといって実際の到着時間よりも早めの到着時間を伝えてしまうのは大きな間違いです。

なぜなら相手の立場からすると、2度も約束の時間を破られた気持ちになってしまうため必ず確実な到着時間を伝えるようにしましょう。

③到着した時点で再度謝罪

事前に遅れる事を伝えてあるとはいっても、相手に迷惑をかけてしまったことに変わりはありません。

到着した時点でまずは誠心誠意を尽くして遅刻してしまった事の謝罪をしましょう。

謝罪の際に遅刻の言い訳を長々とするのはおすすめできません、何かどうしようもない理由があったとしても準備不足であった自分の責任だと受け止めて素直に謝るのがポイントです。

④営業マン上手な時間管理のアイデア

訪問時間を守ることの大切さ、時間管理ができることで相手に与える印象が変わってくるということを理解していただいたところで営業マンが参考にすべき時間管理についてより掘り下げます。

営業の時間管理ポイント
・ものごとの優先順位をつける
・スケジュール調整ツールを活用する
・空き時間を有効活用しようと欲張りすぎない

1.「優先順位をつける」
時間の使い方が上手い人は総じて優先順位を見極め、迷わずにドンドンと実行していけるタイプの人が多いです。

特にいくつかの担当先を持っているような営業の仕事をしている場合は、それぞれの顧客ごとの状況をしっかりと把握してタスクをこなしていく必要があります。

2.「スケジュール調整ツールを活用する」
スケジュール調整ツールは忙しい営業マンにはとても有難いツールです。

手帳にひとつひとつ記入していくのも手ですが、最近ではスマホアプリでスケジュールを管理できるものもあり、どこにいても手軽にタスクの確認ができるという点で優れています。

3.「空き時間を有効活用しようと欲張りすぎない」
会社訪問などお客さんとの約束時間を厳守するためにも、空いた時間にあれこれしようと詰め込みすぎてしまうのは危険です。

効率よく仕事を進めるのはもちろん大切ですが、時間管理に失敗して相手に迷惑を掛けてしまうことになれば元も子もありません。

常に心に余裕を持って対応できるように心掛けてみましょう。

　意外と間違えがちな営業マナーまとめ

ここからは誤解されやすい、意外と知らない営業マナーをご紹介します。

訪問営業の前に目を通して見落としがちなマナーを確認してみましょう。

①コートを脱ぐタイミングは訪問先の建物に入る前

相手に会う前に身だしなみを整え、コートやマフラーも脱いでおくというのを知っている方も多いと思います。

しかし勘違いしている人も多いのがコートやマフラーは建物に入る前に脱いで、きちんと畳んでから訪問するようにしましょう。

建物に入ってすぐコートを脱いでいる人やエレベーターやエスカレーターの中で身だしなみを整えている人もいますがマナーとしては訪問前が正解です。

人目に付くところでコートを脱いでキレイに畳んで整理するのは思ったより焦ったりするものです。

余裕を持って訪問前に身だしなみを整えておきましょう。

②傘立てを利用する

普段レストランやショッピングモールを利用する時にはあまり深くは考えていないかもしれませんが、雨に濡れた傘を持ち歩くことはあまり歓迎されません。

雨の日は受付を済ました後に傘立ての場所について尋ねてみるようにしましょう。

傘立てがない場合には受付で傘を預かってくれるなど、会社ごとの決まりごとがあるかもしれません。

あるいは折り畳み傘を利用し、濡れてしまった傘は毎度畳んで鞄に入れるのを普段から習慣にしてしまえば傘立てを確認する手間はなくなります。
雨の日に訪問先を汚してはいけないという心持ちで行動すれば、ちょっとした気遣いができる人ということで、相手からの印象もアップするはずです。

③先に会議室などで待つ際には勧められた席に座って良い

入口に最も近い下座に座らなければいけないというマナーを守ろうと思っている方も多いと思いますが、実際にはそうならない場合が多々あります。

訪問先にとってあなたはお客様にあたるので会議室に入室したときに上座に案内されることが考えられるからです。

たいていの場合はあなたが先に会議室で待つことになる場合でも、会議室まで案内してくれる担当者が席を勧めてくれるパターンが多いです。

席を勧められた場合は、上座だからと頑なに拒否することなく指定された席に座るのもマナーです。

④会社訪問の後はお礼の連絡を忘れずに

会社訪問が終わった次の日の午前中辺りには、貴重な時間を割いて会社訪問を受け入れてくれた担当者に向けてお礼をするようにしましょう。

お礼の連絡内容
・忙しいなか対応をしてくださったお礼
・会社訪問で話した内容の整理
・資料や見積の準備が必要であればその期日予定をお知らせ

対応してくれた担当者の記憶が鮮明なうちにお礼の連絡をすることで、次のステップへ会話を繋げやすくなります。

会社訪問は事前準備だけでなく、終わった後の対応も大切であることを頭に入れておきましょう。

まとめ

営業マンの会社訪問時のマナーの大前提は時間管理をして約束時間を守ること、常に貴重な時間を作って対応してくれる相手に感謝の気持ちを持って接することです。

とくに一般的に知られている5分前訪問の真相は、仕事での信頼関係を築くために何よりも大切な時間管理ができるという部分を積極的に示すために守るべきと言われているルールです。

実際には5分前でなくても、約束時間ピッタリに訪問してくる営業マンがマイナス評価されることはめったにないため、5分前という時間にそこまでこだわる必要はありません。

しかし事前準備や身だしなみを整える時間など、相手とベストの状態で話し合うためにはある程度の余裕を持つことが重要で時間管理は欠かせません。

万が一思わぬトラブルがあり遅刻してしまいそうな時も、上に紹介したポイントを押さえて冷静に対応するようにしてみましょう。

会社訪問のビジネスマナーを守ってお互いに気持ちの良い営業活動ができるように工夫してみてください。