【人事編】すぐに使えるChatGPT活用術

今回は　
「ChatGPTを採用プロセスで活用できるの・・？？」
「人事の業務をもっと効率良く進めたい・・・・」
と感じている方にコピペで使えるChatGPT活用術を紹介します！

この記事を読んで業務を加速させるChatGPTの力を体感してください！

ChatGPTを使用する際の注意点

ChatGPTを人事業務で使用する際に注意する点が２つあります。

①AIが生成した文章をそのまま使わない
AIの情報は必ずしも正しいわけではありません。
間違っている情報や、倫理的に不適切な表現もあります。
必ず人の目でチェックして修正してから使用しましょう。

②個人情報・機密情報は扱わない
ChatGPTの契約プランや設定によっては、入力した情報をChatGPTが学習して情報漏洩してしまう可能性があります。機密情報は扱わないようにしましょう。

上記の注意事項に気をつけ、社内の運用ルールに従って活用してください！

採用プロセスのメール作成   ✉️

採用プロセスにおいては

・履歴書送付の依頼
・面接日程の調節
・採用結果の通知など

メールを作成するシーンが多いですよね。
ChatGPTを使ってメール作成時間を短縮しましょう！

ChatGPT入力例
｛｝と # 目的、# 主要な詳細 を変更して、コピペしてご使用ください！

# 命令文
あなたは企業の人事担当者です。
以下の条件に従って、｛自社の求人への応募者に対して不採用を伝えるメール｝を作成してください。
 
# 目的
求人応募者に対してお礼を伝え、不採用を伝える
 
# 主要な詳細
面接参加に対する感謝
面接結果より不採用の決定になった

# 出力形式 
件名：
本文：
[応募者名] 様
{ }
 
何卒よろしくお願い申し上げます。
[メール署名]

ChatGPT出力例

件名：選考結果のご連絡

本文： [応募者名] 様

この度は、弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
また、お忙しい中、面接にご参加いただきましたことにも深く感謝申し上げます。

厳正な選考を行った結果、誠に残念ではございますが、
今回のポジションにつきましては、他の候補者を採用することとなりました。

貴殿の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

[メール署名]

使用目的に合わせて少し変えるだけですぐに使えるので
とても便利です！ぜひ使ってみてください！

採用面接の質問作成👩‍💼

ChatGPTはアイデア作成が得意です！
考えるのが大変な質問作成もChatGPTですぐに終わらせましょう！

ChatGPT入力例
｛｝と # 目的、 # 主要な詳細 を変更して、コピペしてご使用ください！

# 命令文
あなたは企業の人事担当者です。
以下の条件に従って、｛営業職の採用面接で使える質問｝を作成してください。
 
# 目的
自社の営業担当として適しているか確認する
 
# 主要な詳細
・営業能力、コミュニケーション能力、成果達成能力に焦点を当てる

# 出力形式 
下記の例に従って、面接の流れに応じて質問を作成してください

１、自己紹介と経歴
｛質問文｝

ChatGPT出力例

１、自己紹介と経歴
・「まず、簡単に自己紹介をお願いします。また、これまでの営業経験について教えてください。」

２、営業能力の確認
・「これまでの営業活動で、最も成果を出した案件について具体的に教えてください。
　　どのようなプロセスを経てその成果を達成しましたか？」
・「新規顧客を開拓する際、どのような方法を使っていますか？どのようにしてアプローチを決定していますか？」
・「売上目標を達成するために、日々どのように営業活動を計画・実行していますか？」

３、コミュニケーション能力の確認
・「営業活動の中で、難しいお客様と接したことがある場合、どのようにして関係を築きましたか？」
・「顧客のニーズを引き出すために、どのような質問やコミュニケーションの工夫をしていますか？」
・「チームで働くことが多いかと思いますが、他の部署や同僚と連携する際に意識していることはありますか？」

＜以下省略＞

上記のように面接の流れに応じて質問が作成できるので
実際の面接を想定することができます！

人材育成方針のアイデア出し 💭

社員の現状に合わせて個別で育成教育をするのは大変ですよね。。。
ChatGPTなら個別に指導方法を作成してくれます！！

ChatGPT入力例
｛｝と # 目的、# 現状 を変更して、コピペしてご使用ください！

# 命令文
あなたは企業の人事担当者です。
以下の条件に従って、｛新入社員向けの人材育成計画書｝を作成してください。
 
# 目的
新入社員が組織や業務に馴染め、円滑に仕事をこなせる人材に育てる
 
# 現状
社内の雰囲気に馴染めていない
積極的に質問をしにこない
ミスが目立つ

# 出力形式 
タイトル：育成計画書
半年後の目標：
1年後の目標：
以下表形式
育成テーマ｜指導項目｜指導手段｜期間｜

ChatGPT出力例

このように表で見やすく作成できました！
これをもとに効果的な人材教育をしていきましょう！！

まとめ

人事担当の方がすぐに使えるプロンプト集いかがでしたか？？
ぜひ実践することでChatGPTに慣れていきましょう！

スキ、フォローお待ちしております！