初めての繁忙期に大事にしていたこと5選

こんばんは。時田です。
3月決算の会社においては、新年度に入りました。
また、入社式を迎えられた方も多いと思います。
Xでは、監査法人に入所し、初めての繁忙期を迎える方も散見されます。

初めての繁忙期、不安・・・
という声も多い（気がする）ので、私が初めての繁忙期の時に大事にしていたこと、
また、インチャージ目線で、大事にしてほしいことを書いていこうと思います。
もちろん、大部分は、新人社員の方にご参考にしていただけると思っています。
できるだけ、事前準備から当日、アサインの終了・引継ぎまで、時系列に沿って書いていければと思います。

１．事前準備として、有報とHPを流し読み、持ち物を確認すること

新人研修で言われた（気がする）ことです。
まず有報とHPは、会社の基礎情報のインプットです。
電車の中で、貸与スマホ等でも（公開情報なので）読めると思います。
そして、最初は正直、わからないことだらけだと思います。
この会社のビジネスモデル、いったい何のことなんだ？と。
でも、それで良いと思っています。理解度は（スタッフの場合年単位、インチャージの場合数ヶ月単位で）徐々に上がります。
予備知識を持っておくと、インプットの速度が向上します。

また、持ち物の確認も行っていました。
今は紙資料を持ち歩かないので、重要性は落ちていますが、
当時は書類や、文房具の持ち運びを求められることがあり、事前確認をすれば当日さらにチームに貢献できます。
新人～2年目であれば、報連相はしすぎるくらいがちょうど良いと思います。

２．チームで求められている役割を理解すること

実は、監査法人の仕事は、監査チームによって結構違ったりします。
私が新人だった時も、一部分の作業を任されることもあれば、簡単な科目を請け負うこともあれば、（簡単な）引当金等の見積項目を請け負うこともあれば、未了事項のフォロー、つまり広く浅くの作業を請け負うこともありました。

チームにアサインされたら、分担表を確認し、インチャージが自分に何を求めているか？を想像し、事前/当日にすり合わせていました。
とはいえ、全てすんなりできるとは思われていないと思います。当時はできないことに落ち込んでいましたが、今思うとそこまで落ち込む必要はなく、インプットをし続けることが大事と感じます。

３．第一印象

以前も書きましたが、メラビアンの法則というものがあり、
言葉で伝わる要素はわずか7%で、大部分は見た目や声のトーン等から伝わります。
見た目をできるだけ整え、クライアント、法人の人関係なく、ハッキリと挨拶すること。
第一印象は3年続くといいますし、個人的には、スタートが良いと、波に乗って行けると思っています。

４．午前1回、午後1～2回、自分の進捗についてご相談すること

これは、目安です笑
要は、ある程度質問や相談はまとめてすること、
多すぎず、少なすぎず、コミュニケーションを取ること、という趣旨です。
繁忙期は、どうしてもみんなカリカリしやすいです。
人間である以上、忙しい時に少しそうなってしまうのは、仕方ないことだと思いますし、私がインチャージになった時は、本当に余裕がなかったです。
とはいえ、ご自身の成果と、成長のためには、質問・相談は欠かせません。

ある程度数をまとめて質問や相談をすると、
インチャージとしては、自分の仕事から質問対応することに、気持ちを切り替える回数が少なくて済みますし、
少なすぎずコミュニケーションを取ってもらえると、すごく安心します。

質問する側としては、気を使うとは思いますが、
進捗が悪くなったら、インチャージも困るのです。
また、新人～2年目くらいまでは質問して良い特権を持っています。ガンガン質問・相談していきましょう。

５．未了事項を明確にすること、タスクやシートの「完了」を大事にすること

これは、インチャージによる個人差があるかもしれませんが・・・
どうしても、アサイン不足等で、未了事項を引き継ぐような場面が出てくると思います。
その際に大事にしていたこと（というか、当時のインチャージに教わったこと）は、未了事項を明確にすること、またタスクやシートの「完了」です。
つまり、終わらせるところは完全に終わらせる、未了になりそうなところは、丸々残してしまう、というイメージです。

まず未了事項を明確にすることは、引き継ぐのですから当たり前ですよね。
インチャージに伝えた後、どこに未了事項を残すのか？（分担表？メール？各調書のExcelの先頭？・・・）も含めて、確認すると良いと思います。

また、浅く広く、未了事項を残してしまうと、
結局、全てのシートの未了事項を把握するところから始まり、ほとんどやり直すことになります。
一方で、未了事項が限られていれば、フォロー者のやることが明確になり、
ここを終わらせれば良いのか！とゴールが最初から明確になりやすいです。

さて、ここまで書いてきましたが、
インチャージとして、新人の方に大事にしていただきたいのは・・・
①言われたことはまず素直に試してみる
②明るい/前向き
③マメな報連相

かなと思います・・・。
①は、まずやってみてから、その意義を考えてほしいです。
やる前に、「こんなもの意味あるのか？」と思うときもあると思いますが、やってみると、意外と意義を感じることがあります。
②は、その方が気持ちよく仕事をできると、個人的に思います。
③は、安心します。私が不安症、ということもありますが・・・笑
そして、伝えられることも多くなります。

いかがでしたでしょうか。
初めての繁忙期、どうか心身にお気をつけて。
繁忙期が終わったら、きっと成長したご自身を実感できるはずです！！

今日はこの辺で。
アイシテルニイガタ！