リモートワークになって15ヶ月 コミュニケーションで意識したこと
TimeRexチームは2020年2月26日からリモートワークが始まりました。
全メンバーリモートワークになってあっという間に15ヶ月。はじめは2週間だけに設定していたのに、世が世なので無期限に変更し、今に至っています。(2週間の内容で書いた会社HPのお知らせ、懐かしいな…)
長く続くリモートワークの中でのチームメンバーとのコミュニケーションについて、私が気をつけていること・意識していることを改めて考えてみました。
テキストコミュニケーションは丁寧に
TimeRexチームではチーム間コミュニケーションツールとしてSlackを利用しています。テキストでのコミュニケーションの中では以下の2つを気をつけています。
（１）反応する
Slackで自分にメンションが来たらなるべく返信をするようにしています。「〜〜をお願いします！」というメッセージに対して「🙆🏻♀️」だけリアクションをつけるのは楽ですが、もしオフラインだったら「了解です！」と返事しますよね。プッシュで連絡きたらプッシュで返したいなと思っています。
（２）ニュアンスに気をつける
「人参じゃないですか」という文、どう解釈しますか？「人参じゃない↑↑？」という意味と、「人参じゃない↓↓」の2通りありますよね。もっとあるかもしれないです。オフラインだったら発音やニュアンス等で伝わりますが、テキストとなるとそれらは何も伝わりません。確実に伝わる、誤解がない言い回しを探すようにしています✏️
WEB会議では一旦反応する
自分の考えを頭の中でまとめる時に固まるタイプの人いますよね。私です😩
WEB会議で話を振られた時に「・・・。」と固まって考えてしまったら、話を振った側としては「あれ？聞こえているかな？ネット切れたかな？イヤホン不調かな？自分のマイク大丈夫かな？」とオフラインでは発生しなかった心配ごとがたくさん発生してしまいます。
ですのでWEB会議では一旦「あー」でも「んー」でも何でも良いので一旦反応して「聞こえているよ、考えているよ」アピールをすることを大事にしています。
WEB会議というインターネット越しのコミュニケーションだからこそ、お互いに「心配させない、気を遣わせないこと」を大切にしていきたいと思っています。
積極的に会話(通話)する
リモートワークでもオフラインと同じコミュニケーション密度を保つべく、積極的にSlackコールを活用しています。理由は簡単で、認識のズレを埋めるためです。
テキストコミュニケーションが中心になると、伝わる(伝える)情報量が減ってしまい、認識のズレが生まれやすいです。
テキストでタイプすると長文になり面倒だから背景や意図は省いて、依頼のみを連絡してしまう。とか。詳細はチケットに記入してあるから読んでもらえばわかるだろう、と自分目線だけで判断してしまう。とか。
この認識のズレを埋めるために、積極的に通話をすることを心がけています。長文のメッセージを15分かけて書くより、15分会話した方が双方向のコミュニケーションができるので有意義な時間になります。
会話内容はテキストで書く
上の段落で通話することを大切にしていると書きましたが、通話することの唯一のデメリットは会話内での意思決定のフローが可視化されないことだと思います。
後で「何を話したっけ？」「なぜこの決定にしたっけ？」となることは時間も思考も非常に無駄ですが、正直なりがちです。過去のコミュニケーションを無駄にしないために、通話した後は話した内容を簡潔に会話内容メモとして投稿しています。
会話に参加していなかった人にも会話内容を共有することができるので、地味ですが重要だと思っています。
適切なステータスをつける
TimeRexチームではSlackのルールの1つとして「適切なステータスをつける」ことがあります。ステータスは以下の種類です。
お互いの今が目に見えないからこそ、Slackのステータスで状況共有しています。コーヒーマークがついていたら休憩中だから、「休憩後にお願いします！」というメッセージを添えたり。ロケットマークがついていたら集中タイムだから「しばらく返信は来なそうだな」と察したり。
細かいことですが、このアイコンたちが円滑なコミュニケーションのための重要な役割を担ってくれています🚀
さいごに
TimeRexチームは恐らく今後もリモートワークの体制で進んでいきます。
いろいろ書きましたが、オンラインでもオフラインでも結局大事なことは同じで「自己満にならないこと」だと思います。コミュニケーションは相手がいることなので、常に思いやることが大事です。
これからもみんなで気持ちよく仕事していけるよう、良い仕組みを作っていきたいですね。
みなさんの会社で取り入れているリモートワーク特有の良い仕組み・ルールがあれば教えてください！
Twitterやってます。情報交換しましょう🐠
おやすみの人はSlackでステータスのアイコンをつけるんだけどおやすみマークが「🌴」なの陽気でとっても好き
— おだかあやか TimeRex (@ayapakka) August 13, 2020
（Slackのステータスからおやすみアイコン🌴がなくなってしまって悲しい）