Teams×オンライン研修
Teamsを利用してのオンライン研修。
Zoom利用のノウハウはよく見かけますが、Teamsのものはあまり見かけないかな？と思いましたので、筆を執りました。
■インフラ整備 ※Teamsかどうかを問わず※
・そもそもTeams利用のためのPCがある/貸与できるかどうか、確認。
・参加者のご自宅にWiFi環境があるかどうか、確認。
なければモバイルルーターの貸与等、手を打つ必要があるのでお早めに。
■ビデオ機能
・Teamsもようやく背景画像を簡単に選べるようになり、プライバシー保護に役立つほか、なにより遊び心をもって使えるようになりました！（マイクの右側の「…」をクリックすると、背景画像選択メニューが見つかります）
・ビデオOnにした場合、現時点では大きく4名＋小さく自分自身1名が表示される。４月下旬からは同時に9名の顔を表示できる可能性が高い。（Microsoft社の機能改善により。ただし延期可能性もある。）
・上記影響により変わるかもしれないが、現行システムでは「いちばん最近、声を出したひとの顔が表示される」ルール。しかし微妙にタイムラグがあり、話し始めて（たぶん）3秒後くらいに顔がみえてくる。
→お互いの声と名前が一致していないうちは「発言者は、はじめに自分の名前を名乗ってから、話すようにしましょう！」というルールをつくるのがオススメ。
・特定のビデオ画面を固定することも可能。固定したい画面を右クリックして操作。
・回線が安定しないケースでは、ビデオOffにする必要あり。時間帯としては平日13:00～15:00が混みやすい傾向があるとか。
■双方向性を持たせる仕掛け
・チャット機能の活用
例:講師が質問をする、その答えを全員にチャットに書かせて、それをみんなで見ながら話をする…という進め方が可能。もちろん参加者に口頭で答えを言ってもらい、画面共有させているPPTなどに講師がその答えを記入していく、というやり方もありますが、前者のほうが効率的なケースが多そう。
なお近日中に挙手機能（2020年4月20日時点で、ZoomにはあるがTeamsには無い機能）が追加されるというアナウンスもありました。
・チャネル分けしてミニグループを作る
4名ずつのミニグループをつくり、ディスカッションやワークをしてもらいました。4名としたのは、Teams上で１度に顔が見える規模、かつ、話しやすい規模だから。
やり方としては、
1)まず、研修参加者全員+事務局のAllメンバーでの”全体Teams”をつくる。
2)そのTeamsのプライベートチャネルとして、4人ずつのミニグループを登録。両チャネルとも事務局メンバーも追加しておく。
3)ミニグループのほうで終日使える会議URLを発行しておく。（→Teamsの"予定表"からいつでもアクセス可能。※研修参加者がTeamsの操作に不慣れだったため、このようにしました。慣れていれば、チャネルのビデオボタンからもビデオ通話ができたはず）
4)ミニグループでの話し合いのときには、検討時間の指示（例:5分後に全体Teamsの会議URLに戻ってきてね）を出したうえで、いったん全体Teamsの会議を切断。その後各自がミニグループチャネルの会議URLに入り直し、ディスカッション。
5)検討時間が終わっても全体Teams会議に戻ってこなかったり、ミニグループでの話し合いの様子を確認したいときは、ミニグループチャネルの会議URLに事務局がお邪魔して声をかける。
最大の利点は、グループワークの様子を、事務局の存在感を見せずにチェックできること。チャット機能も使いこなしていたようで、そのやり取りもまるごと見え、彼らがどんなかたちで意見を出し合ったり、リーダーシップを取り合っているのか見えやすかったです。この点は対面よりも良かった点かと。同じファイルを複数人で同時に編集する際にもTeamsは使い勝手が良かった、とコメントしてる参加者もいました。
Teams会議の切り替えも、私の経験したケースでは、参加者もすぐにやり方を理解してくれ、とくにトラブルは起きませんでした。
Zoomのブレイクアウトルームに近い使い方です。
・紙フリップの活用
TV番組さながら、手元の紙に文字を書いて見せる、というのも、全員に意見を出させそれを共有する方法としては有効。文字だけでは表現しづらい内容、図やイラストなどを書いてほしい場合にはだとこの方法がいいかも。
・ホワイトボード機能
共同編集の必要があるなら、ホワイトボード機能も有効そうです。使ったことはないですが…
■画面共有
・画面共有は、デスクトップか、指定するファイルかを選べます。
・デスクトップを画面共有した場合、そのデスクトップでTeamsを表示している最中であれば、そのままビデオ画面も表示されます。また、PowerPointのスライドショーを行うと、そのスライドが全画面表示されるため、Teamsのビデオ画面が表示されなくなります。話者としては「自分がプレゼンテーションを実施している最中に、参加者の表情が見えない。チャット内容も確認できない。」という困った事態になります。
→この回避策として、Teamsに2つの媒体(PCとスマホなど)からアクセスする、が考えられます。
※指定するファイルのみを画面共有した場合の作動については未確認です。ごめんなさい。
■伝達事項の周知
・チャットで連絡。「※読んだら「いいね」を押してください」とすることで、既読状況を把握。質問があればそのチャットへの返信で書き込んでくれる。（が、返信機能がよく分からず、スレッドそのものに書き込むケースもあったので、はじめに操作方法を画面共有などして伝えてあげるほうが親切かと）
・ファイルも同じTeamsに保存でき、リンクを貼ることもできるので、メールベースのやり取りよりも分かりやすいように感じます。
■オンライン研修そのものについて ※Teamsかどうかを問わず※
・ツール問わず、グランドルールを作るのがオススメ。
グランドルール
◎ビデオをOnに
→回線が安定しない場合には、ビデオをOffしましょう
→回線が落ちてしまい復旧できない場合には、◎◎へTELください
◎筆記用具を手元に用意。各自メモを取りましょう。
◎オンラインではいつもの「1.5倍」反応を。
いつもより大きくうなづく！身振り手振りは大きく！
◎チャットも気軽に投稿しましょう
◎イヤホン推奨
・積極的に参加しているかどうか、その度合いの測定は、対面よりもオンラインのほうがしやすいかもしれない。オンラインだと、各自のリアクションがログというかたちで残るので。（もちろん全部ではないですけれど）
・私が対応したのは新人研修でしたので、Morning Session（9：00～5,10分程度)とEvening Session（17：15～17：30）を毎日開催。一日の仕事のリズムづくりが必要な新人にとっては、良い仕掛け。また、事務局側からの連絡事項も、この時間帯にまとめて実施ができるので、効率が良かったです。昼間、14:00頃でしょうか、集中力が途切れそうな時間帯にもSessionを挟むのも手。
・アイスブレイク（場をほぐすためのミニゲーム）など、業務に直結しない「雑談」や、 チェックイン-チェックアウトといった業務を俯瞰するような「会話」をさせる機会を持たせると良いです
・チャット（絵文字も活用）や画面共有をうまく使うのもオススメ。とにかくこまめに対話を促すのがコツ。
■オンラインアイスブレイク
・チーム間のコミュニケーション活性化はもちろん、Teamsの操作方法について慣れる意味でも、なにかしらのアイスブレイクを実施することをおススメします。
・通常用いているアイスブレイクでも、対面orオンラインを問わずに使えるものもあります。
Good and New
通常の自己紹介情報に加え、”最近（たとえば24h以内にあった）良かったこと、もしくは、新しいこと”を紹介するアイスブレイク。
「誕生日あて」ゲーム
お互いの誕生日を探り、その順番を当てる、というもの。「数字を口に出してはいけない」というのがそのルール。星座や季節のイベントでお互いの誕生時期を探ったり、数字をジェスチャーしたり、メンバーは試行錯誤。実は、チャットで数字を教えあうことや、手元に数字をメモしてそれをビデオ画面で見せることはルール上ＯＫのため、このルールにいつ誰が気づくか？そして気づいたうえで発言できるか？というのがミソ。会話の少なかったメンバー間で発話を生む、メンバーのなかで誰がリーダーシップを発揮できるタイプなのか見極める、といった効果がありました。
他己紹介
ペアを組ませ、相手の自己紹介情報をヒアリング。（名前・Good and Newなど、ヒアリングポイントを絞っておくほうがベター）全体Teamsに戻って、パートナーの自己紹介情報を発表する。
■さいごに
オンライン研修では、そのときどきでシステムや回線の状況が異なるため、どこまで準備をしてもトラブルはつきものなのではないでしょうか。ここは開き直って、参加者に甘え、何かトラブルがあれば積極的に指摘をしてもらう、という姿勢を取るのが無難かな、というのが実施してみての感想です。
もちろん、有料イベントなどですと、そうも言ってられないとは思いますが…。
■学びの場
20/4/17付にて、「Microsoft Teams でオンライン授業をするための学習コース」が 12 本リリースされたそうです。小中学校の教員や教育委員会の職員の方向けとのことです。ありがたいですねー。
https://blogs.windows.com/japan/2020/04/17/learning-courses-for-the-online-classes-in-microsoft-teams/?fbclid=IwAR0gJcST4tJTUfjIoVZ5xwr5tjoHRTUrB4eRjiIBmwDOsE2xnk0DwdEkxeg
■参考にさせていただいた情報
以上