人の頭の中に仕事を置いてはいけない

あなたは、引継ぎが上手くいっていなくて、リーダーとしてイライラしたことはないですか？

退職者が出た後に、後任へ引き継議をしてもらったと思っていたはずが、

（あなた）「ちょっとこれどうなっているの？今までこうやっていたのに、なんでこんなことになっているの？」

（社員）「その件は、とくにこのようにしてくださいと引継ぎを受けていません」

（あなた）「えー！！こんな重要なことを・・・・」

あるあるですよね(笑)

あなた自身も、前任者と引継ぎを受けたあなたの間でも経験があるかもしれません。

この原因は何か？

それは、『仕事』を『人の頭の中』に置いておくことで起きるのです。

いろいろな仕事をしていると、いろいろなことが発生します。

同じ仕事をやるのに、人が変わるたびにいちいち教えなければいけなかったり、人によってやり方が変るなどが起きれば、非効率極まりない状況が産まれます。

要するに生産性の低い状況が生まれます。

もちろん、過去の延長線上でやることがよくないので、あえて見直すこともあります。

しかし、何かを改善するには、まずは今のやり方がどのようなやり方なのかを把握する必要があるでしょう。

昔から、「人に仕事をつけるな！仕事に人をつけろ！」と言われます。

これは人に仕事が紐付いていると、その人がいなくなると、紐づくように、仕事のやり方がわからなくなったり、資料がどこにあるかわからなくなる状況の比喩的表現です。

何をやっていたのか？
今の仕事がどうなってるのか？
必要な資料やファイルはどこにあるのか？

わからなくなってしまい、引き継ぎがうまくできていなかったりすると、その人がいなくなった後に、トラブルやお客様に迷惑をかける原因をつくってしまいます。

しかし、仕事に人が紐付けていると、人が変わっても、仕事は動かないので、そういったことを極力なくすことができるようになります。

そのために何が必要なのかと言うと、マニュアルや引き継ぎの仕組み、チェックシート等が有効になってくるのです。

仕事が人の頭の中にだけ入っていると、その人が急にいなくなると、何が何だかさっぱりわかんなくなってしまいます。

だからこそ、極力仕事は人の頭の中に置かず、形にしておくことが大切なのです。

形にするということは、不明確なことを明確にしてくれる威力があります。

仕事の棚卸にもなり、不明瞭なことをなくせるチャンスでもあります。

仕事はできるだけ見える化して、誰がやっても、同じ行動、同じ成果が出せるように、『仕組み』を作っておくことが組織には、とてもとても大切なのです。

あなたの会社には、仕事を人の頭の中に置かず、形にする習慣はありますか？

誰がやっても、同じ行動、同じ成果が出せるように、『仕組み』を作っていますか？

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