メモは2回取ろう

こんにちは。

前回の記事では、「休日にも仕事のことを考えるべきか」というテーマで、「休日でもある程度仕事のための勉強や準備をしたほうがいい。」と書きました。その方が、よりストレスの少ない仕事生活を送ることができると思うからです。

今回は、僕が実際に休日にやっていた、仕事で覚えたことの復習方法について紹介していきたいと思います。今回も、まだ社会人経験の浅い新入社員向けの記事になると思います。

メモは2回取ろう

新しい仕事をするとき、誰しもが上司の指示を聞きながらメモを取ると思います。特に、新入社員は毎日のように大量のメモを取るのではないでしょうか。

しかし、前回言ったように、1回メモを取っただけですべてを頭に入れることは不可能である一方、上司は1回教えたことは既に出来るものとして、どんどん次の仕事を教えてきます。よって、休日にメモの内容を復習する必要が出てくるかと思います。

そこで僕は休日に、自分がとったメモを見直して、自宅のPCでwordに打ち直す、もしくは、新しいノートに丁寧な字で清書するという方法で、メモの内容を復習していました。（一回目に就職した会社では前者、二回目に就職した会社では後者の方法を採用していました。）つまり、メモを1回きりで終わらせるのではなく、同じ内容を2回書くということです。

何故こんな二度手間のようなことをするのか。理由は二つあります。

一つ目の理由は、上司の話を聞きながら急いでとったメモは読みにくいということです。上司は自分のペースに合わせて説明してくれるわけではないので、どうしてもメモの字は汚くなります。それに、もともと字が汚い人もいるでしょう。メモが読みにくいと何よりも自分が困ります。

二つ目の理由は、一度とったメモはどこに何が書いてあるかわからなくなっているということです。実際の仕事では、必要に応じてその都度メモを取っていくので、どこに何を書いたか自分でも把握できておらず、いざ見返そうと思ったときに、探すのに苦労することが多々あります。

三つ目の理由は、忘却を防ぐということです。慌ただしくメモを取っていると、言葉を省略して書くこともあると思います。そうすると、メモした時点では覚えていても、後で見返したときに、内容を思い出せないことがあります。

wordで打ち込むか、ノートに手書きで清書するかは、職場環境によって変わってくるので、それぞれ分けて解説していきます。

職場に自分専用のPCがある場合

職場に自分専用のPCがある場合は、wordに文章を打ち込む方法が望ましいと思います。家のPCでメモをwordに打ち直し、そのデータを会社の自分のパソコンにUSBで移せばOKです。

wordのメリットは、手書きに比べると早いということです。よって、手書きは面倒くさくてできないという人も、wordで打つことならできるのではないでしょうか。また、wordは文書内で検索ができるので、メモの量が多くなっても検索をすれば、確認したい内容にすぐにたどり着くことができます。

また、wordのメモをもとに社内マニュアルを作ることも可能です。僕は、自分のwordのメモに、少し体裁を整えて社内マニュアルを作成して上司に見せて、ボーナスが少しアップした経験もあります。また、自分が部下に説明するときも、あらかじめマニュアルを作成しておくと、自分の頭の中が整理されて、うまく説明ができるようになります。

職場に自分専用のPCがない場合

職場に自分専用のPCがない場合は、新しいノートを用意して、自分のとったメモを一から書き直していくのがいいと思います。しかし、ポイントが２つあります。

一つ目のポイントとしては、丁寧な字で書くということです。汚い字だと、読み返す気が起きないですし、わざわざ書き直す意味が半減してしまいます。自分の好きなボールペンできれいに書きましょう。時間がかかって面倒くさいと思うかもしれませんが、それは逆に記憶に残りやすいというメリットでもあります。

二つ目のポイントとしては、どこに何が書いてあるかわかるようにするということです。wordは文書内で検索ができるので問題ないのですが、手書きの場合、最初に取ったメモをそのまま書き写すと、再びどこに何を書いたかわからないという事態に陥ります。仕事の内容ごとにページを分けて、インデックスをつけたりすると、わかりやすいと思います。

まとめ

仕事のための勉強なんてできないという人は、こういう簡単なことから始めるといいと思います。平日の仕事終わりに毎日コツコツやるのもいいですし、土日に1週間分をまとめてやるのもいいと思います。メモで困っている人は、ぜひ一度取り入れてみてください。