週末のビックイベントに向けた最終週の準備の様子と体制づくりのお話

こんにちは。佐藤奨（さとうつとむ）です。

いよいよ、5月4日に、初めてのアクティブキッズキャンプの開催となりますが、開催日はついに今週末に迫ってまいりました。

本イベントは、東京有明で開催してきたアクティブキッズフェスタの姉妹イベントとして、初めて有明から飛び出し、東京の多摩川河川敷でDAY CAMPをコンセプトとしたイベントを実施します。

東京有明のアクティブキッズフェスタはお台場の臨海エリアということで、コンクリートの多めな都市部での開催であるのに対し、今回のアクティブキッズキャンプは、東京都の中でも自然の多い多摩地区での開催となるため、子供やそのファミリーがピクニック気分で楽しめるよう、DAY CAMPをコンセプトとしたイベントとしています。

会場MAPはこちら

（アクティブキッズキャンプ：会場MAP）

今回のこの記事では、この週末に迫ったビックイベントに向け、最終週の準備の様子と体制づくりのお話を書きます。

準備スタッフの人数が限られているため、イベント最終週ともなると、あらゆる制作物で手いっぱいになりますが、今回はGW中の開催ともあって、ふと連絡が一時期的に落ち着くタイミングがあり、こうしてnoteに今の状況を書き記そうと思いました。

アクティブキッズキャンプのイベントに向けた最終週はどういうことをしているか？

イベントごとに最終週の動きは異なると思いますが、今回のアクティブキッズキャンプに関しては、初めての開催となるため、大きく分けて2軸を意識しています。

1つの軸は、これまで10回開催してきた姉妹イベントであるアクティブキッズフェスタの姉妹イベントとなるため、基本的には、アクティブキッズフェスタでやってきた特にソフト面の準備、そのままを踏襲しています。

2つめの軸は、1に含まれないもの。つまり今回のアクティブキッズキャンプ独自に必要なことを洗い出して、当日に向けた準備をしています。

最終週は運営に必要なリスト類の作成に時間が割かれやすい

上記に書いた1つ目の軸、アクティブキッズフェスタおよびアクティブキッズキャンプに踏襲できているソフト面は、運営に必要な書類系はほぼ同じ型のものを活用しています。

運営に必要なリスト類とは・・・
・運営マニュアル
・搬入許可証（公園内の搬入車に配布するもの）
・搬入リスト（公園内の搬入車のリスト）
・備品 & 貸出リスト
・宿泊リスト（スタッフの宿泊場所）
・スタッフ & ボランティア一覧リスト（連絡先リスト / インカム / お弁当）
・買い出しリスト（ペグ・杭等の必要な買い出し）
・表彰リスト（イベント内で実施する表彰用）
etc..

これらのリスト系を作成をしています。

イベントの運営は、膨大な人・モノが動きますから、リストでの管理がとても大切です。コアメンバーの記憶に頼らず、直前や当日から手伝ってくれるスタッフが円滑に動けるよう、リストに落とし込むことが絶対に大事です。

ペーパーレスの時代と言われますが、外で実施するイベントは、パッとスタッフに周知しやすい紙が圧倒的に優秀です。紙はたくさん使いますし、現地までコピー機の持参が必須でしょう。

ちなみに、アクティブキッズフェスタおよびアクティブキッズキャンプでは、当日に運営のコアメンバーが金銭の管理をしていません。これは当日の現地決済系の作業をしなくて良いように、大会に関しては事前決済とし、運営の本部側では現地販売するものはやらないようにしているのです。

運営に金銭の管理も加えると、格段に運営本部の業務が複雑になるため、あえて現地にて販売をやらないようにしているのです。（あくまで現段階においてで、将来的にはイベントでグッズなどの販売を行う可能性があります）

この他、参加者向けに行うこと
大会軸
・大会参加者に一斉案内のメールの作成（会場へのアクセス等）
・イベントウェブサイトの修正（アップデート）
・開催可否、注意事項
・会場内の案内ボード作成 etc..

全体の参加者軸
・参加者向けのパンフレット（最終稿の作成）
・ブログ配信（アトラクション、出店者、注意事項の案内記事）
・instagram、facebookでの情報配信（投稿 & 広告配信）

これらを最終週にかけて作成をしています。

こうした大きなイベントの場合、関与する人、出店者が多いので、こうした制作物は最終週までクリアになりにくいです。事前の期日を儲けてもずれ込みます。どうやってもずれ込むものですから、大事なのは臨機応変さです。

臨機応変に対応できる運営チームを作る

上記の通り、関与する人、出店者が多いだけでなく、参加者それぞれで想定しきれないくらい様々なことが起こるので、こうしたイベント実施に向けて、安心安全な運営になれたスタッフを手配することも大切です。

また、臨機応変な対応をするために、全ての業務にブランク（余白）が必要です。リストにも余白が必要ですし、当日の動きにもそう。それからスタッフ同士がその場で対応しやすいようにインカムの手配も絶対に必要です。インカムを持つスタッフには、運営に必要なことを落とし込み、当日のリーダー的なポジションを任せられるようにしています。

イベントの運営体制について

アクティブキッズキャンプ、およびアクティブキッズフェスタの運営体制は以下の通りです。
・イベントの統括やサービス面を支えるコアチーム
・大会運営のコアチーム
（イベントの中で実施している子供向けのランニングバイク大会運営のコアチーム）
・当日カバーをしてもらうスタッフ
・ボランティアチーム
・救護チーム
・ショー運営チーム
・各出店者

上記にて参加者をお迎えしています。

各出店者を除く運営チームは60名体制で、そこに今回のイベントの受入をしてくださる方々15名を合わせて75名体制。そこに22個のアトラクション・ワークショップ出店者の方々を加えていくと100名を超える関係者チームにて参加者を迎え入れていく形になります。

今回、アクティブキッズキャンプは初イベントとなりますが、現時点で大会に参加してくれる子供たちだけで234名。その子供達にご家族も一緒に来場されるでしょうから、最低でも1000名近い来場者が見込まれます。

さらに、そこから近隣の方や、本イベントがすでに14媒体近くに紹介されていることから、大会参加者以外にも多くの来場者が見込まれます。

想定を上回る来場者数になった場合の、特に駐車場のオペレーションに関しては、何段もの準備を行って当日を迎えていく予定です。

ということで、今回が初開催となるアクティブキッズキャンプに向けた最終週の準備の真っ最中の状況を書き記しました。

来場者のみなさまにとって、良いイベントにできるよう、準備を張り切って参ります。

イベントウェブサイト
https://www.activekidscamp.tokyo/

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