知のデータベース作り ③分類する & ④活用する

これまで、自分だけの知のデータベースの作り方について、

①メモする
  (1) デジタルか紙か
  (2) 紙のノートの選び方

②読み返す

をご紹介しました。

本日は、紙のノートでハイライトしたメモについて、③分類する　と　④活用する　プロセスについて、概要をご紹介したいと思います。

使用しているデバイスとクラウドサービス

私はスマートフォンにiPhone、ラップトップでWindowsPCをメインデバイスに使用しています。このような組み合わせの方って、案外多いのではと思います。

そして、クラウドサービスを選ぶ際に重視しているのは、以下の3つです。

1. iPhoneでストレスなく文章を入力（音声入力含む）できること

2. WindowsPCで文章をストレスなくタイピングできること

3. iPhoneとWindowsの同期が高速でサービスが安定していること

これまで、いろいろなサービスを試してきました。その中で、現時点で、私にぴたりときているサービスが、GoogleドライブとGoogleドキュメントになります。

iPhoneの方は、Appleの純正メモやiCloudをご活用されている方も多いと思います。大変便利なサービスなので私も長い間使ってきましたが、唯一、Windows版のiCloudからAppleのメモを利用するのに少々使い勝手が悪く、今はGoogleのサービスをメインに使用しています。

Googleドライブはクラウドのストレージサービスで、15Gまで無料で使用が可能です。GoogleドキュメントはMicrosoft Wordと互換性があり文章を作成できるアプリケーションサービスで、こちらも無料で利用ができます。

とにかくシンプルなサービスで、同期も高速で、ストレスフリーに利用できるので、日々愛用しています。

フォルダの分類

ノートが大好きな自分は、いろいろなノートやメモ、手帳の活用に関する本を読んで、それを実際に試してきました。

どのような本を読み、どのような試行錯誤をしてきたのかはまた改めてご紹介したいと思いますが、このnoteでもご紹介した、セカンドブレイン、Take Notes!といった様々な本を参考にさせて頂き、自分流にカスタマイズして取り組んでいます。

フォルダの構成

Googleドライブの「マイドライブ」直下に、以下の4つのフォルダを作っています。

1. Temp
2. プロジェクト
3. テーマ
4. アーカイブ

それぞれのフォルダの配下に、更に個々のフォルダを作り、その配下にGoogleドキュメントを中心としたファイル（メモ）を保管しています。

それぞれの4つのフォルダに何を入れているのかを簡単にご紹介します。

1.Temp

一時的にメモを保管してある場所です。どこに保管すべきか決められていないもので、定期的にチェックして、適切な場所に移動します。

例えば、紙のメモではなく、PCで作業をしているときに、webサイトを見ていて何となく気になった情報や、ふと思いついたアイデアなどです。

2.プロジェクト

現在取り組んでいるもので、期限が決まっているものです。例えば、顧客別の案件、イベントでの発表や講演、資格取得などです。それぞれ配下にフォルダを作っていきます。

3.テーマ

中長期に取り組んでいるものすべてです。家族のこと、趣味のこと、中長期に関心のあること等、自分の頭にあるテーマをすべてフォルダを作成しています。

なお、ここは多数のフォルダが作成されることになるので、必要に応じてサブカテゴリを考えても良いかもしれません。

4.アーカイブ

終了したプロジェクトやテーマのフォルダやメモを保管する場所です。将来別のプロジェクトやテーマのために復活する可能性があるので、永続的残して削除はしません。

このフォルダは、プロジェクトやテーマのフォルダがあふれないようにするためにも機能します。

紙のメモからの入力

紙のメモをみながら、特に蛍光ペンでハイライトされている箇所をみて、どのプロジェクトもしくはテーマに役に立つ情報かを検討します。

メモの行先のプロジェクトやテーマを決めたら、当該フォルダを見て、その中にあるGoogleドキュメントのファイルに追記するか、もしくは新たなファイルを作成します。

入力したら、紙のノートの該当箇所にマーク（レ点等）をつけて、知のデータベースへ登録したことがわかるようにします。

このプロセスの中で、追加したい情報や考えが出てきたら、併せてメモに追記しておきます。また、紙のノートでハイライトしたものをすべて作業のように入力するのではなく、本当に大切かな、と考えながら入力するようにしています。そこで、やっぱりいらない、というハイライトメモも出てきますので、それは入力しない（スルー）するようにします。

自分自身を維持するための活用

この大切なメモが詰まった知のデータベースは、iPhoneさえあればどこでも参照できます。Googleドライブのフォルダからたどっていってもいいし、検索をかけると欲しいメモが出てきます。

このデータベースは、一度作って終わりではなく、随時更新をして、充実させ、洗練させていくことが出来ます。昔の自分の思考に、新たな視点を加えていくことが出来ます。

私の場合、仕事やプライベートでもこのメモのデータベースを活用していますが、自分自身を安定させるため、自分と向き合うためにも活用しています。

テーマ のフォルダの中に、「最高の自分」というフォルダを作っています。何かにイライラしたり、人に対して雑になったり、悩んだり、苦しんだりしている時に、ここに戻ってきます。

「最高の自分」にあるメモは、自分がリラックスしているときに考えた、こんな自分でありたいなぁという、最高の自分の姿が書かれています。

ここを読むと、自分にとって大切なことを思い出させてくれて、また頑張ろうかな、という気持ちにさせてくれることがあるのです。
また、そのプロセスの中で、新たな気づきが出てきたら、追記するようにしています。

自分用の本を徐々に作っていくような楽しさ

この知データベースに入れた情報は、紙のノートで一度自分がふるいにかけたものです。今の自分にとって、最も大切な思考やエッセンスがつまっています。

将来の自分が読み返すことも意識してみると、自分だけの本が徐々に作られているような楽しさがあります。

そして、最終的には、他者にアドバイス出来たり、文章にして読んでいただけるようなメモに発展するかもしれない、それを考えるとワクワクして、楽しい気分になります。

今回、私のメモの活用法をご紹介してみました。皆さんはどのようにされていますか？
私も徐々にバージョンアップさせていきたいと思いますので、ぜひご紹介いただければ嬉しいです。

最後までお読みいただきありがとうございました。良い一日をお過ごしください。