人事代行が救った会社のリアルなエピソード3選
中小企業の多くが「人事に手が回らない」という深刻な課題を抱えています。限られた人員で多岐にわたる業務を回さなければならない状況では、特に人事担当者が1人しかいない場合、その負担は想像以上に大きなものとなります。採用活動に加えて、給与計算や労務トラブルの対応、社員のフォローまで、通常であれば複数人で分担するべき業務をたった1人で抱えるのは現実的ではありません。その結果、重要な業務が後回しになったり、手続きミスやコミュニケーション不足が原因で職場環境が悪化することも珍しくありません。
こうした状況を少しでも改善し、会社全体が本来の業務に集中できるようにするのが、私たちが提供する人事代行サービスです。これまで多くの中小企業でこのサービスを導入していただき、大きな成果を上げることができました。今回は、実際にサービスを利用した3社のリアルなエピソードをご紹介します。それぞれ異なる課題を抱えた企業が、どのようにして人事代行を活用し、どのような変化を遂げたのか、ぜひご覧ください。
エピソード1：長時間残業が激減した製造業のB社
背景
B社は従業員30名規模の製造業で、主に金属加工部品を製造しています。同業他社と比べても業務量が多く、特に納期が迫る繁忙期には現場の作業員が長時間労働を余儀なくされていました。これらの労働時間管理を担っていたのは、総務部門のAさん（女性、40代、勤続10年）。Aさんは人事業務に加えて、備品管理や経理業務も担当しており、実質的に「何でも屋」のような役割を果たしていました。
人事業務に十分な時間を割けない中、特に労働時間の管理が手薄になっており、月100時間を超える残業をする社員が複数名いる状況が慢性化。その結果、労基署から指導が入る危機的状況にまで発展しました。Aさん自身も長時間労働を続けており、慢性的な疲労から体調を崩すことが増えていましたが、「自分がやらなければ現場が回らない」という責任感から誰にも頼れない状況に追い込まれていました。
課題
労働時間管理の不備：月100時間を超える残業が放置され、法的リスクが高まっていた。
働き方改革への対応遅れ：長時間労働の是正が進まず、社員の不満が蓄積していた。
Aさんの業務負担の限界：過重労働による疲弊で、他の業務にも影響が出ていた。
解決策
B社は、状況の打開を図るために当社の人事代行サービスを導入しました。以下の施策を実行しました：
勤怠管理システムの導入
勤怠管理を紙ベースやエクセルで行っていた従来の方法を見直し、クラウド型勤怠管理システムを導入しました。このシステムにより、社員一人ひとりの労働時間をリアルタイムで把握し、残業が一定時間を超えた段階で管理者にアラートが送られる仕組みを構築しました。業務量の再配分と残業削減の計画策定
専門家が現場を訪問し、各部署の業務量を徹底的に分析。過剰な残業が発生していた部署には、作業工程の見直しと業務の一部を他部署に分担する計画を提案しました。また、繁忙期にパートタイムスタッフを追加で雇用することで、現場の負担を軽減する施策を実施しました。社員への啓発研修の実施
全社員を対象に「働き方改革と労働時間管理」をテーマにした研修を開催。長時間労働のリスクや効率的な仕事の進め方を共有し、社員全員が時間管理の重要性を認識できるようにしました。また、管理職向けには、部下の残業を抑制する具体的なマネジメント方法を指導しました。
結果
人事代行サービスを導入してからわずか3か月で、月100時間を超える残業が完全に解消されました。これにより、社員の健康状態や職場の雰囲気も改善し、従業員満足度が向上。また、Aさんの業務負担も大幅に軽減され、週末に家族と過ごす時間が取れるようになりました。Aさんは「人事業務の負担が減り、自分の時間を取り戻せたのは本当にありがたいです。これまでの疲れが嘘のようです」と感謝の言葉を口にしました。
さらに、労基署からの指導リスクも完全に回避され、B社は安心して事業を継続できる環境を整えることができました。この成功事例は、働き方改革に課題を抱える中小企業にとって、具体的な改善策の一例として注目されています。
エピソード2：採用成功率が2倍にアップしたIT企業C社
背景
従業員15名のIT企業C社は、急成長を遂げていました。特に、受注する案件の増加に伴い、新規プロジェクトの立ち上げに必要なエンジニアの採用が急務となっていました。しかし、現状では人事を担当する専門の部署がなく、採用業務は社長の右腕である経営企画のBさんが兼務していました。
Bさんは経営戦略や予算管理に強みを持つ優秀な人材でしたが、IT業界の専門知識は乏しく、技術者の採用に必要なノウハウやネットワークを持ち合わせていませんでした。そのため、求人票を作成しても内容がエンジニア目線に合っておらず、応募がほとんど来ない状態が続いていました。さらに、経営企画業務と採用業務を両立しようとする中でBさんの業務負担が増え、疲弊していくばかりでした。結果として、3か月間で1人も採用できないという厳しい状況に直面していました。
課題
求人票の内容が技術者目線に合わない：技術的な用語や仕事内容の説明が不十分で、ターゲットとなる求職者の関心を引けていなかった。
採用ノウハウの不足：適切な採用チャネルや効果的な広告運用の方法が分からず、限られた予算を有効活用できていなかった。
業務の両立が困難：Bさんが採用活動に時間を取られることで、本来の経営企画業務にも支障が出ていた。
解決策
C社は、人事代行サービスを導入し、採用業務全般を専門家に委託しました。以下の具体的な対応を行いました：
技術者目線の求人票の作成
IT業界出身の人事担当者が中心となり、エンジニアが興味を持つ求人票をゼロから作成。仕事内容や使用技術、会社のミッションを具体的かつ魅力的に伝える内容に改訂しました。また、現場のエンジニアにインタビューを実施し、実際の働き方や職場環境をリアルに伝える工夫をしました。ターゲットに特化したSNS広告の運用
若手エンジニアが多く利用するSNSプラットフォーム（LinkedIn、Twitterなど）を活用し、ターゲット層に特化した求人広告を配信しました。広告文では、「新規プロジェクトでスキルを活かせる環境」や「裁量権のあるポジション」といった魅力を訴求しました。また、広告の効果を逐一分析し、最も反応の良いターゲティングを特定して運用しました。採用フローの効率化
応募者との初期対応や一次面接を代行し、C社の負担を軽減しました。特に、技術的なスクリーニングは業界経験者が行い、最終的に社内面接へ進む段階で質の高い候補者だけが選別される仕組みを構築しました。これにより、Bさんが面接に費やす時間を大幅に削減できました。
結果
人事代行サービスの導入からわずか1か月で、SNS広告から10件以上の応募が集まりました。その中から厳選した候補者を面接した結果、2名の優秀なエンジニアを採用することに成功しました。
新たに採用されたエンジニアは、即戦力として新規プロジェクトに参加し、プロジェクトの立ち上げがスムーズに進みました。Bさんは「これまで採用業務に苦労していましたが、専門家に任せたおかげで大きな成果が出ました。自分は経営企画に専念できるようになり、会社全体の効率が上がったと実感しています」と語っています。
また、求人票や広告運用のノウハウが社内に蓄積されたため、今後の採用活動にも活かせる基盤が整いました。この成功事例は、採用課題に悩む中小企業にとって、有益な解決策の一例となっています。
エピソード3：トラブル対応の負担がゼロになったサービス業D社
背景
従業員20名規模のD社は、飲食業や小売業に代表される顧客対応が中心のサービス業で、多忙な日々が続いていました。繁忙期には人手不足が深刻化し、スタッフは休みが取りにくくなる一方で、閑散期には逆にシフトに偏りが生じるなど、シフト管理が長年の課題となっていました。
店長のCさんは人事業務を兼任しており、シフト管理だけでなく採用や労務対応も担当していましたが、本来の店長業務である現場のマネジメントに時間を割けない状況に陥っていました。さらに、「シフトの公平性が欠けている」というスタッフからの不満が募り、労務トラブルが頻発。これが原因で退職者が増え、採用にかかるコストと時間が経営を圧迫していました。
ある日、Cさんが顧客対応中にスタッフ同士のトラブルが発生し、双方からクレームが寄せられるという事態が発生。Cさんは「このままでは店も自分も持たない」と限界を感じ、人事代行サービスの導入を決断しました。
課題
シフト管理の不公平感：特定のスタッフに負担が集中し、不満が蓄積。
退職者の増加：人材流出により、常に採用活動が必要な悪循環。
労務トラブル対応の時間消費：店長が本来の業務に集中できず疲弊。
解決策
D社の状況をヒアリングした上で、以下の具体的な施策を実施しました：
AIを活用した公平なシフト管理システムの導入
D社のシフト管理を根本から見直すために、AIを活用したクラウド型のシフト管理システムを導入しました。このシステムでは、スタッフの希望シフト、勤務実績、スキルレベルを基にして最適なシフトを自動生成。全員が公平にシフトに入れるように設計されており、調整にかかる時間が大幅に削減されました。また、シフトの透明性が向上し、スタッフ間の不公平感が解消されました。定期的な従業員アンケートの実施
社員の声を早期に拾い上げるため、定期的に匿名のアンケートを実施しました。「働きやすさ」「シフトへの満足度」「職場の人間関係」などの項目を調査し、特に不満が多い点については迅速に対応策を検討。スタッフ一人ひとりが意見を伝えやすい環境を整えました。労務トラブルに関する法的アドバイスと対応代行
トラブルが発生した際は、労務の専門家が直接対応。スタッフ間の問題解決に向けた調整や、法的に適切な対応策を迅速に提案しました。Cさんはトラブル対応に追われることがなくなり、現場運営に集中できるようになりました。
結果
人事代行サービスを導入してから半年後、D社では以下の成果が見られました：
退職率が50%減少：働きやすい職場環境が整い、スタッフの定着率が向上。
スタッフの満足度向上：アンケートの結果、シフトへの満足度が平均で30%向上しました。特に、「公平なシフト管理に満足している」という回答が急増しました。
店長の負担軽減：Cさんは「現場に専念できる時間が増えたことで、スタッフとのコミュニケーションが活発になり、良好な関係を築けるようになった」と笑顔を見せていました。
さらに、シフト管理が効率化したことで、繁忙期の対応力が向上。結果的に顧客満足度も向上し、売上が前年同期比で10%増加するという副次的な成果も得られました。この事例は、人事業務に課題を抱えるサービス業の中小企業にとって、成功事例として広く注目されています。