#3 ほかの委員会は、どんな運営をしている？【競合の動きを参考にする】
こんにちは「形骸化→活性化のチームビルディング」 をテーマにする、ZERO委員です。
この回では、上手くいってそうな運営を真似ようと、社内にある別の委員会の運営の様子をもとに「競合（※）の動きを参考にする」様子をお伝えします。
※この場合、正確には”競合”ではないかもしれませんが、読まれた方がご自身の役に立てやすいよう、抽象度を上げるため、あえて”競合”という呼び方をさせていただきます
上手く行ってそうな ”衛生管理委員会”
会社の中にはZERO委員以外にも、衛生管理委員がありました。冬眠に入ってしまいそうな活動状況のZERO委員に比べて、衛生管理委員会はテキパキ動いている印象を受け、委員会運営として見習いたい在り方をしているように思いました。
”同じ委員会なのに、なんでこうも違うのか”
私は委員会運営の正しい在り方を知らない状態でした。なので内容は違えど、良き運営状況の衛生管理委員会を知ることで、委員会運営のヒントが得られると考えました。
そこで私は単刀直入に、衛生管理委員会のリーダーの方に直接 「委員会運営について教えてください」とお願いしに行ったのでした。
衛生管理委員会の運営の裏側
私は衛生管理委員会に所属したことはありませんでした。ただ委員の方の動きや共有される報告メールをはたから見ていると ”生きている”委員会に見えていたのです。
しかし運営サイドから見ると、悩みは同じようなものがあったのです。
定例ミーティング中にダレてしまう空気がある、気持ちに緩みが出る など。また毎月のミーティングに向けた資料作成も中々大変とのこと。やはり裏側に行ってみないとわからないことは色々あります。
ただ衛生管理委員会のリーダーの方は、もう何年もリーダーを務めていらっしゃる方で、委員会運営においてはベテランで、過去のトライ＆エラーから、畑は違えど、有用なアドバイスをいくつもいただけました。
・代表やゼネラルマネージャーの戦略から引っ張ってきて、委員会活動が戦略のどこに位置しているのか、全体に伝えていく（重要性を伝える）
・各部署の委員任せではなく、部署のマネージャーにも当事者意識を植え付けて巻き込んでいく
・分別したその先がどうなっているか可視化すると、意識が上がりやすいのでは
・衛生管理委員会も、調理系の部署は熱量高いが、それ以外の部署の熱量は低い
・雑談程度でもいいので、マメに情報共有をして、ゼネラルマネージャー室を巻き込んでいく
・今年は食中毒が発生しそうな時期の直前などに絞って、定例ミーティングを開催する予定
このアドバイスはもれなく実施しました。
期初に共有される代表の動画をスクリーンショットし、ゼネラルマネージャーの戦略資料を検索＆ダウンロードして、ZERO委員会に該当する箇所をことさら強調する資料を作り上げたりしました。
ゼネラルマネージャー室のZERO委員担当の方には、通りすがりに委員関連の話しを確認を兼ねて話しかけるなども習慣化し、さらには＃１でも触れた
定例ミーティングのポイント開催のアイディアも、衛生管理委員リーダーからいただきました。（任命初年度にミーティングを削るなんて、参考情報がなかったらとてもできない！）
そして感じたのは、リーダーの熱量ってたかいなぁ。。と思った次第でした。
今でこそ、私もZEROへの熱量は、この何千といる社内スタッフの中で屈指の熱量を誇っている気がしますが（委員の絶対数が少ないこともあります）、任命当初は、私もこんなに熱量高くできるだろうか。。とどこか及び腰でした。この熱量のお話はまた別の回で触れたいと思います。
ちなみに、衛星管理委員会は厚生労働省などでも、原則すべての食品事業者に取り組むように明示されている、業界では一定の認知がある活動なのですが、ZERO委員がメインにするゼロエミッションは、まだマイナーなものであるため、管理モデルの情報を得づらい背景があります。
一方で、だからこそ展開に自由度を持たせられるようになっていくのですが、当時は情報がない中で、もがいておりました。
社内でも軽井沢にしかない委員会で、お手本となるモデルもなかったため、畑は違えど社内の別の委員会に助を求めたところ、参考になる手法をアドバイスいただくことができたと言うお話です。
以上、 ”競合の動きを参考にする” 編でした。
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