【後編】マインドセットを活かして「何をどう進めるか？」を具体的に考えよう
変化の波に乗るために、何を考えるべきか
こんにちは、地域情報化アドバイザーの清瀬由香です。
前編では、2025年を目前に控えたバックオフィスの変化に対応するためのマインドセットについてお話ししました。
変化を恐れず、小さく試し、現場を巻き込む柔軟な考え方が、業務改善を進めるうえで不可欠です。
しかし、「考え方が分かっても、何から始めればいいか分からない」という声をよく耳にします。
特に、中小企業やスタートアップでは、「忙しさに追われて改善まで手が回らない」という状況も多いのではないでしょうか。
そこで、後編では、整えたマインドセットを行動に移すための具体的なステップをご紹介します。
目的は、「小さな一歩で大きな成果を生む」ことです。
迷わず始められる実践的な方法を、このブログで一緒に考えていきましょう！
マインドセットを行動に移す3ステップ
マインドセットを整えたら、次はそれを行動に移す段階です。具体的には以下の3ステップを意識しましょう。
ステップ1：業務の棚卸しをする
まず、現在の業務を全て洗い出し、次のように分類します：
「やめるべき業務」：ムダになっている作業や非効率なプロセス
「効率化できる業務」：自動化や他の方法で削減可能なタスク
「外部に任せられる業務」：アウトソーシングで負担を減らせる作業
この段階では、現場の声を反映させることが重要です。
「何が大変で、どこを楽にしたいのか？」を具体的に聞き出すことで、現実的な課題を見つけましょう。
ステップ2：優先順位をつける
棚卸しを行った業務に、優先順位をつけることが次のステップです。
改善を進める際に、以下の基準を使ってタスクを分類します：
インパクトが大きいか：その業務を改善することで得られる成果の大きさ
緊急性が高いか：すぐに改善が必要な業務かどうか
手間がかからないか：短期間で取り組めるかどうか
優先順位を決める際のポイント
「改善効果の見えるもの」から取り組む
改善効果が分かりやすい業務（例：処理時間の短縮が数値で示せるもの）を最優先します。
「現場のストレスが高い業務」を取り上げる
作業者の負担が大きく、やる気や効率を下げている業務は早めに解決するのが効果的です。
「短期間で成果が出せるもの」を選ぶ
まずは成功体験を作ることで、改善へのモチベーションを高めます。
例：
請求書処理のムダを削減 → 簡易な仕組みで効率化
書類の承認プロセス → 不要なステップを削減して短縮
このプロセスにより、リソースを効率的に使いながら効果を最大化できます。
ステップ3：小さく試して成果を検証する
すべてを一度に変えようとすると、現場に混乱を招き、改革が失敗する原因になります。
まずは、特定のチームやタスクで**「スモールスタート」**を意識しましょう。
具体例：
勤怠管理のプロセスを一部のチームで簡略化してテストする
書類のデジタル化を特定の部署で試行し、効果を測定
小さな成功を積み重ねることで、改革への抵抗感を減らし、チーム全体のモチベーションを高められます。
成果を最大化するためのヒント
(1) 現場とのコミュニケーションを密に取る
改革の成否を分けるのは、現場の理解と協力です。
「これを改善することで、現場の負担がどう減るのか？」を丁寧に説明し、成果を共有する仕組みを作りましょう。
(2) 振り返りと改善を継続する
KPT（Keep, Problem, Try）や振り返り会議を定期的に行い、
「何がうまくいったか？」
「どこを改善する必要があるか？」
を検討して、改革を進化させていきます。
2025年の理想のバックオフィス像とは？
2025年に理想的なバックオフィスを目指すには、以下の要素を備えることが重要です：
ムダのないシンプルな業務プロセス
自動化とアウトソーシングで効率化された仕組み
ICTツールを活用した柔軟な働き方
これにより、バックオフィスは単なる事務作業の場から、企業全体のパフォーマンスを引き上げる戦略的な役割を果たすようになります。
まとめ：行動を始めるのは今！
後編では、マインドセットを行動に移すための具体的なステップを解説しました。業務の棚卸し、優先順位付け、スモールスタートを実践することで、2025年の変化に適応したバックオフィスを実現できます。
次に何をするか迷ったら、まずは「現場の課題を洗い出すこと」から始めましょう。
ザップクラップでは、業務改善やDX支援、アウトソーシング、テレワークコーディネートなどのサービスを通じて、バックオフィス改革をサポートしています。
「こんなことで悩んでいる」「これを改善したい」というご相談があれば、ぜひお知らせください！」
一緒に、理想のバックオフィスを作り上げていきましょう！
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