プレ着手で見積もり時間の精度を上げる【ユタカジン】
ユタカジン毎月第一、第三火曜日担当のZakkyです。
前回はタスクを意図的に中断することで先送りを0にしようという記事を書きました。
今回はその続きです。
実行時間を見積もりに合わせる前に見積もりの精度を上げられないか？
見積もりはあくまで想定時間なので、見積もり通りにタスクが終わらないというのはよくあることです。
それが原因で後続のタスクがどんどん後ろ倒しになっていって、1日にやり切れるつもりでプランを作ったのに、結果的にタスクが溢れて先送りしてしまうという問題をどうしたらいいのか？ という問いに対して、見積もり時間でタスクを中断してしまうことで見積もり時間オーバーを防げるではないかという提案をしました。
それは一つの方法だとして、今度は見積もり時間の方を現実的な実行時間に近づけるように精度を上げる方法はないか考えてみます。
朝に先送り0を確定する「プレ着手」という方法
「プレ着手」は認定トレーナーのしろうずさんが発案した方法で、1日の初めにやるべきタスクをそれぞれ10分程度の短時間で一気に着手してしまうという手法です。
具体的な方法やメリットなどは、しろうずさんのこちらの記事が詳しいのでここでは割愛します。
「プレ着手」では1日の最初にやるべきタスクのすべてに着手してしまうので、1日の最後に着手できずに先送りになってしまったというタスクはなくなります。
1日の最後にやり切れなかったタスクを1分着手で先送り0にするのではなく、1日の最初に1分着手をしてしまえば、朝のうちに先送り0を確定できてあとはウィニングランになるじゃないかという発想です。
「プレ着手」でタスクの重さを量る
プレ着手をすることで何も手をつけられずに先送りしてしまったという自責を避けられるというメリットも大きいのですが、プレ着手をしばらく試してみて気づくのは、ちょっとだけ手をつけてみるとそのタスクがどれくらいの重さなのかの見通しがつけやすくなるということです。
普段仕事をしているときのことをちょっと思い出してみてもらいたいのですが、手始めに10分くらいやってみるとそのタスクがあとどれくらいかかりそうかって感覚がつかめることが多いのではないでしょうか？
大変そうだと思ったけど実際やってみたら意外と簡単だったのであと30分あれば終わりそうだとか、逆に思ったより面倒だったので1時間じゃ終わらなそうとか、そういう手応えをつかむのに10分あれば意外と十分だったりするのです。
仕事にタスクシュートを活用し始めて、プレ着手の手法を取り入れて運用してみると、タスクにかかる時間の見積もりがしやすくなるということのメリットが実はかなり大きいなと感じています。
この場合、プランを作るタイミングはプレ着手の後になります。
朝の時点ではプレ着手のタスクがルーチンとして朝に入っているだけで、グランド着手のタスクは未作成としておくのがポイントです。
プレ着手をしてみてタスクの重さを量ってからグランド着手のタスクと見積もり時間を入れてプランを作ると、無理なく計画通りに実行できるプランを作成することができるのです。
「プレ着手」は手応えをつかんだら中断する
こう考えてみると「プレ着手」も戦略的中断の一種と言えます。
まず着手して10分程度で中断して棚上げしておく。
そしてプレ着手がすべて終わったところで、1日の残り時間とプレ着手で見積もった時間をもとにもう一回棚卸ししながら「グランド着手」で仕事を進めていくわけですね。
この中断していったん棚上げしておくというやり方に慣れてくると、プレ着手の時間は10分にこだわらなくてもいいという感覚になってきます。
つまり、先が見えたなと思ったタイミングで止めて次に行くというのがプレ着手のペースになってくるのです。
プレ着手を10分で止めるのが難しいという声を聞くことがあるのですが、10分にこだわらず、この辺までやっておけばとりあえずいいだろうというところで止める方が切り上げやすいかもしれません。
「プレ着手」で1日の見通しを先にたててしまうと先送りの自責も、1日の時間に追われるストレスもかなり減らせるのでおすすめです。
ぜひ試してみてください。
この記事は「自分らしい時間的豊かさを追求するマガジン 〜 ユタカジン」への寄稿記事です。
ユタカジンへの寄稿以外にもTaskChute Cloud2を使ってタスクシュートを学べる講座の連載もしていますので、ぜひフォローお願いします。
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